Zapasy to podstawa każdej działalności produkcyjnej i dystrybucyjnej. Utrzymywanie zapasów surowców, produkcji w toku i wyrobów gotowych na właściwych poziomach ma kluczowe znaczenie dla krótko- i długoterminowego sukcesu biznesowego każdej fabryki. Planowanie zapasów to zestaw praktyk opracowanych w celu utrzymania optymalnych stanów w dowolnym horyzoncie czasu.
Optymalny poziom zapasów można osiągnąć za pomocą różnych narzędzi i procesów, takich jak m.in.:
- prognozowanie popytu;
- metody uzupełniania zapasów w magazynie;
- metoda EOQ (ekonomiczna wielkość zamówienia);
- automatyzacja punktów ponownego zamawiania;
- strategia Just-In-Time.
Z punktu widzenia działu produkcji problem planowania zapasów dotyczy głównie terminowego uzupełniania zapasów surowców. To z kolei umożliwia, aby inwentarz produkcji w toku, czyli komponentów które są przetwarzane, ale nie są jeszcze ukończone, był utrzymywany na optymalnym poziomie. Z punktu widzenia całego przedsiębiorstwa równie ważny jest zapas produktów gotowych. Zbyt niski ich poziom rodzi ryzyko utracenia potencjalnych szans sprzedaży, a poziom nadmierny nieracjonalnie podnosi koszty magazynowania.
Planowanie zapasów istotnie wpływa także na przepływy pieniężne firmy, a tym samym na kwestie budżetowe. Ze względu na poziom złożoności, zarządzanie zapasami w wielu przypadkach wymaga wsparcia specjalistycznymi narzędziami informatycznymi.
Planowanie zapasów – metody
Zarządzanie zapasami obejmuje wszystkie etapy składające się na łańcuchy dostaw firmy. Obejmuje ono prognozowanie zapotrzebowania, zaopatrzenie, magazynowanie, przepływy surowców i komponentów w procesie produkcji, wyznaczanie punktów ponownego zamawiania. W planowaniu zapasów niezbędna jest identyfikacja wąskich gardeł. Identyfikacja ta powinna przebiegać ciągle, ponieważ wąskie gardła mogą zmieniać swoje położenie. Raz mogą nimi być dostępne moce produkcyjne, a innym razem posiadana przestrzeń magazynowa.
Przyjrzyjmy się kilku metodom i procesom, którymi zakłady mogą posłużyć się przy planowaniu zapasów.
Prognozowanie popytu na surowce
Prognozowanie popytu na dany produkt to międzywydziałowy proces, mający na celu wyznaczenie realistycznych poziomów zapotrzebowania na surowce i materiały. Prognozy określa się w oparciu o trendy rynkowe, historyczne dane dotyczące sprzedaży, informacje od dostawców i inne wskaźniki.
Planowanie zapotrzebowania pomaga w ustaleniu wymaganej liczby składowanych produktów w ramach poszczególnych pozycji asortymentowych, niezbędnej przestrzeni do magazynowania wszystkich ładunków oraz liczby operatorów i zmian roboczych. Planowanie jest również pomocne do określenia zapasu zabezpieczającego.
W przypadku nowych artykułów, dla których nie istnieją dane historyczne dotyczące sprzedaży, konieczna jest analiza liczby potencjalnych klientów oraz sytuacji na rynku, uwzględniając czynniki technologiczne, społeczne i gospodarcze, mogące mieć wpływ na sprzedaż.
Jedną z najpopularniejszych i najprostszych metod prognozowania popytu jest metoda średniej ruchomej. Polega ona na zestawieniu ze sobą wielkości popytu z kilku okresów (miesięcy, lat) i uśrednieniu ich.
Ekonomiczna wielkość zamówienia
Ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ – economic order quantity) to metoda zarządzania zapasami używana do obliczania optymalnej ilości zapasów do zamówienia. EOQ ma na celu znalezienie równowagi między zaspokojeniem popytu, a minimalizacją nadmiernych zapasów oraz kosztów ich przechowywania. Kalkulacja EQQ uwzględnia koszty zamówienia komponentów, popyt na dany produkt, koszty magazynowania i transportu.
EOQ nadaje się do optymalizacji zarówno przepływów pieniężnych, jak i ustalenia poziomu surowców oraz wielkości produkcji w toku. Jedynym poważnym ograniczeniem tej metody jest to, że działa ona dobrze tylko wtedy, gdy popyt oraz koszty utrzymania i magazynowania są względnie stałe. Sytuacja taka często jest spotykana w zakładach pracujących w modelu produkcji na magazyn.
Punkty ponownego zamawiania
EOQ stanowi również jeden ze sposobów określenia punktów ponownego zamówienia (reorder point) dla poszczególnych surowców. Punkt ponownego zamówienia to minimalny próg zapasów, który uruchamia proces ich uzupełniania. Punkty ponownego zamawiania są kluczowym elementem zarządzania zapasami, zapewniającym płynne zaopatrzenie hali produkcyjnej.
Punkty ponownego zamówienia można obliczyć za pomocą EOQ, lub jako funkcję takich czynników jak: czas realizacji przez dostawców, przewidywana konsumpcja i zapasy bezpieczeństwa. Większość systemów automatycznego zarządzania zapasami posiada funkcję wyznaczenia punktu ponownego zamawiania. Oprogramowanie śledzi zapasy w czasie rzeczywistym i we właściwym momencie generuje odpowiednie zamówienie.
Just-In-Time
Metoda Just-In-Time kojarzona jest częściej ze strategią produkcji niż mechanizmem kontroli zapasów. Według tej metody działania zakładu powinny być zorganizowane w taki sposób, aby jak najdokładniej dopasować terminy zakupów do harmonogramów produkcji. Pomaga to zwiększyć wydajność produkcji i zminimalizować różne rodzaje strat, w tym te wynikające z nadmiernych zapasów.
Strategia Just-In-Time najlepiej sprawdza się w przypadku firm pracujących w trybie produkcji na zamówienie lub montażu na zamówienie. Efektywne wykorzystanie metody Just-In-Time wymaga ścisłej kontroli łańcuchów dostaw i dobrej współpracy z wiarygodnymi dostawcami.
Nie istnieje jedno, uniwersalne rozwiązanie problemu planowania zapasów. Metoda, która sprawdza się w jednym zakładzie, nie gwarantuje powodzenia w innym. Każdy proces zarządzania zapasami jest w pewnym stopniu unikalny. Zależy od rodzaju produkcji, kultury przedsiębiorstwa, uwarunkowań rynkowych i wielu innych zmiennych.
