Import kontra wprowadzanie danych podstawowych – wybór podyktowany rozsądkiem.
Współczesna logistyka bazuje na rozwiązaniach IT, często dostosowywanych od strony procesowej do szczegółowych wymagań klienta, i skupiających się na wspieraniu użytkowników w obsłudze złożonych zagadnień logistycznych. Szczegółowa i przemyślana integracja poszczególnych elementów informatycznej układanki pozwala uniknąć rozwarstwienia danych pomiędzy systemami i wspomaga proces tworzenia spójnej polityki wizerunkowej w stosunku do stron trzecich. Zatem czy inwestycja w stworzenie sprawnie i spójnie działającego organizmu w oparciu o szybką automatyczną wymianę informacji ma sens? Czy nie kładziemy w ten sposób na ołtarzu elastyczności organizacji?Z pewnością należy wziąć pod uwagę sposób pracy organizacji sprawnych logistycznie. Biorąc to pod uwagę jedno jest pewne – diabeł tkwi w szczegółach i warto je analizować już na etapie planowania procesu wdrożeniowego.
Zagadnienie to dotyczy firm działających praktycznie w każdym sektorze gospodarki. Od firm produkcyjnych, po operatorów logistycznych jak również firmy dystrybucyjne. W obecnych czasach brak szczegółowej informacji, dostarczonej we właściwym czasie, do właściwego odbiorcy przekłada się na słaby poziom obsługi zleceń, wzrost ilości błędów oraz przestojów, wydłużanie czasu realizacji poszczególnych zadań, zwiększoną ilość zwrotów oraz konieczność poświecenia dużej ilości czasu na korektę błędów. Można tutaj podać proste przykłady firm produkcyjnych, gdzie problemem jest nie tylko brak szczegółowej informacji na temat stanów magazynowych surowców czy komponentów, ale również brak szczegółowych informacji lub błędne informacje w poszczególnych systemach dotyczące partii, struktury opakowań, statusów jakości czy dat ważności. Z kolei operatorzy logistyczni, w wielu sytuacjach będą zmuszeni do przyjmowania dostaw nowych produktów, które w przypadku awizacji powinny być uwzględnione w systemie klienta jak również operatora.
Naprzeciw wychodzi nam technologia, która umożliwia eliminację wielu pomyłek już na etapie planowania lub reorganizacji procesów logistycznych w firmie. Stąd ważnym jest aby w fazie wyboru oprogramowania zwrócić uwagę na 3 podstawowe elementy:
– zakres danych, które są na obecnym etapie agregowane w firmie, a mogą być wykorzystane przez nowe oprogramowanie,
– możliwości integracji technologicznej oraz doświadczenia firmy wdrażającej w budowaniu interfejsów,
– zakres rozwiązań oferowanych przez konkretnego dostawcę w ramach pakietu zintegrowanego.
Wykorzystanie istniejących danych pozwala na zbudowanie optymalnego rozwiązania. Fakt, czy jesteśmy w stanie wyeksportować z systemu istniejącego dane dotyczące struktury artykułów (w większości przypadków mówimy tutaj o tysiącach jednostek logistycznych), kontrahentów, wymaganych akceptowalnych datach ważności poszczególnych artykułów, zamówieniach od klientów, awizach od dostawców – wpłynie znacząco na możliwość właściwego zaprojektowania procesów w aplikacji logistycznej, co przełoży się na zwiększenie wydajności przy wydaniach towarów (wydanie właściwej ilości, właściwego artykułu o odpowiedniej dacie ważności, z odpowiednio zoptymalizowaną ścieżką zbiórki, itp.). Ale czy zwracamy dostateczną uwagę na możliwości technologiczne i doświadczenia firmy wdrażającej oprogramowanie? Często może to oznaczać, że w momencie przejścia do szczegółów dostawca nie jest w stanie zaproponować właściwego rozwiązania (np. zakres komunikatów, sposób wymiany danych). Istotnym jest tutaj również fakt, czy określone rozwiązanie posiada wbudowany mechanizm standardowego interfejsu, umożliwiający szybkie połączenie ze środowiskiem zewnętrznym.
Nie należy jednak skupiać się wyłącznie na stanie obecnym. Szybkość rozwoju organizacji wymaga na zarządzających wyjścia w przyszłość. Dlatego warto uwzględnić fakt, że pomimo wdrażania w chwili obecnej przykładowo jedynie systemu klasy Manufacturing Execution – za kilka lub kilkanaście miesięcy będziemy zmuszeni przez otoczenie biznesowe do uruchomienia w firmie również systemu do obsługi planowania tras lub do obsługi często zdecentralizowanej struktury magazynów. Rozbudowane środowisko, w ramach którego można modelować poszczególne procesy przy wykorzystaniu wspólnych danych podstawowych w oparciu o ludzi, którzy znają już określoną organizację i jej specyfikę są solidną podstawą do jednorodnego rozwoju.
Po uwzględnieniu powyższych punktów, łatwo można sobie wyobrazić sytuację, gdy po zarejestrowaniu określonego awiza na dostawę do magazynu zewnętrznego nowego artykułu obsługa na magazynie będzie w stanie przyjąć taki towar bez przestojów, gdyż istnieje on już w bazie i przy fizycznej dostawie nie pojawi się efekt zaskoczenia. Z drugiej strony, w przypadku zlecenia od odbiorcy magazyn przygotuje na podstawie danych ilościowych towar do wysyłki, uwzględniając jego dostępność oraz wymagania odbiorcy. Jednocześnie dział planowania transportu może na podstawie spójnych danych zaplanować trasę przydzielając odpowiednie środki transportu, a dział produkcji uwzględni w procesie harmonogramowania konieczność stworzenia określonej ilości produktu finalnego. Typowym problemem często pojawiającym się przy wdrażaniu rozwiązań logistycznych jest nacisk na termin zakończenia wdrożenia. Możliwość wykorzystania interfejsu standardowego może być tutaj elementem kluczowym, chociaż zawsze należy wziąć pod uwagę wymagania strony trzeciej, która często kładzie nacisk na połączenie systemów zgodnie z ich wymaganiami. I tutaj kłania się doświadczenie wynikające z dotychczasowych wdrożeń w określonej technologii i przy zbliżonych założeniach w odniesieniu do zakresu wymienianych danych. W ten sposób pojawia się sprawny krwioobieg, w przypadku którego ręczne przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego wydaje się wręcz niemożliwe. Oczywiście zagadnienie to dotyczy zarówno małych jak i średnich przedsiębiorstw, które często są na początku doskonalenia swoich procesów logistycznych.
Sprawna wymiana danych podstawowych pomiędzy poszczególnymi systemami w firmie przekłada się jednoznacznie na sposób, w jaki dana firma odbierana jest przez swoich klientów. Dzięki temu tworzymy wspomniany powyżej odpowiedni wizerunek sprawnej organizacji, który w połączniu z efektem redukcji kosztów wynikających z eliminacji pomyłek i zaangażowania poszczególnych pracowników w ich naprawianie, stanowią solidną bazę do zwiększania udziału w rynku.
