Teren przedsiębiorstwa jako integralny element optymalizacji kosztów w logistyce.
W dobie coraz większego nacisku na zmniejszanie kosztów realizacji całego łańcucha logistycznego, konieczne staje się podejście holistyczne. Świadomym procesem zarządzania powinny zostać objęte wszystkie elementy, procesy, obszary, które mają znaczenie z punktu widzenia efektywnej organizacji logistycznej. Obok klasycznych obszarów takich jak: produkcja, magazynowanie, transport pojawiają się inne istotne elementy, jak zarządzanie terenem zakładu (Yard Management).
Zasadniczo istnieją cztery główne obszary ryzyk (potencjału zwiększenia kosztów), które pojawiają się w sytuacji braku lub złego zarządzania terenem zakładu:
Spadek efektywności procesu obsługi kierowców
To m.in. większa ilość błędów w procesie rejestracji kierowców, mało przewidywalny czas obsługi, trudność/duży koszt w uzyskaniu aktualnej informacji o stanie procesu, mała terminowość kierowców, przestoje w magazynie.
Wzrost nakładu oraz kosztów pracy koniecznych na skuteczną obsługę ruchu na terenie zakładu
Na przykład prawie liniowy wzrost obsady portierni wraz ze wzrostem wolumenu ruchu, obciążenie portierów wypełnianiem i tworzeniem dokumentów, konieczność przestrzegania wielu procedur obsługi (inne dla ruchu towarów gotowych, inne dla surowców), duży nakład na komunikację portierni z magazynem, wyższe koszty szkolenia personelu i jego mniejsza mobilność.
Spadek poziomu bezpieczeństwa na terenie zakładu
Przejawem mogą być np. osoby niepożądane na terenie zakładu, „zaginieni w akcji” – przedłużające się wizyty, ryzyko wjazdu na teren zakładu pojazdów niesprawnych technicznie, większa liczba pomyłek w załadunku, większa liczba kradzieży na terenie zakładu.
Wzrost kosztów utrzymania danych archiwalnych oraz infrastruktury IT
Jest wynikiem koniecznej powierzchni do składowania dokumentacji archiwalnej, dużego kosztu przekrojowych analiz i zestawień (o ile w ogóle są możliwe), konieczności sztucznej rozbudowy istniejących systemów informatycznych zwiększających poziom komplikacji procesów a nie rozwiązujących problemów globalnie.
Jak widać powyższe czynniki w sposób pośredni lub bezpośredni przyczyniają się do wzrostu kosztów szeroko rozumianej logistyki. Co zrobić aby zminimalizować powyższe ryzyka? Zwiększyć obsadę portierni? Raczej nie. Zwiększyć ochronę terenu? Też nie, bo nowe zatrudnienie generuje koszty. Wprowadzić ścisłą ewidencję każdego ogniwa procesu (strajk włoski :))? Na tym nie tylko nie oszczędzimy, ale doprowadzimy do paraliżu całego procesu obsługi. Co zatem robić? Spróbujmy zacząć od uporządkowania informacji o tym co się dzieje na terenie zakładu.
Podstawą racjonalnych działań jest informacja i wnioskowanie. Aby osiągnąć ten minimalny pułap tj. posiąść wiarygodną informację, na podstawie której można wnioskować, należy rozważyć wdrożenie systemu informatycznego, który uporządkuje informację operacyjną całościowo, umożliwi łatwy do niej dostęp, uprości obsługę i umożliwi analizę danych a posteriori.
Dobrze wkomponowany w istniejącą strukturę system klasy Yard Management może przynieść wiele zalet. Jak może wyglądać taki zintegrowany proces? Zaplanowany plan wydań-załadunków na dany dzień w sposób naturalny generuje listę awizacji (spodziewamy się pojazdów po odbiór towaru). Kierowcy pojawiający się na bramie są rejestrowani np. w oparciu o skan prawa jazdy – portier weryfikuje dane w systemie z przedstawionym dokumentem (weryfikuje, a nie wprowadza, nie wypisuje).
Pozytywny wynik rejestracji kończy się:
a. komunikatem do systemu WMS o przybyciu kierowcy (nie trzeba dzwonić do magazynu i meldować – kompletacja może być uruchamiana automatycznie)
b. dyspozycją o przydziale miejsca oczekiwania na parkingu (czy na parkingu są wolne miejsca?).
W momencie gotowości magazynu do rozpoczęcia załadunku system WMS, przekazuje tę informację do YMS, a ten wysyła komunikatem SMS informację do kierowcy– „można wjeżdżać na dok 15” (w całej akcji nie uczestniczy żaden człowiek!). Po otrzymaniu wezwania, kierowca przejeżdża przez portiernię. Portier potwierdza wjazd i przy wjeździe dokonuje ważenia auta (celem późniejszej kontroli) – całość to jedynie dwa kliknięcia. Następnie pojazd pojawia się pod dokiem. Załadunek. Po załadunku WMS przesyła wagę załadowanych surowców do YMS i pojazd zwalniany jest do przejazdu na bramę. Na bramie portier weryfikuje, czy pojazd zakończył wszystkie załadunki i czy jego waga aktualna odpowiada sumie wag wjazdowej i załadowanego towaru (jeśli tak, oznacza to że nie ma pomyłki w załadunku). Przez cały czas trwania wizyty, w systemie track&trace możliwe jest śledzenie jej przebiegu (zarejestrowany, oczekiwania na załadunek, załadunek, załadunek zakończony, wyjazd).
Systemy klasy Yard Management stanowią dobre narzędzie umożliwiające uporządkowanie informacji o stanie procesów i zasobów na terenie podwórza. Oprócz tych podstawowych zalet przyczyniają się one także do uproszczenia i usprawnienia procesu obsługi ruchu towarowego i osobowego. Wtórnie przekłada się to oczywiście na zwiększenie wydajności pracy i lepsze wykorzystanie posiadanych zasobów (parkingi, doki, place, drogi, magazyny). Zinformatyzowanie terenu zakładu zwiększa bezpieczeństwo (mniejsza ilość pomyłek w załadunku, mniejsza ilość kradzieży). W znacznej mierze ograniczony zostaje papierowy obieg dokumentów na rzecz elektronicznego – proces przyspiesza, brak nakładów na tworzenie i składowanie papierowej dokumentacji procesu, dostęp do informacji staje się szybki i globalny.
