Informatyczny system WMS (Warehouse Management System) jest nieodłącznym elementem każdego nowoczesnego magazynu. Oczekiwanym rezultatem inwestycji w program jest podniesienie efektywności magazynu, lepsze wykorzystanie zasobów, skrócenie czasu realizacji zamówień, czy podniesienie jakości świadczonych usług.
Podejmując decyzję o zakupie systemu WMS, warto poznać i przeanalizować elementy składające się na koszty wdrożenia. Pomoże to podjąć optymalne decyzje i ograniczyć wydatki, a w razie potrzeby rozłożyć finansowanie wdrożenia w czasie. Dogłębne zrozumienie źródeł kosztów jest ważne, ponieważ przekroczenie budżetu często wskazywane jest jako główny powód nieudanego wdrożenia.
Cena systemu magazynowego – projekt wdrożenia
Punktem wyjścia dla wdrożenia systemu WMS jest sporządzenie projektu wdrożenia. Dokument powinien zawierać m.in. precyzyjną analizę procesów w firmie, wnioski i zalecenia do zmian organizacyjnych, zakres ewentualnych modyfikacji jakim zostanie poddany program WMS. W projekcie powinien znaleźć się także szczegółowy harmonogram prac i kalkulacje całkowitych kosztów projektu.
Opracowanie projektu pozwala dobrać optymalne w danych warunkach rozwiązanie informatyczne. Stanowi podstawę dla dalszych prac implementacyjnych, instalacyjnych oraz wdrożeniowych. Rzetelnie wykonane STW znacznie ogranicza ryzyko niedoszacowania budżetu.
System WMS – cena licencji
Tak jak w przypadku innych systemów informatycznych, licencja na WMS może zostać udzielona bezterminowo, lub na czas określony. Jednorazowy, znaczący wydatek na licencję można wyeliminować w przypadku, gdy dostawca systemu oferuje go w modelu SaaS (Software as a Service). W modelu współpracy SaaS, program WMS instalue się na serwerze dostawcy, a klient ma do niego stały dostęp przez internet. Płatności regulowane są w formie abonamentu (najczęściej miesięcznego). Wdrożenie systemu WMS w trybie SaaS pozwala dodatkowo zaoszczędzić na kosztach infrastruktury (serwery), czy wydatkach na kadrę IT.
Koszty wdrożenia systemu WMS w modelu SaaS mogą diametralnie się różnić. Zależy to od tego czy będzie to wersja standardowa systemu, czy zmodyfikowana dla potrzeb klienta. W przypadku wersji zmodyfikowanej, zainstalowanej na dedykowanym serwerze (dedicated cloud), koszty inwestycji będą zdecydowanie wyższe.
Planując wydatki na licencje należy pamiętać, że program WMS wymaga odpowiednio wydajnego systemu zarządzającego bazą danych (DBMS).
System magazynowy – cena dostosowań
Oprogramowanie WMS musi odpowiadać procesom i organizacji pracy danego magazynu. W związku z tym może nie udać się znaleźć gotowego systemu, który zaspokoi wszystkie wymagania i postulaty formułowane w danym przedsiębiorstwie. Oznacza to potrzebę wykonania prac programistycznych, które dostosują program do oczekiwanego kształtu.
Zakres i koszty dostosowań można obniżyć wybierając takie rozwiązanie, które już w wersji podstawowej jak najpełniej odpowiada potrzebom. Inną cechą systemu WMS, która pozwala obniżyć koszty dostosowań, jest poziom parametryzacji. Dzięki niej ustalenie nowych procesów, czy utworzenie nowych raportów będzie można wykonać samodzielnie, bez potrzeby zlecania prac programistycznych.
Cena systemu WMS – interfejsy do systemów obcych
W praktyce bardzo często zachodzi potrzeba skomunikowania programu WMS z innymi systemami stosowanymi w przedsiębiorstwie. Najczęściej wykonuje się interfejsy z systemami klasy ERP (Enterprise Resource Planning). W przedsiębiorstwach produkcyjnych może to być także oprogramowanie MES (Manufacturing Execution System), a w branży e-commerce aplikacje do składania zamówień online. W przypadku operatorów logistycznych, lub też firm ściśle współpracujących z partnerami biznesowymi, zachodzi niekiedy potrzeba wykonania interfejsu z systemami używanymi w innych przedsiębiorstwach.
O kosztach interfejsu decyduje technologia wykonania i ilość transferowanych komunikatów. Decyzje w tym zakresie warto gruntownie przedyskutować i przemyśleć. Interfejsy często stanowią źródło kosztów, które dzięki racjonalizacji można ograniczyć.
Koszty wdrożenia WMS – instalacja, konfiguracja, parametryzacja, uruchomienie
Etap ten składa się najczęściej z następujących elementów:
- Instalacja systemu magazynowego na serwerze (w siedzibie klienta, albo na serwerze dostawcy w modelu SaaS).
- Wprowadzenie danych podstawowych (informacje dotyczące klientów, partnerów biznesowych, produktów, pracowników, materiałów itp.).
- Ustalenie procedur pracy z systemem.
- Konfiguracja i parametryzacja
- Testy funkcjonalne.
- Testy wyjątków oraz testy wydajnościowe.
- Stopniowe uruchamianie obsługi głównych procesów w systemie u klienta.
- Rozruch interfejsów z systemami zewnętrznymi.
- Asysta w pierwszych dniach pracy z programem, kontrola nad poprawnością działania wszystkich elementów systemu
- Koszty instalacji i konfiguracji systemu można obniżyć wykonując je zdalnie. Stosuje się w tym celu połączenie w ramach wirtualnej sieci prywatnej (VPN – Virtual Private Network).
Cena systemu WMS – szkolenia użytkowników
Ważnym etapem wdrożenia systemu WMS są szkolenia przyszłych użytkowników. Nawet najlepsza aplikacja, jeśli nie będzie użytkowana poprawnie, nie rozwinie w pełni swoich możliwości. Skuteczne szkolenia pozwalają szybciej osiągnąć pełną efektywność pracy z programem.
Aby ograniczyć koszty szkoleń, można je zawęzić tylko do kluczowych użytkowników systemu. Pozostali mogą się z nim zapoznać w ramach szkoleń wewnętrznych. Inną możliwością ograniczenia wydatków na szkolenia, jest szersze wykorzystanie metod e-learning.
Cena systemu magazynowego – serwis
System zarządzania magazynem musi cechować się możliwie jak najwyższym współczynnikiem dostępności. To, w jakich porach dnia będzie świadczony serwis, powinno zależeć od tego czy magazyn pracuje w trybie 1, 2 czy też 3-zmianowym (24 godziny na dobę). Czynnikiem istotnie wpływającym na wysokość opłaty serwisowej jest zadeklarowana szybkość reakcji i rozwiązania ewentualnego problemu.
W celu konsolidacji wydatków na serwis, rozważyć można powierzenie dostawcy systemu WMS kompleksowej opieki nad infrastrukturą IT, w tym systemami operacyjnymi, bazami danych i sprzętem komputerowym.
Rozpoznanie i analiza kosztów wdrożenia systemu WMS pozwalają lepiej zrozumieć ich strukturę, zaplanować realny budżet projektu, oraz podjąć najlepsze w danej sytuacji decyzje. To niezbędne działania w naturalnym dążeniu przedsiębiorstw do racjonalizacji i ograniczenia wydatków.
