Okna czasowe to rozwiązanie coraz częściej stosowane w magazynach. Dlaczego? Ponieważ presja czasowa związana z załadunkami i rozładunkami pojazdów doprowadza nie tylko do niepotrzebnych kosztów, ale również i konfliktów. Tymczasem bramy, rampy i doki to „wąskie gardła” procesów magazynowych. Zarządzanie oknami czasowymi pozwala jednak zminimalizować problemy z płynnością w tych problematycznych miejscach.
Czym są okna czasowe w magazynie?
Okno czasowe to przedział czasu, w którym powinna zostać wykonana określona operacja. W przypadku magazynów będzie to usługa logistyczna, np. załadunek wysyłki czy rozładunek dostawy. Rezerwowanie okien czasowych, przypisanych do bram i ramp, to praktyka szczególnie częsta w magazynach operatorów logistycznych – pozwala na zaplanowanie i rozłożenie w czasie wizyt środków transportu należących do różnych kontrahentów. Coraz częściej decydują się na nią również centra dystrybucyjne czy magazyny firm produkcyjnych. Jakie korzyści wynikają z tego rozwiązania? Przyjrzyjmy się im bliżej.
Zwiększona wydajność magazynu
Okna czasowe pozwalają na lepsze planowanie i koordynację operacji magazynowych – takich jak rejestracja dostaw czy wysyłek. Dokładna informacja o tym, kiedy można spodziewać się wizyty określonego środka transportu, pozwala zmniejszyć przestoje w magazynie. Doki załadunkowe zostają wówczas optymalnie wykorzystane, zaś organizację czasu pracowników ułatwia harmonogram awizowanych zadań na dany dzień. Okna czasowe znacząco ułatwiają też cross-docking. To specyficzna forma organizacji pracy magazynu, w ramach której trafiające do obiektu nie są składowane, tylko możliwie szybko kompletowane do wysyłki. Sprawny cross-docking wymaga synchronizacji procesów przyjmowania i wydawania towarów, w czym pomocna jest właśnie rezerwacja wybranych doków poprzez okna czasowe.
Płynny przepływ ruchu w okolicy magazynu
Intensywny ruch samochodowy wpływa nie tylko na bezpośrednie otoczenie magazynu – drogi wewnętrzne czy parkingi – ale również na okoliczne drogi publiczne. W skrajnych przypadkach tworzące się przed magazynami korki stają się źródłem konfliktów z lokalną społecznością. Rozwiązaniem tego problemu jest równomierne rozłożenie dostaw lub wysyłek w czasie – a to zdecydowanie ułatwiają odpowiednio wcześnie zarezerwowane okna czasowe.
Poprawa relacji z dostawcami i klientami
Sytuacja, w której kierowcy ciężarówek należących do różnych firm chcą skorzystać z bram bądź ramp w tym samym czasie, prowadzi do konfliktów. Wynikają one z zakłócenia kolejności obsługi poszczególnych kontrahentów oraz chaosu organizacyjnego panującego w magazynie. Cierpi na tym wizerunek firmy. Właśnie dlatego zdefiniowane okna czasowe mogą pomóc w budowaniu lepszych relacji biznesowych. Dzięki nim dostawcy i klienci wiedzą, kiedy ich środek transportu zostanie obsłużony w magazynie, a zatem mogą lepiej planować swoje działania.
Okna czasowe w systemie Dock Scheduling
Rozwiązaniem, które pozwala zdefiniować okna czasowe w magazynie i nimi zarządzać, jest system Dock Scheduling. To oprogramowanie, które pozwala na uporządkowanie procesów w obiektach logistycznych – zarówno poprzez planowanie obłożenia doków, ramp czy bram, jak i zdalną awizację dostaw oraz wysyłek. Oprogramowanie pozwala na opisanie struktury miejsc rozładunku i załadunku w dowolnym magazynie. Każdemu z takich miejsc można przypisać okna czasowe o zdefiniowanej przez użytkownika długości. W razie potrzeby, między oknami czasowymi można przewidzieć przerwy, które zapewnią płynność operacji.
Właściciel magazynu może korzystać z Dock Scheduling na dwa sposoby. W pierwszym z nich dostęp do systemu otrzymują również kontrahenci. Dzięki temu mogą oni sami wybierać terminy wizyty w magazynie spośród dostępnych okien czasowych. Umożliwia to zdalną awizację dostawy czy wydania towaru – pracownicy magazynu wiedzą więc wcześniej, kto i w jakim celu przyjedzie do magazynu. Drugą możliwością jest tylko wewnętrzne zarządzanie oknami czasowymi. To typowe rozwiązanie np. w magazynach firm produkcyjnych, choć czasami decydują się na nie również operatorzy.
Pozostałe możliwości systemu Dock Scheduling
Z punktu widzenia operatorów logistycznych szczególnie ważną funkcją systemu Dock Scheduling są grupy ograniczeń. To określone warunki korzystania z bram magazynowych, które można przypisać określonym kontrahentom. Ograniczenia mogą dotyczyć zarówno wyboru doków, jak i przedziału czasu. Dzięki tej funkcji operator jest zabezpieczony przed sytuacją, w której jeden klient podstawia naczepy pod dowolne bramy.
Jedną z mniej oczywistych zalet systemu Dock Scheduling jest precyzyjne rozliczanie czasu załadunku i rozładunku. Właściciel magazynu może dokładnie monitorować i rejestrować czas spędzany przez pojazdy podwykonawców na dokach, co pozwala na dokładne rozliczenie tych operacji. Co więcej, zbieranie danych dotyczących wydajności i punktualności dostaw umożliwia ocenę i optymalizację współpracy z konkretnymi dostawcami. Dzięki temu firmy mogą identyfikować najlepszych podwykonawców lub odnotowywać problemy związane z jakością usług.
Dock Scheduling pozwala nie tylko na zarządzanie dokami, ale również bramami wjazdowymi i wyjazdowymi na obszar magazynu lub zakładu. Kontrahent rezerwujący okna czasowe może wcześniej wprowadzić do systemu informacje o konkretnym pojeździe, firmie czy szczegółach transportu. Takie rozwiązanie znacząco skraca czas konieczny na weryfikację pojazdów wjeżdżających na teren obiektu i go opuszczających, co minimalizuje koszty towarzyszące kontroli. Przyspieszenie weryfikacji służy też usprawnieniu ruchu wokół magazynu. Jeszcze jedną zaletą tego rozwiązania jest wzmocnienie bezpieczeństwa – dane dostępne w systemie zapewniają dodatkowe zabezpieczenie przed nieautoryzowanym ruchem.
Podsumowanie
Zarządzanie oknami czasowymi w magazynie za pomocą systemu Dock Scheduling to odpowiedź na problem z przeciążeniem bram, ramp i doków. Planowanie operacji logistycznych z uwzględnieniem takich okien czasowych pozwala na zwiększenie wydajności operacyjnej, płynniejszy przepływ ruchu wokół magazynu, a także poprawę relacji z dostawcami i klientami. Korzyści dotyczą również organizacji pracy w samym magazynie – rezerwacja okien czasowych pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów magazynowych.
Warto wspomnieć również o tym, że Dock Scheduling nie musi być wykorzystywany w oderwaniu od innych rozwiązań służących do zarządzania łańcuchem dostaw. Integracja z oprogramowaniem klasy ERP, WMS czy TMS sprawi, że systemy będą wymieniać między sobą dane dotyczące operacji przeprowadzanych na dokach i bramach. To dodatkowa oszczędność czasu oraz sposób na zapewnienie większej transparentności w operacjach magazynowych.
