Kontrola terminowości wizyt na terenie przedsiębiorstwa
„A niech to! Już 8:30, a do celu jeszcze 130 kilometrów. Nie dam rady dotrzeć na dziewiątą… Hmmm… Spokojnie. Przecież i tak nikt tego nie sprawdzi.” Takie myśli mogą kłębić się w głowie niejednego kierowcy ciężarówki wiozącego towar do naszej firmy. Wiele firm wprowadziło warunki ograniczające dostawy w postaci precyzyjnych okien czasowych, aby lepiej wykorzystać doki swoich magazynów a także ograniczyć ilość jednocześie przebywających na ich terenie pojazdów.
Nie dysponując jednak określoną polityką obsługi wizyt oraz odpowiednimi narzędziami wspomagającymi kontrolę terminowości kierowców, nie są w stanie wyegzekwować od nich punktualności. Rozwiązaniem może być zastosowanie „Księgi Wizyt”, w której notowane będą godziny wjazdu samochodu na teren zakładu i jego wyjazdu wraz z dodatkowymi informacjami. Niestety tradycyjna, papierowa „Księga Wizyt” nie zapewnia szybkiego dostępu do danych zebranych za jej pomocą. Ponadto brak w niej szeregu informacji istotnych z punktu widzenia obsługi określonej wizyty, takich jak np. planowana godzina wizyty, priorytet wizyty, stan pojazdu czy waga pojazdu. Stąd też ważne jest aby narzędzie do ewidencji wizyt było elastyczne i pojemne, dając możliwość natychmiastowego dostępu do większej ilości danych różnym użytkownikom.
Zapisując w jednym miejscu dane związane z mającą odbyć się wizytą, możemy stworzyć znane z systemów klasy Yard Management – „Powiadomienie o wizycie”, które następnie wykorzystane będzie na etapie planowania oraz realizacji wizyt. W pierwszym z tych etapów, dane dotyczące daty i czasu określą położenie wizyty w harmonogramie, a informacje o celu wizyty pozwolą w doborze procedury. Harmonogram musi oczywiście uwzględniać wydajność doków i przepustowość bram, aby nie doszło do sytuacji, w której założymy realizację większej ilości wizyt niż fizycznie jesteśmy w stanie obsłużyć. Planowany czas przyjazdu posłuży także do weryfikacji punktualności kierowcy, przez co będziemy w stanie zastosować odpowiednie kroki w stosunku do tych spóźnialskich. Dane środka transportu (np. numer rejestracyjny pojazdu) wraz z danymi kierowcy przyśpieszą etap rozpoczęcia realizacji (rejestracji) i mogą być wykorzystane do przekazywania komunikatów bezpośrednich (np. sms) do kierowcy, w momencie kiedy będzie on już na terenie firmy. W chwili gdy kierowca pojawi się na bramie zakładu po ustalonej w powiadomieniu wizyty godzinie dziewiątej, osoba obsługująca go będzie mogła podjąć stosowną do celu i priorytetu wizyty decyzję. Może np. wpuścić samochód na teren przedsiębiorstwa, a co za tym idzie, rozpocząć realizację wizyty, bądź też odesłać go na parking zewnętrzny w celu oczekiwania na wyznaczenie nowego okna czasowego obsługi. Drugi scenariusz jest środkiem dyscyplinującym dla tych kierowców, którzy się spóźnili a priorytet wizyty umożliwia takie postępowanie. W przypadku kiedy konieczne jest wpuszczenie spóźnionego kierowcy na teren zakładu, np. ze względu na cechy ładunku, który wiezie lub też wysoki priorytet, portier może rozpocząć wizytę rejestrując w elektronicznej „Księdze Wizyt” dokładny czas wjazdu. Dzięki takiej danej w systemie informatycznym możliwe będzie stworzenie odpowiedniego raportu terminowości zgłoszeń, w którym będą się zawierać informacje o planowanej oraz rzeczywistej dacie wizyty i różnicy czasowej pomiędzy tymi datami, w rozbiciu na poszczególnych kierowców. Pojawienie się nazwiska kierowcy na raporcie może oznaczać zastosowanie wobec niego specjalnej procedury obsługi w określonym przedziale czasowym, zależnym od ilości i wielkości spóźnień. Informacje zawarte w raporcie mogą stanowić również podstawę do renegocjacji umów z firmami przewozowymi, dla których pracują spóźnialscy kierowcy.
Terminowość dostaw może zależeć od wielu czynników, z pośród których gro mogą stanowić czynniki zewnętrzne, niezależne od samego kierowcy, część z nich może wynikać jednak z opieszałości człowieka. W momencie ustalania okien czasowych, ważnych z punktu widzenia wydajności oraz efektywności naszego magazynu, istotne jest zatem aby przewoźnicy, z którymi podpisaliśmy umowy na realizację usługi transportowej, wywiązywali się z nich dotrzymując warunków transportu. Jeżeli więc liczba wszystkich czynników, które powinniśmy uwzględnić w zarządzaniu terminami dostaw jest tak duża, to zasadnym wydaje się pytanie, czy lepiej wykonać te zadania ręcznie, czy powierzyć je odpowiedniemu systemowi informatycznemu. System taki może znacznie sprawniej niż my zapanować nad wszystkimi zdarzeniami, powodując że wizyta umówiona na godzinę dziewiątą, rozpocznie się faktycznie o dziewiątej. Jeżeli jednak jakikolwiek termin nie zostanie zrealizowany lub będzie zagrożony, bezduszna maszyna poda nam szczegółowe dane, które pomogą w analizie zaistniałej sytuacji i wspomogą podjęcie decyzji awaryjnych.
