Wykorzystanie stron www do komunikacji dyspozytora z przewoźnikami.
Wśród najistotniejszych i często niełatwych obowiązków dyspozytora znajduje się, obok nadzorowania procesów transportowych, szeroko rozumiany kontakt z przewoźnikami. Sprawna i bezproblemowa komunikacja prowadzi do szybkiego ustalenia cen i warunków transportu koniecznych do zapewnienia ciągłości świadczonych usług, czy efektywnego funkcjonowania firmy.
Często jednak komunikacja dyspozytora z przewoźnikami nie przebiega tak sprawnie jak można by tego oczekiwać. Wynika to między innymi z rozległości świadczonych usług, dużej liczby przewoźników, specyficznych warunków, czy dostępności terminów. Najprostszy model komunikacji pomiędzy dyspozytorem a przewoźnikami opiera się na bezpośrednich, np. telefonicznych ustaleniach. Takie rozwiązanie sprawdza się, gdy dyspozytor współpracuje z jednym, maksymalnie kilkoma przewoźnikami. Jest to jednak sytuacja raczej teoretyczna.
W praktyce , gdy dyspozytor współpracuje z większą liczbą przewoźników, może to być ciężkim zadaniem.
Problem komunikacji dyspozytora z przewoźnikami obejmuje takie zagadnienia jak przekazywanie przewoźnikom informacji o planowanym transporcie, ustalanie warunków i cen świadczonych usług, czy wreszcie wybór przez dyspozytora konkretnej firmy przewozowej. Biorąc pod uwagę fakt, że nawet w ciągu jednego dnia może być realizowana naprawdę duża liczba transportów, problem komunikacji zaczyna się niebezpiecznie rozrastać. Pojawia się wtedy już nawet nie tyle potrzeba, co konieczność bieżącej wymiany informacji poprzez zautomatyzowanie całego procesu komunikacji.
Rozwiązaniem problemu zarządzania komunikacją dyspozytora z przewoźnikami może być przeniesienie jej do systemu informatycznego, który będzie rejestrował deklaracje przewoźników oraz ułatwiał dyspozytorowi ich analizę i szybki wybór najlepszej oferty. Wszystkie wymagania stawiane takiemu systemowi doskonale spełnia system oparty o komunikację poprzez stronę www. Dzięki interfejsowi www, przewoźnicy mają łatwy dostęp do systemu, w którym pracuje dyspozytor. Wystarczy, że posiadają komputer z dostępem do internetu oraz przeglądarką stron www. Dużą zaletą takiego rozwiązania jest to, że interfejs www pozwala na pracę nawet na słabym komputerze, bez konieczności inwestowania w szybki sprzęt. Dodatkowe atuty to możliwość jednoczesnej pracy wielu przewoźników oraz dostępność systemu z dowolnego miejsca na świecie.
Ogromną zaletą takiego rozwiązania są proste i jasno zdefiniowane reguły wymiany informacji pomiędzy przewoźnikiem a dyspozytorem, dające jednocześnie bardzo duże możliwości komunikacyjne. Po zalogowaniu do systemu przewoźnik ma dostęp do informacji na temat transportów, które może realizować oraz warunków na jakich dyspozytor jest gotowy nawiązać współpracę. Oczywiście może również podać inne, własne warunki, które natychmiast zobaczy w swoim systemie dyspozytor. Dzięki temu, dyspozytor ma jednocześnie całościowy pogląd na deklaracje poszczególnych przewoźników, możliwość dowolnego zestawiania danych i tworzenia na ich podstawie dowolnych analiz i zestawień, co bardzo ułatwia i przyśpiesza właściwe zaplanowanie poszczególnych transportów i przekazanie ich do realizacji odpowiednim przewoźnikom. Przewoźnicy z kolei mają bieżącą kontrolę nad tym jakie transporty są aktualnie „na giełdzie”, a także dostęp do transportów im konkretnie dedykowanym.
W opisywanym rozwiązaniu na pewno można zauważyć funkcje jakie oferują „giełdy tras”, jednak jego zdecydowaną przewagą jest integracja z systemem klasy TMS, dająca możliwość natychmiastowej reakcji na deklaracje i wybór przewoźników. Szybko można się przekonać, że wybór odpowiedniego przewoźnika, choć jest bardzo ważną częścią planowania transportu, to jeszcze nie wszystko. Siła zintegrowanego podejścia systemowego do rozwiązania problemu komunikacji tkwi w płynnym przejściu od komunikacji i wyboru przewoźnika do realizacji transportu. Przewoźnik może mieć dostęp do wybranych informacji o trasie, która ma być przez niego realizowana, co pozwala na sprawne uzupełnienie danych niezbędnych do rozpoczęcia transportu, bez konieczności pośredniczenia dyspozytora w tym procesie. Dużą zaletą omawianego podejścia jest również możliwość wielokrotnej komunikacji, a więc uzgodnionych zmian decyzji oraz precyzyjne sterowanie dostępnością danych i operacji dla poszczególnych użytkowników. Przykładowo, można zdecydować, że dyspozytorzy będą mieli pełny wgląd we wszystkie dane oraz możliwość dokonywania wszelkich modyfikacji. Przewoźnicy natomiast będą dysponować tylko dostępem do przeglądania oczekujących na przydzielenie do realizacji tras lub jakiegoś ich podzbioru, jak również możliwością edycji danych w trasach im konkretnie przydzielonych.
W każdej firmie związanej z transportem niezbędna jest sprawna komunikacja pomiędzy dyspozytorem a przewoźnikami. Wykorzystanie do tego stron www przyspiesza i usprawnia cały proces realizacji transportów.
Zalety przedstawionego sposobu rozwiązania problemu komunikacji najlepiej widać na przykładzie modelu „dyspozytor – wielu przewoźników”, ale nawet w przypadku małej firmy współpracującej z jednym czy dwoma przewoźnikami, wprowadzenie systemu z interfejsem www znacznie usprawni komunikację i na dłuższą metę realnie skróci czas obsługi transportu przez dyspozytora, a wiemy przecież, że „czas to pieniądz.”
