Wdrożenie systemu TMS (Transport Management System) ułatwia podejmowanie decyzji związanych z realizacją zleceń transportowych, planowaniem tras czy wyborem oferentów wśród firm przewozowych. Wśród oczekiwanych rezultatów wdrożenia, przyszli użytkownicy wymieniają także chęć podniesienia transparentności i jakości współpracy z kooperantami. Są to niewątpliwie bardzo istotne zagadnienia, zwłaszcza w dobie wzrostu rynku e-commerce i coraz większej złożoności sieci dostaw.
Wybierając oprogramowanie obsługujące transport, przedsiębiorstwa skupiają się zazwyczaj na oferowanych funkcjach, pozycji rynkowej i referencjach dostawcy oraz cenie. Stojąc przed zadaniem wyboru programu, dobrze jest także zwrócić uwagę na kilka mniej oczywistych kwestii. Przekładają się one na komfort pracy z systemem i wpływają na końcową ocenę rezultatów wdrożenia.
Poziom obsługi serwisowej
Systemy informatyczne dla logistyki muszą cechować się wysokim poziomem dostępności. Jakiekolwiek przestoje mogą oznaczać niedotrzymanie terminów i skutkować karami umownymi. Dlatego bardzo ważne jest, aby zasoby kadrowe dostawcy programu umożliwiły mu szybkie podjęcie działań i rozwiązanie problemu. Czas reakcji to kluczowy punkt umowy serwisowej, a także jeden z najważniejszych elementów negocjacji z dostawcami systemów TMS. Należy pamiętać, że przypadku oprogramowania TMS często uzasadnione jest, aby serwis był dostępny 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu.
Dla wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza tych nie posiadających rozbudowanych działów IT, istotną zaletą jest gdy dostawca systemu TMS otacza opieką serwisową także inne elementy infrastruktury, potrzebnej do działania jego aplikacji. Wymienić tutaj można choćby systemy baz danych, operacyjne oraz infrastrukturę komputerową. Pozwala to uniknąć sytuacji, gdy służby serwisowe różnych firm przerzucają się odpowiedzialnością, wskazując odmienne źródło problemu.
Nowocześnie rozumiany serwis systemu informatycznego, to nie tylko wsparcie w przypadku ewentualnych trudności w eksploatacji systemu. To przede wszystkim stała pomoc w jego rozwoju i optymalizacji funkcjonowania w przedsiębiorstwie, a więc postępowanie zgodne z zasadą ciągłego doskonalenia.
Intuicyjna obsługa
Intuicyjne systemy TMS wymagają krótszego szkolenia pracowników, zapewniają wyższą efektywność i podnoszą komfort pracy. Często nawet niewielka oszczędność czasu, uzyskana podczas wykonywania poszczególnych zadań, to w dłuższej perspektywie niebagatelna przewaga dla przedsiębiorstwa. Szybka praca w systemie przekłada się na krótszy czas realizacji zleceń transportowych, podnosi konkurencyjność firmy i ogranicza ryzyko opóźnień. Aby przekonać się jak intuicyjny jest dany system TMS, warto zapytać potencjalnego dostawcę o możliwość udostępnienia wersji demonstracyjnej. Pozwoli ona sprawdzić, jak w pracy z systemem odnajdą się przyszli użytkownicy.
Dostępność w chmurze
Wzrost zainteresowania aplikacjami w chmurze, czyli zainstalowanymi na serwerach dostawcy programami, to znaczący trend wśród aplikacji biznesowych. Dotyczy to również tych dla transportu. Za skorzystaniem z aplikacji w chmurze przemawia szereg argumentów. Najważniejsze to możliwość rozłożenia płatności w czasie, czy dostosowanie terminu trwania umowy do faktycznego okresu eksploatacji systemu.
Zastanawiając się nad korzystaniem z systemu TMS w chmurze, warto omówić i wyjaśnić z potencjalnym dostawcą kilka problemów:
- jakie osoby i programy (i w jaki sposób) będą łączyć się z systemem TMS
- czy dostawca TMS posiada własne centrum danych czy dane przechowywane będą na serwerach firm trzecich
- jakie rozwiązania przyjęto w zakresie bezpieczeństwa danych w chmurze
Przebieg i czas trwania aktualizacji
Szybka i nie ingerująca w pracę aktualizacja systemu TMS to konieczność dla działającej w dużym tempie branży logistycznej. Dlatego bardzo ważne jest, aby dostawca systemu zapewnił ją na maksymalnie dogodnych dla odbiorcy warunkach. Na etapie wyboru oprogramowania warto dowiedzieć się, jak często prowadzone są aktualizacje. Istotny jest tryb ich przeprowadzania (stacjonarnie, zdalnie), a także czy można swobodnie wybrać moment aktualizacji.
Wybór optymalnego oprogramowania TMS to dla przedsiębiorstwa niełatwa decyzja, wymagająca solidnego przygotowania i często zdolności do kompromisu. Nawet gdy opieramy wybór na powszechnie stosowanych kryteriach, warto przyjrzeć się także tym nieco mniej oczywistym argumentom.
