Niższe koszty magazynowania i wzrost profitów przedsiębiorstwa to główne cele każdego menadżera odpowiedzialnego za zarządzanie logistyką. Osiągnięcie efektywnych procesów magazynowania wymaga przeprowadzenia dokładnych analiz i zidentyfikowania obszarów generujących koszty, co pozwoli określić, czy istnieją możliwości ich ograniczenia bez utraty wydajności pracy obiektu.
Jaki jest idealny wskaźnik kosztów utrzymania zapasów?
Stawki kosztów utrzymania zapasów mogą się znacznie różnić w zależności od branży, wielkości firmy i konkretnych praktyk dotyczących zapasów. Stawki te zazwyczaj wahają się od 12% do 35% wartości zapasów. Przykładowo, badanie opublikowane w International Journal of Physical Distribution & Logistics Management wskazuje, że menedżerowie często za poziom domyślny uznają około 25%.
Ważne jest, aby pamiętać, że te liczby są ogólnymi szacunkami. Rzeczywista stawka kosztów utrzymania dla konkretnej firmy powinna zostać ustalona poprzez analizę jej unikalnych składników kosztów, w tym kosztów kapitałowych, kosztów magazynowania, kosztów usług i czynników ryzyka. Dokładna ocena tych elementów jest niezbędna do skutecznego zarządzania zapasami i kontroli kosztów. Przyjrzyjmy się teraz bliżej obszarom, które wpływają na generowane koszty magazynowania.
Powierzchnia magazynowa
Powierzchnia użytkowa kosztuje. Oto wydatki, z jakimi musi liczyć się firma w kontekście utrzymania powierzchni magazynowej:
- Wynajem/budowa: koszty nieruchomości zależą przede wszystkim od rodzaju inwestycji – budowa własnego obiektu lub wynajem gotowej hali magazynowej.
- Finansowanie: kapitał przeznaczony na dokonanie inwestycji magazynowej.
- Konserwacja i naprawy: wszystkie koszty związane z renowacją, utrzymaniem i rozbudową obiektu.
- Ubezpieczenie: wydatki na polisy ubezpieczeniowe obejmujące budynek magazynowy i jego wyposażenie, pracowników oraz składowane towary.
- Podatki: na przykład podatki od nieruchomości.
Koszty wyposażenia magazynu
Ta część kosztów magazynowania dotyczy rozwiązań magazynowych przeznaczonych do składowania ładunków oraz wszelkich urządzeń umożliwiających ich obsługę, na przykład:
- Urządzenia przeładunkowe i narzędzia: zarówno urządzenia wymagające obsługi operatora (wózki paletowe, wózki widłowe itp.), jak i rozwiązania automatyczne (układnice paletowe, przenośniki przemysłowe). Do kosztów tych zalicza się również urządzenia stosowane przy kompletacji zamówień (terminale radiowe, systemy pick by voice, pick to light, put to light) lub pakowaniu przesyłek (np. owijarki).
- Systemy składowania: regały przemysłowe w magazynie.
- System zarządzania magazynem: choć nie jest to przedmiot materialny, tak ma istotny wpływ na funkcjonowanie magazynu i wymaga nakładów inwestycyjnych.
W kosztach magazynowania związanych z wyposażeniem obiektu należy także uwzględnić wszelkie wydatki związane z naprawami i konserwacją urządzeń oraz z przeprowadzaniem okresowych przeglądów stanu technicznego regałów.
Koszty związane z personelem
Do tej grupy zalicza się pensje, koszty administracyjne, wydatki na ubrania robocze, benefity oraz dodatki płacowe za uzyskane wyniki. Koszty te mogą ulegać dużym zmianom, szczególnie w przypadku firm, których oferta cechuje się dużą sezonowością i związaną z tym potrzebą zatrudniania pracowników tymczasowych.
Koszty związane z przechowywaniem ładunków
Posiadanie nadwyżki stanu zapasów w magazynie jest problematycznym zagadnieniem dla każdego przedsiębiorstwa. Pozwala to w każdej chwili odpowiedzieć na zapotrzebowanie klientów i uniknąć sytuacji wystąpienia braków. Jednak konsekwencją takiego podejścia jest wzrost następujących kosztów:
- Koszty składowania: produkty przetrzymywane w magazynie unieruchamiają kapitał, który mógłby zostać wykorzystany pod nowe inwestycje
- Koszty ubezpieczenia: ich wysokość będzie uzależniona od rodzaju i wartości magazynowanych produktów.
- Koszty mediów: wydatki przeznaczone na prąd, wodę, ogrzewanie, internet, usługi sprzątania itp. W zależności od charakterystyki składowanych produktów mogą być one wyższe (np. koszty poniesione na elektryczność w przypadku chłodni).
Koszty wynikające z błędów w magazynowaniu
Ta grupa kosztów generowana jest przez pomyłki występujące w procesach magazynowych. Oto najważniejsze z nich:
- Braki zapasów: generują bezpośrednie straty finansowe (brak możliwości sprzedania towaru), jak i utratę wizerunku marki oraz lojalności klientów.
- Uszkodzenia towarów podczas obsługi: wysokość kosztów będzie uzależniona od tego, czy ładunek został uszkodzony trwale, czy istnieje możliwość jego naprawy
- Niezgodność w stanie zapasów: może być wynikiem kradzieży lub efektem błędów w trakcie inwentaryzacji.
- Starzenie się zapasów: niektóre towary z upływem czasu starzeją się i tracą właściwości. Oprócz kosztów związanych z utratą wartości samego ładunku dochodzą wydatki ponoszone na niepotrzebne magazynowanie produktów nienadających się do użycia.
Jakie czynniki wpływają na koszty magazynowania?
Na koszty magazynowania mają wpływ następujące zmienne:
Liczba przechowywanych ładunków
Organizacja magazynu i pracy, która się w nim odbywa, jest uzależniona od liczebności składowanych towarów. W ostatnich latach czynnik ten ma coraz większy wpływ na koszty magazynowania, co jest wynikiem popularności e-commerce, zwiększającej się liczby zamówień składowanych przez klientów i związanego z tym wymogu obsługi coraz większej ilości towarów.
Rozmiary ładunków
Rodzaj składowanych ładunków, ich charakterystyka oraz rozmiar istotnie wpływają na sposób organizacji magazynu. Wymagają instalacji specjalnych rozwiązań magazynowych (np. regały wspornikowe), które przeznaczone są do składowania nietypowych produktów. Ustandaryzowany i jednolity rozmiarowo asortyment usprawnia obsługę i przepływ ładunków, co w finalnym rozrachunku przekłada się na niższe koszty magazynowania.
Sezonowość i popyt
Nagłe zwiększanie się popytu w określonych porach roku może postawić pracę magazynu na głowie. Aby uniknąć sytuacji, w której centrum dystrybucyjne będzie mieć problem z obsługą zwiększonej liczby napływających zamówień, należy przeprowadzać dokładne badania zachowania klientów i zmian rynkowych oraz analizować wszystkie dostępne dane dotyczące obsługi towarów w magazynie. W ten sposób stanie się możliwe zidentyfikowanie sezonowych szczytów sprzedaży określonych produktów i odpowiednio przygotować do tego zarówno magazyn, jak i sposób realizacji procesów logistycznych.
Kompletacja zamówień
Kompletacja zamówień i sposób jej przeprowadzania to jeden z najbardziej newralgicznych procesów magazynowych, także pod względem generowanych kosztów magazynowania. Ma ona wpływ na układ magazynu i jego wyposażenie (dobór systemów regałowych uzależniony jest od rodzaju składowanych produktów) oraz urządzenia, które będą stosowane podczas kompletacji. Dlatego w tym przypadku warto rozważyć dwie kwestie:
Wysokość magazynu: wykorzystanie wysokości budynku pozwala zwiększyć pojemność magazynowania, może mieć jednak wydłużyć czas przygotowywania zamówień.
Wykorzystanie urządzeń do kompletacji: choć ich zakup będzie mieć wpływ na koszty magazynowania, tak uzyskany dzięki nim wzrost efektywności procesów kompletacji przełoży się na szybki ROI.
Położenie magazynu
Lokalizacja magazynu ma istotny wpływ na koszty magazynowania. Im obiekt jest bliżej położony obszarów miejskich lub rejonów, w których skupione są centra dystrybucyjne, tym cena gruntów jest wyższa.
Kluczowe strategie obniżania kosztów utrzymania zapasów
Obniżenie kosztów utrzymania zapasów wymaga efektywnych praktyk zarządzania zapasami. Oto kilka kluczowych strategii, które pomogą obniżyć te koszty, utrzymując jednocześnie odpowiednią ilość zapasów:
Wdrażanie prognozowania i planowania popytu
Dokładne prognozowanie popytu jest kluczowe dla optymalizacji poziomu zapasów i uniknięcia nadmiernego magazynowania. Przewidując popyt klientów, możesz zamówić dokładnie tyle, ile potrzeba, aby zaspokoić potrzeby, bez utrzymywania nadmiaru zapasów. Minimalizuje to koszty związane z niesprzedanymi towarami i uwalnia kapitał na inne operacje.
Użyj systemu zarządzania zapasami
System zarządzania zapasami w czasie rzeczywistym pomaga monitorować poziomy zapasów, śledzić trendy i identyfikować wolno rotujące pozycje. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zapasami w celu zautomatyzowania tych procesów zwiększa dokładność, zmniejsza liczbę błędów i umożliwia szybkie dostosowywanie zapasów w oparciu o popyt. Zaawansowane systemy dostarczają również cennych danych do udoskonalania punktów ponownego zamawiania i poprawy rotacji zapasów.
Optymalizacja zapasów bezpieczeństwa i punktów ponownego zamawiania
Zrównoważenie zapasów bezpieczeństwa jest kluczowe, aby uniknąć braków magazynowych bez jednoczesnego utrzymywania nadmiaru zapasów. Ustalanie punktów ponownego zamówienia na podstawie terminów realizacji zamówień dostawców i popytu klientów zapewnia wydajne uzupełnianie zapasów. Ta strategia zmniejsza ryzyko nadmiernego magazynowania i obniża koszty utrzymania.
Minimalizuj koszty przestrzeni magazynowej
Efektywne organizowanie przestrzeni magazynowej może obniżyć koszty magazynowania. Techniki takie jak ulepszanie systemów regałowych, dostosowywanie układów magazynowych, a nawet przenoszenie artykułów o wysokim popycie do bardziej dostępnych lokalizacji w magazynie mogą zmniejszyć przestrzeń potrzebną do przechowywania zapasów. Jeśli dzierżawisz przestrzeń magazynową, zmniejszenie poziomu zapasów może umożliwić zmniejszenie jej do mniejszego, bardziej ekonomicznego obiektu.
Ulepsz układ i procesy magazynowe
Źle zaprojektowany układ magazynu może zwiększyć koszty operacyjne i zmniejszyć produktywność. Optymalizacja układów poprzez segmentację obszarów, ulepszenie strefy odbioru lub włączenie systemów wysokiego składowania może obniżyć koszty transportu, a jednocześnie zwiększyć wydajność.
Buduj długoterminowe relacje z dostawcami
Negocjowanie długoterminowych umów z dostawcami może obniżyć koszty transportu na kilka sposobów. Negocjując warunki, takie jak częstsze i bardziej elastyczne dostawy, możesz zminimalizować potrzebę przechowywania dużych ilości zapasów na raz. Mniejsze, regularne dostawy zmniejszają wymagania dotyczące przechowywania i koszty amortyzacji. Ponadto solidne relacje z dostawcami mogą zapewnić możliwości uzyskania rabatów, nawet jeśli dostawy są dostarczane w mniejszych ilościach.
Kontroluj rotację zapasów
Poprawa rotacji zapasów poprzez skupienie się na artykułach o dużym popycie i wyeliminowanie nadmiaru zapasów może obniżyć koszty związane z przeterminowaniem i deprecjacją wartości, a także zmniejszyć zapotrzebowanie na dużą przestrzeń magazynową. Regularne przeglądanie poziomu rotacji zapasów umożliwia ustalenie priorytetów dla tych artykułów, które się faktycznie sprzedają.
