W magazynie, który obsługuje zlecenia w kanale e-commerce, istotne jest sprawne współdziałanie z firmami kurierskimi. Współpraca magazynu i firmy kurierskiej to obszar, w którym szczególne znaczenie ma precyzyjny przepływ informacji między przedsiębiorstwami i wynikająca z niego szybkość realizacji zlecenia.
W dobie handlu omnichannel magazyny mierzą się z szeregiem wyzwań w kontekście współpracy z firmami kurierskimi. Głównym problemem jest konieczność obsługi zróżnicowanych kanałów sprzedaży i spełnienia odmiennych wymagań różnych grup klientów. Wiąże się to z potrzebą silnej personalizacji zleceń oraz precyzji w doborze firm, które te zlecenia dostarczą. Magazyny muszą zatem sprawnie koordynować współpracę z wieloma przewoźnikami, automatyzować procesy wysyłkowe i efektywnie zarządzać informacjami. To pozwala sprostać zróżnicowanym oczekiwaniom odbiorców w zakresie terminów, form i kosztów dostawy.
Jak koordynować taką współpracę i zapewnić sprawny przepływ informacji? W cyfrowym świecie trudno sobie wyobrazić inne rozwiązania niż te, które oparte są na ścisłej integracji systemów wykorzystywanych przez obydwie strony. Integracja systemów informatycznych obsługujących magazyn (WMS, ERP) z systemem informatycznym kuriera będzie najefektywniejszym rozwiązaniem.
Współpraca magazynu i firmy kurierskiej – modele integracji
Wymiana informacji między oprogramowaniem magazynowym a systemami kurierów, wymaga albo ich bezpośredniej integracji cyfrowej, albo systemu pośredniczącego między systemami magazynowymi a systemami kurierów. Przyjrzyjmy się tym rozwiązaniom.
Bezpośrednia integracja systemów
To model współpracy, w którym system informatyczny zarządzający magazynem (WMS lub ERP) jest bezpośrednio zintegrowany z systemami firm kurierskich. Pozwala to na automatyczne przekazywanie między systemami informacji o przygotowanych przesyłkach, generowanie i drukowanie etykiet wysyłkowych czy modyfikowanie zleceń dla firm kurierskich. Bezpośrednie integracje systemów wiążą się jednak z dużym wyzwaniem – każda firma kurierska posiada własny system. To sprawia, że każda integracja musi być wykonywana osobno, co jest czasochłonne i kosztowne, szczególnie dla magazynów współpracujących z wieloma kurierami.
Co konkretnie umożliwia taka integracja? W najbardziej podstawowym zakresie połączenie takie pozwala pracownikom założyć przesyłkę w firmie kurierskiej, pobrać etykietę adresową, a także (jeśli zajdzie taka potrzeba) anulować przesyłkę. Jest to możliwe dzięki interfejsom dostarczanym przez poszczególne firmy kurierskie (np. InPost, DHL czy DPD). Taka integracja pozwala komunikować się z firmą kurierską i np. zamawiać kuriera bezpośrednio z oprogramowania służącego do zarządzania magazynem.
System pośredniczący między systemem klasy WMS a systemem kuriera
Inną opcją integracji magazynu z systemami firm kurierskich jest specjalny system pośredniczący między systemem magazynowym a systemami przewoźników, który przejmuje taką wymianę informacji. Ten model integracji może korzystać z podobnych technologii wymiany danych jak poprzedni. W przypadku systemu Qguar WMS rolę systemu integrującego z kurierami pełni Qguar Link4Ship. Oprogramowanie zawiera gotowe integracje z wieloma wiodącymi firmami kurierskimi. W przypadku potrzeby integracji z nowymi, nieznajdującymi się w standardzie wtyczkami do kurierów, to producent systemu pośredniczącego rozwija i serwisuje nowe, dodatkowe integracje. Posiadając duże doświadczenie oraz już funkcjonujący framework, zrobi to dużo szybciej, taniej i bezpieczniej.
Wybór tego modelu przynosi wreszcie jedną z największych korzyści: pracę w czasie rzeczywistym. Wymiana informacji z firmą kurierską i pobranie etykiety wysyłkowej może nastąpić w momencie zamykania paczki – a zatem wtedy, gdy jej zawartość jest już w pełni znana. Gotowa etykieta przesyłki, dostarczona przez system kuriera, często w formacie PDF, może zostać automatycznie wydrukowana na drukarce etykiet. Przy większym wolumenie wysyłanych paczek, warto rozważyć instalację aplikatora etykiet, aby cały proces dodatkowo przyspieszyć. Siłą współpracy magazynu z firmą kurierską w czasie rzeczywistym jest również posiadanie możliwie najbardziej aktualnych danych na etykiecie. To również wykorzystywanie etykiet, których layout został przygotowany przez firmę kurierską. Dzięki temu będzie on w pełni zgodny z jej wewnętrznymi potrzebami w łańcuchu dostaw.
Integracja dodatkowych usług kurierskich
Integracja systemu magazynowego oraz systemów kurierów za pomocą systemu pośredniczącego – takiego jak Link4Ship – umożliwia korzystanie z bardziej zaawansowanych usług dodatkowych. Należą do nich na przykład:
- określenie sposobu płatności (np. za pobraniem),
- ubezpieczenie przesyłki,
- awizacja dostaw
- określenie parametrów dostawy (np. okna czasowe czy usługa wniesienia).
Firma, która rozwija i utrzymuje taki system, posiada zazwyczaj dużo szerszą paletę dostępnych funkcji dodatkowych we wtyczce do danej firmy kurierskiej – w porównaniu z sytuacją, kiedy taką integrację firma magazynowa robi samodzielnie. Skorzystanie z nowego rodzaju usługi danej firmy kurierskiej może więc w części przypadków odbyć się bez dodatkowych kosztów.
Co ważne, system pośredniczący Link4Ship działa niczym podsystem systemu WMS. Wszystkie operacje, jakie musi wykonać operator, są wykonywane bezpośrednio w systemie magazynowym WMS. Dzięki temu użytkownik nie musi obsługiwać dodatkowego programu.
Współpraca magazynu i firmy kurierskiej – podsumowanie
Efektywna współpraca między magazynem a firmą kurierską decyduje dzisiaj o sukcesie w branży e-commerce. Integracja systemów magazynowych z systemami kurierskimi, szczególnie w momencie pakowania, przynosi ogromne korzyści. Wybór odpowiedniego modelu integracji – czy to bezpośredniej integracji systemów, czy wykorzystania specjalistycznego systemu – zależy od specyfiki działalności i potrzeb danego przedsiębiorstwa.
Link4Ship jako narzędzie integracyjne, oferuje automatyczne generowanie etykiet kurierskich i natychmiastowe zgłaszanie przesyłek. To znacznie skraca czas realizacji zamówień i minimalizuje błędy – i to wszystko w czasie rzeczywistym. Współpraca z kilkunastoma czołowymi firmami kurierskimi zapewnia dodatkowo elastyczność w ich wyborze. Firmom działającym w modelu omnichannel, takie rozwiązanie umożliwia efektywną obsługę różnych kanałów sprzedaży i personalizację dostaw.
