System zarzadzania transportem TMS (Transport Management System) jest zazwyczaj częścią złożonego ekosystemu IT w przedsiębiorstwie. Aby działał sprawnie i w pełni wydajnie, powinien być zintegrowany z innymi systemami (zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi). Efektywna integracja powinna zapewnić płynny i bezbłędny przepływ tych danych, które są przenoszone między różnymi programami. Przyjrzyjmy się z jakim innym oprogramowaniem może potrzebować integracji system zarządzania transportem i dlaczego.
System ERP
System ERP to zwykle rdzeń infrastruktury informatycznej firmy, kontrolujący wszystkie procesy biznesowe (produkcja, transport, sprzedaż, finanse, marketing itp.). Jeśli posiadasz system ERP od innego dostawcy niż dostawca TMS, integracja między nimi będzie kluczowa dla wymiany danych dotyczących zamówień. Komunikacja między tymi systemami ułatwi także planowanie działań transportowych.
System zarządzania magazynem (WMS)
Jeśli korzystasz z wyspecjalizowanego systemu WMS, niebędącego komponentem ERP, połączenie go z systemem TMS pozwoli Ci właściwie koordynować operacje magazynowe i wysyłkowe. Po skonfigurowaniu wymiany danych, można będzie udostępniać informacje o przesyłkach i efektywnie planować załadunek oraz rozładunek.
Zarządzanie zamówieniami (Order Management System)
Jeśli jesteś dystrybutorem, najprawdopodobniej posiadasz wyspecjalizowane oprogramowanie odpowiadające za przyjmowania zleceń z wielu kanałów (portal internetowy, zlecenia masowe). Jeśli zintegrujesz je z systemem TMS, usprawni to zarządzanie wysyłkami, ułatwi konsolidację wysyłek, może także przyczynić się do skrócenia czasu dostaw.
Systemy księgowe/rozliczeniowe
Nawet jeśli posiadasz system TMS, który obsługuje rozliczenia, zakres jego funkcji może okazać się niewystarczający dla Twoich potrzeb. Jeśli więc dysponujesz samodzielnym programem do księgowości, połącz go z systemem TMS by zapewnić poprawność rozliczeń, fakturowanie, zarządzanie roszczeniami itp.
Systemy Business Intelligence
Specjalistyczne narzędzie BI najprawdopodobniej będzie miało większe możliwości analityczne niż moduł BI w TMS. Integracja systemu TMS z oddzielną platformą BI pozwoli na tworzenie złożonych analiz, zestawień i przekształcanie informacji w wiedzę. Dzięki temu uzyskasz kompleksowy obraz sytuacji.
Zewnętrzny system przewoźnika lub firmy 3PL
Dzięki tej integracji przewoźnicy będą mogli otrzymać szczegółowe informacje o ładunku (rodzaj towaru, wymiary, miejsca odbioru i dostawy, stawka itp.). Zleceniodawcy z kolei zyskają możliwość śledzenia przesyłki, będą mogli mieć wgląd w trasę, aktualną lokalizację, dane dostawcy czy planowany czas przybycia. Poza tym łatwo będzie można przesyłać związaną z przewozem dokumentację.
Giełdy transportowe
Giełda transportowa jest dla wielu przewoźników istotnym źródłem pozyskiwania zleceń. Dzięki tej integracji zleceniodawcy będą mogli wygodnie komunikować się z przewoźnikiem i firmami spedycyjnymi. Operatorzy natomiast mogli będą przesyłać zlecenie do swoich przewoźników kontraktowych w sposób bezpośredni i cyfrowy. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas doboru przewoźnika i daje pewność, że pracujemy z zaufanymi, sprawdzonymi firmami.
Technologie integracji TMS z innymi systemami
Na wybór optymalnej technologii integracji systemów wpływają m.in. zakres danych, możliwości poszczególnych programów, wymagania w zakresie bezpieczeństwa wymiany informacji czy posiadany budżet. Do najczęściej stosowanych technologii integracji systemów informatycznych zaliczają się:
Integracja poprzez elektroniczną wymianę danych (EDI)
EDI jest formą wymiany ustrukturyzowanych dokumentów pomiędzy partnerami biznesowymi. Formaty dokumentów EDI, nazywane standardami EDI określają, jakie informacje znajdują się w danym dokumencie. Standardy EDI używane w branży 3PL to ANSI X12 i EDIFACT.
Do najczęściej stosowanych metod komunikacji w ramach EDI należą natomiast:
- Point-to-Point EDI;
- Sieć EDI;
- Internetowe protokoły komunikacyjne – FTP/VPN, SFTP, FTPS, AS2;
- Web EDI;
- Outsourcing EDI.
API (interfejs programowania aplikacji)
API to zestaw procedur, protokołów komunikacyjnych i narzędzi umożliwiających współpracę pomiędzy różnymi programami. Jeśli przyjrzymy się bliżej popularnym typom API, to znaleźć wśród nich można:
- REST API (Representational State Transfer API) – wykonują żądania i otrzymują odpowiedzi przy pomocy funkcji HTTP. Są używane na stronach z treściami graficznymi, lub w rozwiązaniach bazujących na otwartym kodzie źródłowym.
- SOAP (Simple Object Access Protocol) – może skorzystać z dowolnego protokołu komunikacyjnego lub systemu operacyjnego zamiast HTTP.
- Interfejs API przeglądarki – pozwalają na interakcję przeglądarki i witryn internetowych, aby poprawić interfejs użytkownika danej strony.
Interfejs wymiany plików
Systemy mogą komunikować się również przy pomocy plików danych. Pliki muszą mieć ujednolicony format, np. EDI – Electronic Data Interchange, XML – eXtensible Markup Language, albo coraz popularniejszy JSON – JavaScript Object Notation.
Bazy danych
Rozwiązanie to obejmuje wykorzystanie pośredniej bazy danych współdzielonej przez oba systemy. W takim przypadku zintegrowane systemy stale aktualizują pośrednią bazę danych. W określonych przez użytkownika interwałach oba programy sprawdzają, czy w pośredniej bazie danych znajdują się nowe informacje, dodane przez drugi system. Jeśli tak, zaktualizują o nie swoją wewnętrzną bazę danych.
Integracja systemu zarządzania transportem z innymi systemami niewątpliwie niesie ze sobą wiele zalet. Automatyczny przepływ danych zwiększa szybkość przekazywania informacji, pozwala zminimalizować ilość błędów, zapobiega nieporozumieniom i pozwala wyeliminować papierowy obieg dokumentów.
