Oceny pracy magazynu dokonuje się w oparciu o wybrane metryki i wskaźniki efektywności (KPI). Przykładem metryki może być częstotliwość przemieszczania towarów do strefy temperatury kontrolowanej. Większa częstotliwość może wiązać się z większym zużyciem energii, czy też prowadzić do takich niedogodności, jak zwiększone oblodzenie niektórych instalacji. Wskaźniki efektywności natomiast pozwalają mierzyć stopień realizacji założonych celów.
Każde przedsiębiorstwo dysponujące zapasami dąży do ustalenia i utrzymania ich optymalnych stanów. Optymalny poziom zapasów powinien z jednej strony umożliwić płynną i bezproblemową realizację zadań, a z drugiej nie powinien generować nadmiernych kosztów magazynowania i zamrożenia kapitału. Jakie wskaźniki efektywności są przydatne przy zarządzaniu zapasami? W jaki sposób dobrać je dla konkretnego magazynu?
Kluczowe wskaźniki efektywności w zarządzaniu zapasami
Bez względu na profil prowadzonej działalności, zarządzanie zapasami stanowi jeden z kluczowych aspektów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zapasy wpływają na całe łańcuchy dostaw, decydują o płynności produkcji, terminach dostaw, relacjach z klientami czy finansach przedsiębiorstwa. Do najważniejszych wskaźników efektywności w gospodarowaniu zapasami należą:
Średni poziom zapasów
Średni stan zapasów obliczany jest jako suma ich wartość z początku i końca okresu, którą należy podzielić przez dwa. Z reguły, za stan z początku okresu, przyjmuje się wartość zapasów z końca poprzedniego okresu sprawozdawczego. Parametr ten można obliczać zarówno wartościowo, jak i ilościowo.
Średni zapas = (początkowa wartość zapasów + końcowa wartość zapasów) / 2
Wskaźnik rotacji zapasów
Rotacja zapasów (ang. ITR – Inventory Turnover Ratio), jest to wskaźnik pokazujący, ile razy firma sprzedała i wymieniła zapasy w danym okresie w stosunku do średniej wartości magazynu w tym okresie. Mając te dane, można podzielić dni w okresie według wzoru rotacji zapasów, aby obliczyć liczbę dni potrzebnych do sprzedaży czy też wykorzystania posiadanych zapasów. Wysoki poziom rotacji zapasów oznaczać może niewystarczający poziom zapasów, natomiast niski może być związany z ich nadmiernym nagromadzeniem.
Wskaźnik rotacji zapasów = całkowity koszt sprzedaży / średni stan zapasów
Cykl rotacji zapasów
Cykl rotacji zapasów, inaczej wskaźnik rotacji zapasów w dniach, (ang. DIO – days inventory outstanding) – wskaźnik ukazuje ile dni (średnio) przedsiębiorstwo potrzebuje na przekształcenie posiadanych zapasów w sprzedaż. Można również stwierdzić, że jest to miara informująca o długości okresu, podczas którego środki finansowe są zamrożone w zapasach. Wskaźnik informuje też, ile dni przedsiębiorstwo potrzebuje na odtworzenie stanu zapasów.
Cykl rotacji zapasów = średni stan zapasów/liczba sprzedanych jednostek
Stosunek zapasów do sprzedaży (ang. Stock-to-sales ratio)
Ten wskaźnik związany jest z obrotami finansowymi przedsiębiorstwa, jest to stosunek poziomu zapasów do sprzedaży w danym okresie. W przypadku tego wskaźnika istotne jest utrzymanie relacji zapasów do sprzedaży na poziomie równym. Zbyt niski poziom oznacza zwiększone ryzyko wyczerpania zapasów; zbyt wysoki to mniejsze marże zysku spowodowane kosztami magazynowania.
Stosunek zapasów do sprzedaży = średni stan zapasów / wartość zrealizowanej sprzedaży netto
Wskaźnik zamówień zaległych
Jest to wskaźnik informujący o wydajności. Dzięki niemu można określić, czy firma spełnia oczekiwania klientów w zakresie czasu dostawy. Im niższa wartość tego parametru, tym lepiej.
Wskaźnik zamówień zaległych = zamówienia zaległe / liczba zamówień
Zwrot marży brutto z inwestycji (GMROI)
Zwrot marży brutto z inwestycji to wskaźnik oceny rentowności zapasów, który pokazuje ile zysku przynosi sprzedaż zapasów po pokryciu kosztów zapasów. Jest obliczany poprzez podzielenie marży brutto przez średni koszt zapasów i jest często stosowany w branży detalicznej.
Koszt utrzymania zapasów
Ten kluczowy wskaźnik wydajności określa wszystkie koszty ogólne, które przedsiębiorstwo ponosi w związku z utrzymaniem zapasów w magazynie. Wskaźnik przedstawiany jest jako wartość procentowa. Im wartość tego wskaźnika jest niższa, tym lepiej. Na wskaźnik składają się koszty:
- kapitałowe – zakupy i koszty inwestycyjne;
- ryzyka – koszty związane z utratą wartości rynkowej przez towary;
- powierzchni magazynowej – opłaty za magazyn, hipoteki, media itp.;
- obsługi – związane m.in. z ubezpieczeniem, opłatami manipulacyjnymi, etc.
Koszt utrzymania zapasów = (koszty kapitałowe zapasów + koszty ryzyka + koszty powierzchni magazynowej + koszty obsługi zapasów) / całkowita wartość zapasów) x 100 %
Zapasy martwe (ang. dead stock)
Zapasy martwe stanowią tę część inwentarza, której nie udało się sprzedać. Ujęte w tym wskaźniku artykuły mogą być przeterminowane, zepsute (dotyczy zwłaszcza towarów szybko psujących się), a w przypadku ubrań zapasy martwe mogą być związane z końcem sezonu czy zmianą mody. Wskaźnik jest wyrażony w procentach, a jego wysokość bezpośrednio przekłada się na rentowność przedsiębiorstwa.
Martwe zapasy = (towary niesprzedane / zapasy ogólne) x 100 %
Jak dobrać wskaźniki efektywności?
Poza wymienionymi wyżej wskaźnikami zapasów, w praktyce spotkać można wiele innych. Ze względu na ich ilość, monitorowanie wszystkich byłoby nieracjonalne. Dlatego koniecznym jest, aby przedsiębiorstwo indywidualnie dobrało zakres badanych wskaźników, najlepiej odpowiadający ich profilowi, potrzebom i celom. Jedną z praktyk wspomagających ten wybór jest metoda SMART.
Metoda SMART
Często wykorzystywanym i sprawdzonym podejściem do wyboru KPI jest metoda SMART . Opracowana została w latach 80. przez George’a T. Dorana. Metoda jest używana powszechnie do dziś, a opiera się na analizie wskaźnika pod następującymi aspektami:
S – Specific – analiza czy wskaźnik jest wystarczająco szczegółowy, jasno zdefiniowany, czy pomaga wypełnić cele strategiczne;
M – Measurable – czy wskaźnik jest wiarygodnie mierzalny;
A – Achievable – cel powinien być w zasięgu możliwości przedsiębiorstwa, jego zasobów i zakładanego czasu;
R – Relevant – ocena wskaźnika w zakresie jego zgodności z branżą i specyfiką przedsiębiorstwa, inne podejście do zapasów będzie miał np. zakład produkcyjny, a inny firma e-commerce;
T – Time-bound – ramy czasowe, w jakich zakładany cel ma zostać osiągnięty.
Jak wybrać KPI dla zapasów?
Oto kilka wskazówek, jakimi warto kierować się przy wyborze wskaźników efektywności dla zapasów:
Uwzględnij specyfikę branży – niektóre KPI lepiej odpowiadają potrzebom konkretnej branży. Przykładowo, firmy handlowe mogą koncentrować się na wskaźnikach takich jak zwrot marży brutto inwestycji (GMROI), podczas gdy dla firmy produkcyjnej priorytetem może być poziom zapasów produktów w procesie produkcji (WIP).
Nie śledź zbyt wielu wskaźników KPI – wybór kilku kluczowych wskaźników efektywności jest zwykle wystarczający. Zakres badanych wskaźników powinno się dostosować do rozmiarów przedsiębiorstwa, a także tego, jak złożona jest jego działalność.
Zadbaj o dostępność i wiarygodność danych – warto śledzić tylko te KPI, dla których posiada się łatwo dostępne i wiarygodne źródło danych. Jeśli zebranie danych wymaga znacznych nakładów pracy, to lepiej wybrać alternatywne KPI, które są łatwo mierzalne. W procesie akwizycji oraz przetwarzania danych o zapasach, przydatnym narzędziem są informatyczne systemy magazynowe WMS.
Dokonuj regularnej ewaluacji i dostosowań – wybrane wskaźniki powinny podlegać regularnym przeglądom pod kątem ich wiarygodności i przydatności. W związku ze zmianą organizacji lub celów przedsiębiorstwa, określone KPI mogą wymagać weryfikacji.
