Zrozumienie i mierzenie zmienności łańcuchów dostaw jest warunkiem niezbędnym dla osiągnięcia wydajnych procesów logistycznych i produkcyjnych. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze wskaźniki KPI, które dominują w krajobrazie współczesnych łańcuchów dostaw. Czym są kluczowe wskaźniki efektywności w łańcuchach dostaw? Jakie KPI są obecnie najczęściej stosowane? Jak zdecydować, które wskaźniki mierzyć?
Czym są kluczowe wskaźniki efektywności łańcucha dostaw?
KPI łańcucha dostaw to kluczowe wskaźniki efektywności istotne dla procesów produkcji i operacji dystrybucyjnych. Dostarczają punktów odniesienia dla szerokiego zakresu procesów dotyczących współpracy z partnerami biznesowymi. Pomagają ocenić wydajność dostawców, ustalić różnego rodzaju czasy realizacji, określić rotację zapasów i inne związane z nimi parametry. Śledzenie tych KPI jest ważną częścią zarządzania łańcuchem dostaw.
Jak wybrać właściwe wskaźniki efektywności?
Kluczowe wskaźniki efektywności łańcucha dostaw obejmują bogaty zbiór różnych metryk. Decyzja, które z nich śledzić, powinna być dokładnie przemyślana i uzasadniona. Wybrane KPI muszą być zgodne z celami biznesowymi przedsiębiorstwa i gwarantować rzetelny obraz sytuacji. Kryteria doboru mogą się różnić w zależności od strategii biznesowej, rodzaju działalności, branży czy wieku firmy.
Przykładowo, nowsze firmy mogą silniej koncentrować się na ocenie doświadczeń klientów, skupiając się na wskaźnikach jakości i zaspokajaniu oczekiwań klientów. Z drugiej strony firmy o ugruntowanej pozycji, które muszą zwiększyć wydajność swojej logistyki, często priorytetowo traktują optymalizację czasu realizacji czy maksymalne wykorzystanie mocy produkcyjnych.
Oto kilka sugestii dotyczących wyboru kluczowych wskaźników efektywności, które warto śledzić w danej organizacji:
- Wytupuj najważniejsze obszary, w które potrzebujesz wglądu. Spróbuj przykładowo odpowiedzieć na następujące pytania: Czy dział wysyłek można dalej optymalizować? Jak często nie dotrzymujemy terminów realizacji zamówień? Ile wychodzących zamówień ma problemy z jakością? Czy nasi dostawcy surowców świadczą usługi na odpowiednim poziomie?.
- Upewnij się, że wybrane KPI są możliwe do śledzenia. Metodologia SMART pomaga zapewnić trafność wybranych metryk. SMART oznacza Specific (konkretny), Measurable (mierzalny), Achievable (osiągalny), Realistic/Relevant (realistyczny/istotny) i Time-bound (ograniczony czasowo). Wybrane KPI powinny spełniać kryteria SMART.
- Nie śledź zbyt wielu KPI. Monitorowanie zbyt wielu KPI może być przytłaczające i nieproduktywne, szczególnie na początku. Zacznij od kilku krytycznych metryk i rozważ rozszerzenie ich dopiero w miarę wzrostu możliwości analizy danych.
- Regularnie i pilnie śledź KPI. Monitorowanie wydajności musi być spójne i okresowe. Bardziej zmienne wskaźniki wydajności, takie jak wydajność produkcji lub wydajność kompletacji można śledzić codziennie, podczas gdy w przypadku innych może wystarczyć interwał tygodniowy lub dwutygodniowy.
- Skonstruuj pulpity KPI. Pulpity wydajności zapewniają doskonały, szeroki obraz dla menedżerów, pozwalający uzyskać wgląd w kondycję i dynamikę firmy. Pulpity nie tylko upraszczają pracę i pozwalają na kategoryzację metryk, ale mogą również umożliwić głębszy wgląd w dane i pomóc odkryć powiązania miedzy nimi. Wiele informatycznych systemów dla logistyki zawiera wbudowane pulpity KPI.
- Wybierz oprogramowanie dla produkcji z automatycznym raportowaniem. Wybierając narzędzie do zarządzania produkcją lub zapasami, upewnij się, że oprogramowanie obsługuje śledzenie różnych metryk. Pomaga to usprawnić zbieranie i analizę danych, zapewniając wgląd w różne metryki wydajności za pośrednictwem automatycznych raportów.
- Regularnie przeglądaj i dostosowuj KPI. Środowiska biznesowe są dynamiczne, co dotyczy w szczególności łańcuchów dostaw i logistyki. To, co działa dziś, może nie być istotne jutro. Okresowo oceniaj swoje KPI, aby upewnić się, że pozostają zgodne z celami strategicznymi i w KPI wydajności dostaw.
Najważniejsze KPI łańcuchów dostaw:
Wskaźnik Terminowości i Pełnej Realizacji Zamówień (OTIF)
Wskaźnik OTIF (On-Time In-Full) jest jednym z najważniejszych narzędzi, które pomagają ocenić efektywność dostaw produktów lub usług. W szczególności jest on ważny w przemyśle produkcyjnym, ponieważ pozwala określić, w jakim stopniu dostawcy spełniają swoje zobowiązania dotyczące terminowości i pełnej realizacji zamówień. Wskaźnik ten mierzy terminowość i pełne dostarczanie produktów, ale też usług do klienta.
OTIF składa się z dwóch komponentów – współczynnika terminowych dostaw i współczynnika dostaw zrealizowanych w całości. Osiągnięcie obu jest kluczowe z punktu widzenia satysfakcji klienta. Dotrzymywanie obiecanych terminów dostawy jest dalekie od ideału, jeśli są one niekompletne. Podobnie wysyłanie kompletnych paczek, ale niedotrzymywanie terminów, może zaszkodzić firmie. OTIF łączy zatem te wskaźniki, aby podkreślić znaczenie obu.
Wskaźnik OTIF oblicza się poprzez podzielenie liczby zamówień dostarczonych w całości i na czas przez całkowitą liczbę dostaw.
OTIF = Dostawy na czas w całości dostarczone / Łączna liczba dostaw
Wskaźnik zleceń modelowych
Jeszcze bardziej kompletną wersją powyższego KPI jest wskaźnik Perfect order rate, czasami nazywany również wskaźnikiem dokładności zamówień. Ten wskaźnik KPI dodatkowo uwzględnia dostawy bez uszkodzeń, co śledzi wskaźnik dostaw zrealizowanych bez uszkodzeń powstałych w wyniku wysyłki lub obsługi, a także dokładną dokumentację procesu realizacji zamówienia.
Wskaźnik Perfect Order można obliczyć, odejmując liczbę zamówień z błędami (czy to nieterminowych, niekompletnych, uszkodzonych lub z brakującą dokumentacją) od całkowitej liczby zamówień, dzieląc ją przez całkowitą liczbę zamówień. Uzyskaną wartość mnożymy następnie przez 100, aby uzyskać wartość procentową.
Idealny współczynnik zamówień = ((Całkowita liczba zamówień – Liczba zamówień z błędami) / Całkowita liczba zamówień) × 100
Współczynnik usługi (FR – Fill Rate)
Współczynnik usługi to kolejny wskaźnik KPI służący do pomiaru sukcesu operacji logistycznych Twojej firmy. Śledzi on procent zamówień wychodzących, które zostały zrealizowane, w stosunku do wszystkich zamówień przychodzących, które firma otrzymała w danym okresie.
Współczynnik usługi = (Całkowita liczba zrealizowanych zamówień / Całkowita liczba złożonych zamówień) × 100
Na przykład, załóżmy, że otrzymałeś 50 zamówień w ostatnim kwartale i udało Ci się pomyślnie zrealizować 42 z nich. Daje to współczynnik wypełnienia 42 / 50 × 100 = 84%.
Kluczowe wskaźniki efektywności łańcucha dostaw skoncentrowane na zapasach
Wskaźnik rotacji zapasów (ITR)
Wskaźnik rotacji zapasów mierzy liczbę cykli, w których zapasy są używane i uzupełniane w określonym czasie. Innymi słowy, ITR zwraca wskaźnik zapasów do sprzedaży firmy. Jest on obliczany przez podzielenie kosztu sprzedanych towarów (COGS) przez średni zapas (wartość początkowego zapasu dodana do wartości końcowego zapasu, podzielona przez 2), co wskazuje poziom synchronizacji między zakupami a sprzedażą.
Wskaźnik rotacji zapasów = COGS / Średni zapas
Wskaźnik rotacji zapasów jest jednym z najważniejszych ogólnych wskaźników KPI w zarządzaniu zapasami. Jego śledzenie może zapewnić wgląd w kondycję finansową firmy, a także w jej łańcuch dostaw i efektywność zarządzania zapasami. Większość firm dąży do wyższej wartości ITR, ponieważ zazwyczaj wskazuje ona na zdrowy przepływ środków pieniężnych i niższe koszty utrzymania. Bardzo wysoka wartość ITR wskazuje jednak na rosnące ryzyko wyczerpania zapasów, ponieważ zakupy nie nadążają za sprzedażą.
IDS – Inventory Days of Supply
Wskaźnik IDS mierzy liczbę dni, w których zapasy firmy wystarczą, jeśli przestaną być uzupełniane. Jest to ważny wskaźnik, który podaje ramy czasowe, w których firma może uzupełnić zapasy w przypadku nagłego zakłócenia łańcucha dostaw lub przejściowych trudności finansowych.
IDS = Średni zapas / koszt sprzedanych towarów
KPI czasu realizacji zamówienia
Czas cyklu gotówkowego
Czas cyklu gotówka-gotówka (C2C), znany również jako cykl konwersji gotówki, to kompleksowy finansowy KPI, który mierzy czas potrzebny firmie na przekształcenie wydatków na zapasy w przepływy pieniężne ze sprzedaży. Obejmuje cały cykl od początkowego nakładu na surowce do ściągnięcia należności. Obliczanie C2C obejmuje trzy główne składniki: liczbę dni należności ze sprzedaży (DSO), liczbę dni należności ze sprzedaży (DIO) i liczbę dni należności ze sprzedaży (DPO).
Dni zaległości w sprzedaży (DSO) mierzą średnią liczbę dni potrzebnych na zebranie płatności po sprzedaży. Niższy DSO oznacza szybsze zebranie płatności.
Wskaźnik DIO (dni, w których zapasy są niesprzedawane) wskazuje średnią liczbę dni, w ciągu których przechowywane są zapasy wyrobów gotowych przed ich sprzedażą.
Wskaźnik DPO (dni należności płatnych) odzwierciedla średnią liczbę dni, w których firma dokonuje płatności swoim dostawcom.
Czas cyklu gotówka-gotówka = DSO+DIO−DPO
Czas cyklu łańcuch dostaw i czas cyklu realizacji zamówień klientów
Dwa kolejne cykle czasowe są bardzo istotne dla pomiaru efektywności łańcucha dostaw. Są to cykl czasu łańcucha dostaw i cykl czasu zamówienia klienta.
Czas cyklu łańcucha dostaw mierzy całkowity czas potrzebny do ukończenia całego cyklu łańcucha dostaw, od momentu zakupu surowców do momentu dostarczenia gotowych produktów do klienta.
Czas cyklu łańcucha dostaw = czas zamówienia dostawcy + czas produkcji + czas dostawy
Czas cyklu zamówienia klienta mierzy czas od złożenia zamówienia przez klienta do otrzymania produktu. Ten KPI jest kluczowy dla oceny efektywności przetwarzania zamówień i operacji realizacji. Czasami nazywany jest również czasem realizacji produkcji.
Czas cyklu realizacji zamówienia klienta = Data złożenia zamówienia − Data dostarczenia zamówienia
Kluczowe wskaźniki efektywności łańcucha dostaw zorientowane na jakość i finanse
Ocena jakości dostawcy (SQP)
Wydajność jakościowa dostawcy to wielopoziomowy KPI, który kompleksowo ocenia wydajność i niezawodność dostawców na podstawie jakości dostarczanych przez nich materiałów. Pomaga zapewnić, że dostawcy spełniają wymagane standardy i specyfikacje oraz przestrzegają przepisów, co jest krytyczne dla utrzymania ogólnej jakości produktu i zadowolenia klienta.
SQP może opierać się na kilku wskaźnikach, takich jak:
Wskaźnik wad – procent wadliwych pozycji w stosunku do wszystkich otrzymanych materiałów.
Wskaźnik terminowej dostawy – procent zamówień dostarczonych w uzgodnionym terminie lub przed nim.
Wskaźnik zgodności – procent zamówień spełniających wszystkie wymagania jakościowe i specyfikacyjne.
Umieszczenie tego wskaźnika KPI w panelu łańcucha dostaw umożliwia wczesne wykrywanie problemów z dostawami i może być skutecznym narzędziem do zarządzania efektywnością dostawców.
Dokładność rozliczeń za przewóz (Freight bill accurate)
Wskaźnik Freight bill accurate mierzy poprawność i dokładność faktur frachtowych. Pomaga nadawcom upewnić się, że są prawidłowo rozliczani za swoje działania wysyłkowe, pomagając uniknąć nadpłat i sporów z przewoźnikami. Wskaźnik KPI śledzi wszelkiego rodzaju błędy w zleceniach wysyłkowych, takie jak to, czy wymieniono właściwe pozycje, czy są one we właściwych ilościach i z uzgodnionymi cenami.
Dokładność rachunku za przewóz = (Liczba prawidłowych rachunków za przewóz / Całkowita liczba rachunków za przewóz) × 100%
Koszt frachtu za jednostkę
Koszt frachtu na jednostkę, znany również jako wydatki frachtu na jednostkę wysyłki (FEPS), to wskaźnik mierzący średni koszt wysyłki pojedynczej jednostki produktu. Innymi słowy, sumuje on całkowite koszty poniesione z tytułu wysyłki w danym okresie i dzieli je przez całkowitą liczbę jednostek wysłanych w danym okresie. Wskaźnik KPI pomaga firmom zrozumieć i zarządzać swoimi wydatkami na wysyłkę oraz może być przydatny w identyfikowaniu możliwości redukcji kosztów.
Koszt transportu za jednostkę = Całkowity koszt transportu / Całkowita liczba wysłanych jednostek
Marża brutto (GMROI) – zwrot z inwestycji
Wskaźnik marży brutto zwrotu z inwestycji (GMROI) mierzy rentowność zapasów poprzez porównanie marży brutto ze średnim kosztem zapasów. Mierzy kwotę zysku brutto, jaką firma zarabia na każdej złotówce zainwestowanej w zapasy.
Zwrot z inwestycji w marżę brutto = Marża brutto / średni koszt zapasów
GMROI jest szczególnie cenny w zarządzaniu łańcuchem dostaw, ponieważ pomaga firmom określić skuteczność inwestycji w zapasy. Wysoki GMROI wskazuje, że firma generuje znaczny zysk ze swoich zapasów. Niska wartość może sygnalizować nadmierne zapasy, wolno rotujące zapasy lub problemy z przeszacowanymi cenami. Monitorując ten KPI, firmy mogą podejmować świadome decyzje dotyczące poziomów zapasów, strategii zakupowych i polityki cenowej w celu zapewnienia maksymalizacji rentowności.
Śledzenie GMROI pomaga w zarządzaniu łańcuchem dostaw. Opierając się na nim można zdecydować o potrzebie renegocjacji warunków u dostawcy, optymalizacji ilości zamówień lub poprawy prognozowania popytu w celu zmniejszenia nadmiaru zapasów. Ponadto, wskaźnik może pomóc zidentyfikować produkty o wysokiej marży, które powinny być priorytetem w działaniach marketingowych i sprzedażowych. Po zidentyfikowaniu towarów o niskiej marży, można wobec nich zastosować strategię redukcji kosztów lub zaprzestania produkcji.
KPI w łańcuchach dostaw – wnioski
Wskaźniki efektywności łańcuchów dostaw to parametry, które pomagają mierzyć i oceniać wydajność i skuteczność operacji logistycznych. Dostarczają praktycznych spostrzeżeń na temat różnych aspektów łańcuchów dostaw, od zaopatrzenia po dostawę, umożliwiając firmom optymalizację ich wydajności.
Śledzenie KPI jest kluczowe dla utrzymania założonej wydajności łańcuchów dostaw, identyfikowania wąskich gardeł i podejmowania decyzji opartych na danych. Regularne monitorowanie KPI zapewnia, że prowadzone operacje logistyczne są zgodne z celami biznesowymi i można szybko dostosowywać je do zmian na rynku lub w procesach wewnętrznych.
