Świadczenie usług składowania wymaga od operatorów logistycznych umiejętności szybkiego reagowania na zmiany, wysokiej elastyczności oraz bardzo dobrej organizacji pracy magazynu. Wysoko postawiane wymagania sprawiają, że organizacja obiegu informacji w oparciu o papierową dokumentację czy arkusze kalkulacyjne szybko staje się dalece niewystarczająca. Dlatego też, nieodzownym etapem w rozwoju każdego operatora, jest wybór wyspecjalizowanego systemu zarządzania magazynem WMS (Warehouse Management System). Właściwie wybrany i wdrożony system informatyczny, powinien w relatywnie krótkim czasie podnieść sprawność wszystkich procesów w magazynie.
Zanim operator logistyczny zdecyduje się na konkretny system WMS, powinien odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które pomogą mu sformułować wymagania dla dostawcy programu.
Zakres świadczonych usług
Obecnie magazynowanie to nie tylko przyjęcie towaru, składowanie i kompletacja. Klienci od operatorów logistycznych coraz częściej wymagają kompleksowej obsługi zwrotów i reklamacji, pakowania i przepakowywania produktów (co-packing), czy organizacji cross-docking. Klienci zgłaszają również zapotrzebowanie na drobny montaż, łączenie produktów w zestawy, albo odbiór opakowań i surowców wtórnych. Jeżeli operator oferuje, albo zamierza zaoferować takie usługi, powinien upewnić się czy brane pod uwagę oprogramowanie WMS zapewni mu należyte wsparcie w tym zakresie.
Stopień automatyzacji magazynu
Tylko niektóre z dostępnych na rynku systemów WMS oferują wsparcie dla automatyki magazynowej. Wybierając nowy system informatyczny, należy sprawdzić czy będzie on zdolny do współpracy ze znajdującymi się w magazynie urządzeniami. Za komunikację pomiędzy system WMS, a komponentami zaawansowanej automatyki magazynowej odpowiadają moduły MFC (Material Flow Control). Jeśli magazyn nie jest obecnie zautomatyzowany, warto zastanowić się czy w niedalekiej przyszłości sytuacja ta nie ulegnie zmianie. Rosnące koszty pracy i braki siły roboczej powodują, że ten kierunek rozwoju wydaje się coraz bardziej racjonalny. Nie można też zapomnieć, że dysponowanie magazynem automatycznym jest dla części zleceniodawców warunkiem rozpoczęcia współpracy z operatorem logistycznym. Tylko automatyka może bowiem sprostać najwyższym wymogom poprawności zbiórki i czasu realizacji zlecenia, zwłaszcza w magazynach dysponujących dużą ilością towaru.
Ilość i profil klientów
Przymierzając się do wyboru systemu magazynowego, warto przyjrzeć się profilowi działalności swoich obecnych i potencjalnych klientów. Specyficznymi wymaganiami w zakresie składowania cechują się między innymi firmy spożywcze, farmaceutyczne czy e-commerce. Obsługując firmy spożywcze, należy przygotować się na szybkie rotowanie produktów, czy ścisłe przestrzeganie reguły FEFO. E-commerce to zazwyczaj bardzo duża liczba wysyłek o niewielkiej ilości pozycji, a także wysoka liczba zwrotów.
Obsługa większej liczby klientów, odbiegających dodatkowo od siebie profilem, wymusza na operatorze logistycznym równoczesne stosowanie odmiennych modeli zarządzania przepływem towarów, czy przyjmowanie różnych strategii zbiórki. System WMS powinien w takiej sytuacji umożliwić łatwe i elastyczne dostosowanie parametrów pracy do indywidualnych potrzeb każdego klienta.
Droga otrzymywania zamówień
Wraz z rosnącą liczbą klientów, komplikuje się sprawa odbioru napływających od nich zleceń. Klasycznie formy składania zamówień, takie jak połączenia telefonicznie czy wysłanie e-mail, zostały już dawno niemal całkowicie zaniechane. Pochłaniały zbyt wiele czasu i groziły błędami.
Źródłem importu zamówień stały się zatem inne systemy informatyczne. Takie jak ERP w przypadku klientów biznesowych, czy formularze internetowe w e-commerce. W praktyce oznacza to potrzebę zbudowania interfejsów pomiędzy systemem WMS, a wieloma różnymi aplikacjami do zamawiania produkty. Decydując o wyborze programu magazynowego, warto zweryfikować doświadczenie dostawcy w budowaniu komunikacji z rozmaitymi, zewnętrznymi systemami informatycznymi.
