Skuteczne zarządzanie zapasami jest niezbędne dla uzyskania i utrzymania wysokiej wydajności operacyjnej w firmach produkcyjnych i handlowych. W tym wpisie omówimy dwa podstawowe tryby inwentaryzacji: system okresowy i system ciągły. Przedstawimy argumenty, które mogą pomóc zdecydować jaki sposób inwentaryzacji najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.
Czym jest system inwentaryzacji okresowej?
Okresowy system inwentaryzacji to praktyka wyceny zapasów, w której zapasy firmy są fizycznie liczone w określonym przedziale czasowym. Okresowy system inwentaryzacji opiera się na ręcznym zliczaniu i sprawdzaniu, czy obecne zapisy inwentaryzacyjne są dokładne. Zliczenia te są jedynym sposobem na uzgodnienie zapasów z księgowością i dokładne obliczenie wskaźników finansowych, takich jak koszt sprzedanych towarów (COGS) i zapas końcowy.
Ponieważ metoda ta aktualizuje zapisy tylko na koniec każdego okresu księgowego, okresowa metoda inwentaryzacji jest przydatna dla firm, które nie potrzebują monitorowania inwentaryzacji w czasie rzeczywistym, ale nadal potrzebują dokładnego raportowania finansowego.
Okresowe systemy inwentaryzacji są nadal szeroko stosowane, zwykle przez mniejsze firmy z ograniczonymi zapasami i niskimi wolumenami handlowymi. Dane z inwentaryzacji często gromadzone w arkuszach kalkulacyjnych, prostych programach inwentaryzacyjnych lub papierowych systemach zarządzania zapasami.
Czym jest system ciągłej inwentaryzacji?
System ciągłej inwentaryzacji to praktyka wyceny zapasów, która stale rejestruje wszystkie zmiany poziomów zapasów, dzięki czemu zapisy stanu zapasów są zawsze dokładne. Systemy ciągłej inwentaryzacji stale obliczają również rachunek kosztów sprzedanych towarów, zwiększając dokładność sprawozdawczości finansowej.
Systemy ciągłej inwentaryzacji opierają się na oprogramowaniu do zarządzania zapasami, które rejestruje zmiany poziomów zapasów przy użyciu danych wejściowych z systemów POS (punkt sprzedaży), systemów kodów kreskowych używanych w magazynie i raportów z hali produkcyjnej. Gdy surowiec zostanie zużyty w zamówieniu produkcyjnym, na przykład system ciągłej inwentaryzacji automatycznie aktualizuje poziom zapasów materiału, eliminując możliwość podwójnej rezerwacji przedmiotu.
Ponieważ system ciągłej inwentaryzacji na bieżąco prowadzi ewidencję zapasów odpowiadającą rzeczywistym poziomom zapasów, jest on lepszy od systemów okresowych pod względem kontroli zapasów, dokładności księgowości i śledzenia produkcji.
Rachunkowość: inwentaryzacyjna okresowa i ciągła
Kluczowa różnica między systemami okresowymi i wieczystymi polega na tym, jak i kiedy aktualizują one zapisy inwentaryzacyjne i obliczają wskaźniki finansowe. Najważniejsze z nich to: koszt sprzedanych towarów (ang, COGS – Cost Of Goods Sold), początkowy i końcowy inwentarz oraz zakupy. Ma to znaczący wpływ na dokładność sprawozdań finansowych w całym okresie księgowym.
Przyjrzyjmy się różnicom między tymi systemami w zakresie ewidencji zapasów w odniesieniu do kosztów sprzedanych towarów, zapasów początkowych i końcowych oraz zakupów.
Rozliczanie kosztów sprzedanych towarów (COGS)
W systemie inwentaryzacji okresowej COGS oblicza się na koniec okresu księgowego za pomocą następujących wzorów:
W przypadku przedmiotów, które odsprzedajesz:
COGS (przedmioty odsprzedane) = Początkowy stan magazynowy + Zakupy – Końcowy stan magazynowy
W przypadku towarów, które produkujesz, zakupy są zamieniane na koszt wyprodukowanych towarów:
COGS (wytworzone towary) = Początkowy zapas + Koszt wytworzonych towarów (COGM) – Końcowy zapas
Ponieważ do określenia końcowego stanu zapasów wymagane jest fizyczne zliczenie zapasów, COGS jest aktualizowany dopiero pod koniec okresu rozliczeniowego. Brak śledzenia w czasie rzeczywistym może powodować rozbieżności w trakcie produkcji, co może prowadzić do nieoczekiwanych korekt podczas przeprowadzania fizycznego zliczenia.
Korzyści płynące z systemów ciągłej inwentaryzacji
Jak widzieliśmy, systemy inwentaryzacji ciągłej znacznie przewyższają systemy okresowe w większości aspektów zarządzania zapasami. Jedyną namacalną zaletą systemu inwentaryzacji okresowej, w porównaniu z systemem ciągłym, jest prostota zarządzania zapasami. Nie wymaga on implementacji oprogramowania inwentaryzacyjnego ani cyfrowego śledzenia każdej pozycji inwentaryzacji.
Jednak prostota wiąże się z ograniczeniami w zakresie prowadzenia dokumentacji, śledzenia i dostępności. Systemy okresowe ograniczają dostępność informacji do podejmowania decyzji. Powodują czasochłonne dodatkowe liczenia za każdym razem, gdy trzeba sprawdzić poziom zapasów. Mogą powodować potencjalne niedokładności wynikające z błędów ludzkich podczas ręcznego liczenia. Dlatego systemy okresowe są opłacalnym rozwiązaniem tylko dla mniejszych firm, które nie muszą stale śledzić zapasów.
Oto podstawowe korzyści wynikające ze stosowania systemów ciągłej inwentaryzacji:
- Śledzenie zapasów – systemy ciągłej inwentaryzacji umożliwiają firmom otrzymywanie aktualizacji danych w czasie rzeczywistym na temat wszystkich ruchów zapasów na każdym etapie procesu produkcyjnego. Stałe śledzenie pozwala na lepszą widoczność i kontrolę nad przepływem towarów, redukując przypadki zagubionych lub nieuwzględnionych pozycji. Poprzez poprawę śledzenia systemy ciągłego inwentaryzacji upraszczają również audyty regulacyjne i zgodność ze standardami branżowymi.
- Dokładne bilanse zapasów – systemy inwentaryzacji ciągłej utrzymują dokładne, zawsze aktualne bilanse zapasów, eliminując niepewności związane z zarządzaniem zapasami. Każdy zakup, sprzedaż i ruch produkcyjny są rejestrowane natychmiast, zapewniając rzeczywisty wgląd w dostępność zapasów w dowolnym momencie. Umożliwia to lepsze planowanie, zapobiega brakom lub nadmiarom zapasów oraz ulepsza sprawozdawczość finansową poprzez dopasowanie zapisów do rzeczywistych poziomów zapasów.
- Zintegrowane zarządzanie produkcją i łańcuchem dostaw – dzięki ciągłej aktualizacji rejestrów zapasów, systemy ciągłej inwentaryzacji umożliwiają ściślejszą integrację produkcji, magazynowania i zarządzania łańcuchem dostaw. Koordynacja w czasie rzeczywistym usprawnia przepływy pracy i upraszcza planowanie produkcji, zapewniając dostępność materiałów i produktów dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. Rezultatem jest skrócenie czasu realizacji, poprawa reakcji na zmiany popytu i ogólna zwiększona wydajność operacyjna.
- Oszczędność czasu – podczas gdy większość producentów nadal przeprowadza pełne inwentaryzacje na koniec okresów rozliczeniowych w celu weryfikacji dokładności, systemy ciągłe oszczędzają sporo czasu, eliminując potrzebę częstych ręcznych inwentaryzacji. Automatyczne śledzenie poziomów zapasów również redukuje czasochłonne błędy inwentaryzacyjne. Minimalizuje ręczne wprowadzanie danych, pomagając zespołom skupić się na zadaniach o wyższej wartości.
Wady systemów ciągłej inwentaryzacji:
- Jeżeli stan magazynowy nie jest w ogóle sprawdzany fizycznie, może dojść do rozbieżności w stanie magazynowym.
- Wymagają one zastosowania informatycznego systemu zarządzania magazynem.
