Arkusze kalkulacyjne od dziesięcioleci są wykorzystywane do wielu zadań związanych z zarzadzaniem przedsiębiorstwem. Dzięki swojej szerokiej dostępności, w wielu zakładach produkcyjnych są używane m.in. przez działy planowania produkcji. Jakie są wady i zalety stosowania arkuszy kalkulacyjnych do planowanie produkcji? Jakie są alternatywne rozwiązania?
Planowanie produkcji w arkuszach kalkulacyjnych – zalety
Excel i inne arkusze kalkulacyjne są używane do planowania produkcji od ponad 40 lat. W Internecie dostępnych jest wiele niedrogich lub bezpłatnych szablonów programu Excel, takich jak szablon planowania produkcji, w tym główny harmonogram produkcji (ang. MPS – Master Production Schedule), zarządzanie zapasami czy arkusze zarządzania projektami. W Internecie można także znaleźć przewodniki jak samodzielnie utworzyć takie szablony krok po kroku. Jakie inne cechy arkuszy kalkulacyjnych sprawiają, że są one tak powszechnie stosowane w działach planowania produkcji?
Przystępna cena
Najważniejszym powodem, dla którego firmy tak często sięgają po arkusze kalkulacyjne, jest ich przystępna cena. Program Microsoft Excel czy aplikacja Google Sheets to relatywnie niewielki wydatek dla firm. W sieci dostępne są także w pełni darmowe arkusze kalkulacyjne, stanowiące element aplikacji takich jak OpenOffice czy LibreOffice.
Szybkie szkolenie
Innym aspektem decydującym o popularności arkuszy kalkulacyjnych jest łatwość, z jaką większość osób może rozpocząć z nimi pracę. Zdecydowana większość personelu działu planowania produkcji ma już jakieś doświadczenia z arkuszami kalkulacyjnymi. Dzięki temu nowi pracownicy mogą szybciej przystąpić do swoich obowiązków, a nakłady czasu i pieniędzy na szkolenia są niższe.
Powszechnie dostępne materiały pomocnicze
Ponieważ arkusze kalkulacyjne są jednym z najczęściej używanych programów na świecie, w Internecie dostępna jest ogromna ilość materiałów pomocniczych. Od instrukcji obsługi udostępnianych przez deweloperów, po całe fora i grupy poświęcone temu tematowi.
Współpraca z innymi systemami
Dane z Excela czy Google Sheets dobrze integrują się z innymi systemami, takimi jak oprogramowanie księgowe czy platformy e-commerce. Znacznie ułatwia to przesyłanie danych z jednego systemu do drugiego. W ten sposób użytkownicy mogą przenosić informacje z arkusza kalkulacyjnego (zwykle tworząc plik CSV) lub pobierać informacje z oprogramowania innych firm i przesyłać je do arkusza kalkulacyjnego. Dzięki temu użytkownicy mogą np. tworzyć niestandardowe raporty czy wykresy, które nie są dostępne w innym oprogramowaniu.
Praca w chmurze
W przeszłości jedną ze utrudniających pracę słabości arkuszy kalkulacyjnych było to, że zmiany wprowadzane w tabelach nie były automatycznie udostępniane wszystkim użytkownikom. Po wprowadzeniu zmiany arkusz kalkulacyjny musiał zostać wysłany e-mailem do następnego użytkownika, aby mógł on zobaczyć wprowadzone zmiany i dodać własne. Obecnie rozwiązania takie jak Google Sheets czy Microsoft 365 oferują dostęp do arkuszy kalkulacyjnych w chmurze, dzięki czemu są dostępne jednocześnie dla wielu użytkowników.
Dobrze sprawdza się w mikroprzedsiębiorstwie
Mimo że arkusze kalkulacyjne nie są już jedyną przystępną cenowo opcją zarządzania firmą, nadal dobrze sprawdzają się w środowiskach mikroprzedsiębiorstw, czyli firm zatrudniających od 1 do 10 pracowników. Przepływy pracy w takich przedsiębiorstwach są zazwyczaj znacznie mniej intensywne i skomplikowane.
Planowanie w arkuszach – wady
Pomimo zalet, planowanie produkcji przy pomocy arkuszy kalkulacyjnych niesie ze sobą wady i niedogodności. Do najważniejszych z nich można zaliczyć:
Ryzyko błędu ludzkiego
Ręczne wprowadzanie danych, które często ma miejsce w przypadku korzystania z arkuszy kalkulacyjnych, jest podatne na błędy ludzkie. Prowadzone w ośrodkach akademickich badania wskazywały, że ryzyko błędu jest silnie skorelowane z wielkością arkusza (liczbą wierszy). Przy dużej ilości wprowadzanych do systemu danych, co powszechnie ma miejsce w przypadku planowania produkcji, błędy (nawet drobne) mogą doprowadzić do poważnych konsekwencji na hali produkcyjnej.
Wprowadzanie danych wymaga dużo czasu
W przypadku arkuszy kalkulacyjnych, potrzeba wprowadzania dużej ilości danych wymaga znaczących nakładów czasu. Przeliczając to na koszt roboczogodzin może okazać się, że arkusze zatracają jeden z najważniejszych argumentów przemawiających za ich wykorzystaniem – niską cenę.
Niska skalowalność
Wraz ze wzrostem złożoności i ilości danych arkusze kalkulacyjne stają się coraz mniej intuicyjne i ergonomiczne. Niski poziom UX przekłada się na rosnącą niechęć personelu do pracy z aplikacją. Arkusze nie zapewniają także odpowiedniego poziomu automatyzacji procesów, która jest niezbędna przy zarządzaniu dużymi strukturami produkcyjnymi.
Zaawansowane funkcje wymagają długiego szkolenia
Podstaw pracy z arkuszami kalkulacyjnymi można nauczyć się w ciągu kilku dni. Aby opanować jednak najbardziej zaawansowane funkcje jak np. programowanie VBA (Visual Basic for Applications), wymagane jest jednak poświęcenie na szkolenia dziesiątek lub setek godzin.
Wersja offline utrudnia współpracę
Jeśli przedsiębiorstwo nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych w tradycyjny sposób, tj. zapisując pliki na i udostępniając je pocztą elektroniczną, trudno jest stworzyć efektywny przepływ pracy. Taki, w którym informacje byłyby natychmiast udostępniane wszystkim uczestnikom. Ponieważ planowanie produkcji jest procesem opartym na współpracy, wymagającym często zaangażowania i dostępu do informacji większej ilości osób, może to okazać się poważnym ograniczeniem.
Alternatywa dla arkuszy kalkulacyjnych
Deficyty związane z użyciem arkuszy kalkulacyjnych na polu planowania produkcji były impulsem dla rozwoju oprogramowania przeznaczonego do tych celów. Mowa o informatycznych systemach klasy APS (Advanced Planning and Scheduling). Pozwalają one utworzyć silnie zoptymalizowane plany produkcji w bardzo krótkim czasie. System APS pozwala na planowanie operacji dla wielu produktów i stanowisk pracy jednocześnie. Stworzony harmonogram jest wizualizowany przy pomocy interaktywnego wykresu Gantta. Uprawniony użytkownik może go w razie potrzeby skorygować metodą „przeciągnij i upuść” (drag and drop).
W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych dobrze zbudowane systemy APS są również intuicyjne i łatwe w nawigacji. Automatyzują ogromną część zadań związanych z wprowadzaniem danych, ograniczając tym samym ryzyko błędu ludzkiego. Systemy APS dostępne są obecnie w formie abonamentu. Dzięki rozłożeniu płatności w czasie nie trzeba ponosić dużego, jednorazowego wydatku o kilkuletnim okresie amortyzacji.
