Rosnąca presja na szybką realizację zamówień wywołuje potrzebę ciągłego doskonalenia i oceny prowadzonych operacji magazynowych. Presja ta sprawiła, że w ostatnich latach wiele polskich przedsiębiorstw dokonało znaczących postępów m.in. w zakresie strategii doboru miejsc magazynowych czy metod kompletacji. Często zdarza się jednak, że nie wszystkie procesy magazynowe optymalizowane są z równą starannością. Jednym z pomijanych aspektów bywa uzupełnianie zapasów. Proces ten obejmuje przyjmowanie towarów pochodzących z produkcji, od zewnętrznych dostawców, a także ich przemieszczanie między regałami przeznaczonymi do składowania i tymi zaopatrującymi strefę kompletacji. Jakie strategie uzupełniania zapasów można przyjąć? W jakich magazynach poszczególne metody sprawdzą się najlepiej?
Zapas minimalny
Strategia zapasu minimalnego najlepiej sprawdza się w tych magazynach, których asortyment cechuje się stabilnym popytem i/lub niskim poziomem rotacji. Według tej strategii uzupełnianie odbywa się po osiągnięciu w danej lokalizacji określonej, krytycznej ilości towaru. Poziom zapasu minimalnego ustala się zazwyczaj w oparciu o następujące parametry artykułu:
- Czas realizacji (lead time) – czyli jak długo trwa uzupełnienie zapasu od chwili wygenerowania zamówienia. Im czas realizacji jest dłuższy, tym poziom zapasu minimalnego powinien być wyższy.
- Prognozowane zapotrzebowanie – analiza popytu z poprzednich okresów pomaga ustalić jaki poziom zapotrzebowania na dany towar może występować w przyszłości.
- Wartość artykułu – wysoki koszt towaru skłania do ograniczenia stanu jego zapasów.
Strategia zapasu minimalnego jest najprostsza do wdrożenia, dlatego też najczęściej stosowana. Jako jej główne zalety wymienia się: zmniejszenie ilości kapitału zamrożonego w zapasach, ograniczenie wielkości niezbędnej przestrzeni magazynowej i mniejsze koszty utrzymania magazynu.
Metoda zapasu minimalnego posiada też pewne wady. Nie uwzględnia ona cyklu życia produktów, który wpływa na zmienność jego popytu w czasie. Zasada ta nie uwzględnia także niektórych ustaleń, jakie mogą obowiązywać z dostawcą danego asortymentu. W praktyce często zdarza się, że dostawcy narzucają minimalną wielkość lub wartość zamówienia, albo wiążą je z poziomem udzielanego rabatu.
Omawiając zalety i wady strategii zapasu minimalnego warto pamiętać, że obecna sytuacja związana z pandemią często rewiduje jej założenia. Aktualnie wiele przedsiębiorstw zamiast np. optymalizować zajętość powierzchni magazynowych woli zwiększyć poziom zatowarowania, tak aby chronić się przed ewentualnym przerwaniem łańcuchów dostaw i inflacją.
Narzędziem ułatwiającym wdrożenie strategii zapasu minimalnego są informatyczne systemy magazynowe (WMS). Oprogramowanie to na bieżąco monitoruje poziom zapasów, a w sytuacji gdy spadnie on poniżej założonego przez użytkownika poziomu, samodzielnie wygeneruje polecenie ich uzupełnienia.
Uzupełnianie zapasów w magazynie na podstawie zapotrzebowania
Ta strategia uzupełniania zapasów stosowana jest zazwyczaj w połączeniu z kompletacją falową. Kompletacja falowa pozwala rozwiązać występujący w wielu magazynach deficyt miejsc zbiórki. Metoda ta opiera się na idei łączenia zamówień w ramach okien czasowych. System WMS dysponując wiedzą o dostępności asortymentu, grupuje zlecenia według przedziałów czasu, kiedy mogą być one zebrane. Oprogramowanie kieruje się przy tym między innymi cyklem uzupełniania miejsc magazynowych, czy priorytetem zamówień.
Zaletą tej metody jest bardzo efektywne wykorzystanie z dostępnej przestrzeni magazynowej. Wadą kompletacji falowej jest wydłużenie czasu realizacji zamówienia, co powoduje, że może ona nie spełniać wymagań niektórych firm (np. e-commerce).
Uzupełnianie zapasów na podstawie zapotrzebowania musi przebiegać dynamicznie, tak aby dostosować się do poszczególnych fal. Metoda ta najlepiej sprawdza się w tych magazynach, w których składowane są artkuły o zmiennym i trudnym do prognozowania popycie. Wykorzystywana jest także w sytuacji, gdy asortyment jest mocno zróżnicowany, a strefy kompletacji nie pozwalają na jednoczesne przechowywanie wszystkich pozycji.
Uzupełnianie w oparciu o strategię top-off/lean-time
W przypadku przyjęcia tej metody towar jest uzupełniany stale, bez oglądania się na minimalny poziom zapasów. Sprawdza się ona dobrze w magazynach w których prowadzi się bardzo intensywną kompletację (np. e-commerce), a także tych posiadających często zmieniający się asortyment o wysokim wskaźniku rotacji.
Metoda ta pozwala optymalnie wykorzystać czas pracy pracowników magazynu. Dzięki niej mogą oni dokonywać uzupełnienia towaru wtedy, gdy magazyn jest mniej obciążony pracą.
Bez względu na dobór metody uzupełniania zapasów warto pamiętać o kilku uniwersalnych zasadach, które sprawdzą się w pracy każdego magazynu:
Przygotuj plan awaryjnego uzupełnienia zapasów – ważne jest, aby posiadać zdefiniowany proces obsługi problemów z dostępnością zapasów podczas kompletacji.
Skonfiguruj system WMS za pomocą wyzwalaczy – właściwa konfiguracja oprogramowania WMS pomaga w utrzymaniu stałego i stabilnego przepływu zapasów. Jedną z funkcji programu są tzw. automatyczne wyzwalacze, które umożliwiają ustawienie progów ponownego zamawiania dla poszczególnych towarów. Ponieważ zamawianie generowane jest automatycznie, istnieje mniejsze ryzyko wystąpienia opóźnień, nawet w sytuacji nagłego wzrostu popytu.
Rozważ model cross-docking – w przypadku najszybciej rotujących towarów warto zastanowić się organizacją przepływu towarów według metody cross-docking.
