Tworzenie raportów jest czynnością rutynową, wymagającą jednak dużej systematyczności i staranności. W tak dynamicznym środowisku pracy jak magazyn, gdzie priorytety często ulegają zmianom, a decyzje trzeba podejmować bezzwłocznie, na ręczne tworzenie raportów może zabraknąć czasu. Dlatego wszędzie tam, gdzie pracę można zautomatyzować, warto to czynić. W efekcie pozwala to zaoszczędzić czas, zminimalizować ryzyko błędu ludzkiego, a menedżerom skupić na innych, pilnych obowiązkach.
Automatyczne tworzenie raportów, to jedna z elementarnych funkcji systemów magazynowych klasy WMS (Warehouse Management System). Systemy te mogą dostarczyć rozbudowanych, ale też, co równie ważne, silnie spersonalizowanych raportów, dostosowanych do specyfiki magazynu i potrzeb konkretnego odbiorcy.
Zalety raportów generowanych przez system WMS:
- szybkość opracowania
- dostęp do aktualnych informacji w czasie rzeczywistym
- łatwa zmiana zakresu danych i przedziału czasu
- prosta obsługa, nie wymagająca specjalistycznej wiedzy
- wiele opcji graficznej wizualizacji
- udostępnianie i eksport raportów w wybranym formacie
Spoglądając na raporty pod kątem czasu jaki obejmują, wyodrębnić można dwie kategorie. Pierwsza z nich służy do bieżącego, operacyjnego zarządzania magazynem. Druga to zestawiania tworzone w celach statystycznych, służące do analizy funkcjonowania magazynu, poszukiwania wąskich gardeł i oceny pracowników.
Operacyjne wskaźniki magazynu – dashboardy
Operacyjne wskaźniki pracy magazynu, zwane też kokpitami menedżera, prezentują aktualny wgląd w kondycję magazynu. Pozwalają reagować na bieżące wyzwania, takie jak nagłe nagromadzenie zleceń transportowych czy mała ilość towaru w miejscach zbiórki.
Do przykładowych wskaźników operacyjnych należą:
- ilość zleceń do realizacji, w realizacji oraz zakończonych
- zajętość magazynu
- liczba aktywnych (pracujących) magazynierów, wózków
- ilość wykonanych zleceń transportowych na użytkownika
- ilość opóźnionych załadunków
- liczba nośników w magazynie
- ilość miejsc w obszarach magazynu
Raporty analityczne
Raporty analityczne pozwalają ocenić kondycję magazynu w szerszej perspektywie. Wchodzące w ich skład zestawiania mają charakter historyczny. Ułatwiają rzetelne podsumowanie minionych okresów, stanowią dodatkowo podstawę do wyciągnięcia wniosków i optymalizacji pracy magazynu. Do raportów tego typu, zaliczyć można między innymi:
Średni czasy operacji
System WMS wylicza średni czas operacji magazynowych w wyznaczonym horyzoncie czasu. Do najczęściej analizowanych operacji należą: dostawy, załadunki, wysyłki, uzupełnienia, proste i złożonych zlecenia transportowe.
Zbyt długie, niezadawalające czasy wykonania tych operacji, mogą świadczyć o potrzebie zmiany topografii magazynu, wydzielenia lub reorganizacji stref magazynowych, czy też modyfikacji metody kompletacji.
Wydajność magazynierów
Oprogramowanie WMS udostępnia listę zadań wykonanych przez każdego magazyniera. Program może gromadzić informacje o czasie wykonania poszczególnych operacji, ilości, objętości i masie przetransportowanego towaru.
Stosując analizę porównawczą, można obiektywnie ocenić pracę poszczególnych magazynierów. Ułatwia to podejmowanie decyzji w sprawie premii i wyznaczanie celów do osiągnięcia.
KPI magazynu
Automatyczne obliczanie i prezentacja dowolnych KPI: stopień wykorzystania magazynu, szybkość rotacji, średnia liczba wydanych towarów w zamówieniu, poprawność zbiórki czy zgodność stanów. Wskaźniki KPI pozwalają zrewidować funkcjonowanie magazynu, prześledzić jakość poszczególnych procesów. Stanowią prosty, wymierny sposób na określenie trendów i weryfikację wprowadzanych zmian.
Śledzenie partii – genealogia produktu
Zdolność systemów WMS do gromadzenia szczegółowej wiedzy o operacjach, ma znaczenie nie tylko dla oceny sprawności magazynu. Informacje te są również niezbędne w procesie tworzenia historii produktu. Oprogramowanie WMS w sposób kompleksowy zestawia informacje o czynnościach jakim produkt został poddany, wraz z czasem wykonania i osobą za nie odpowiedzialną.
To niektóre, spośród najczęściej wykorzystywanych, zestawień i raportów tworzonych przez informatyczne systemy magazynowe. Z troski o bezpieczeństwo wrażliwych danych, systemy WMS pozwalają powiązać dostępu do raportów z poziomem uprawnień pracownika. Bardzo przydatną cechą systemów magazynowych WMS, jest możliwość samodzielnego tworzenia i konfiguracji raportów. Dzięki temu, użytkownicy mogą w każdym momencie dostosować raporty do nowych potrzeb, bez konieczności zlecania prac producentowi oprogramowania.
