Zapasy martwe

Zapasy martwe (dead stock) stanowią tą część inwentarza, której nie udało się sprzedać. Ujęte w tej kategorii artykuły mogły trafić tam np. w wyniku przeterminowania czy zepsucia. Dotyczy to zwłaszcza towarów szybko psujących się, takich jak produkty mleczarskie albo owoce. Zapasy martwe mogą być również konsekwencją zakończenia sezonu (produkty sezonowe), czy zmianą mody, jak ma to miejsce np. w przypadku ubrań. Wskaźnik zapasów martwych wyrażany jest w procentach, a jego wysokość bezpośrednio przekłada się na rentowność przedsiębiorstwa.

Martwe zapasy = (towary niesprzedane / zapasy ogólne) x 100%.

Z jakich powodów powstają zapasy martwe?

Powstanie zapasów martwych może mieć wiele źródeł. Od nieprawidłowości w zarządzaniu inwentarzem, przez brak zdolności do precyzyjnego śledzenia towarów i problemy z łańcuchami dostaw, aż po niespodziewane zmiany na rynku. Przyjrzyjmy się najczęstszym przyczynom zapasów martwych.

Zły projekt lub jakość produktu

Produkty, które nie spełniają oczekiwań klientów pod względem jakości i użyteczności, są bardziej narażone na utratę popytu. Przykładowo, jeśli firma produkuje urządzenia z wadą konstrukcyjną, która powoduje częste awarie, to takie towary szybko stracą miejsce na rynku z powodu negatywnych recenzji i częstych zwrotów przez klientów.

Niedokładne prognozowanie

Błędna (przeszacowana) prognoza popytu jest jedną z głównych przyczyn powstania martwych zapasów. Z drugiej strony, niedoszacowanie popytu równa się utraconym szansom sprzedaży. Dokładne prognozowanie popytu jest więc niezbędne do zrównoważenia poziomów zapasów z potrzebami rynku, co zapobiega powstaniu martwych zapasów i minimalizuje straty finansowe.

Co może być zaskakujące, niedoszacowanie popytu również, w dłuższej perspektywie, może zwiększyć ryzyko powstania zapasów martwych. Utracone szanse sprzedażowe często bowiem skłaniają decydentów do nadmiernego optymizmu i przeszacowania przyszłych prognoz.

Słabe zarządzanie zapasami i brak możliwości ich śledzenia

Niewłaściwe zarządzanie zapasami często prowadzi do nieoptymalnych stanów magazynowych. Przekłada się to na wydłużone terminy realizacji w przypadku niedoborów albo niepotrzebnego mrożenia kapitału w przypadku nadmiarów. Brak zdolności do śledzenia przepływów towaru w magazynie może doprowadzić do niezauważonego nagromadzenia się wolno rotujących artykułów. Bez odpowiedniego śledzenia towarów trudno jest zidentyfikować, które produkty zbliżają się do końca swojego cyklu życia, co utrudnia podejmowanie na czas działań zaradczych, takich jak promocje i udzielanie rabatów.

Zewnętrzne czynniki rynkowe

Zewnętrzne czynniki rynkowe i zawirowania w łańcuchach dostaw mogą prowadzić do powstania zapasów martwych, często w sposób trudny do przewidzenia i kontrolowania. Nagłe zmiany preferencji konsumentów, załamania gospodarcze lub wprowadzenie nowej technologii mogą sprawić, że składowane produkty staną się niesprzedawalne niemal z dnia na dzień.

Zakłócenia w łańcuchach dostaw, takie jak opóźnienia lub niedobory surowców, mogą również skutkować powstaniem zapasów martwych. Jeśli firma otrzyma wymagane materiały zbyt późno, aby załapać się na aktualne trendy popytowe, gotowe produkty mogą przegapić okres swojej hossy. Globalizacja i zwiększona konkurencja znacząco przyspieszyły cykle życia produktów, sprawiając, że dobre praktyki zarządzania magazynem są ważniejsze niż kiedykolwiek.

Przykłady przestarzałych zapasów

Identyfikacja martwych zapasów jest unikalnym procesem dla każdej firmy, ponieważ między poszczególnymi branżami i towarami występują diametralne różnice.

Oto kilka przykładów, jakie produkty mogą trafić do kategorii zapasów martwych:

• Produkty uszkodzone lub wadliwe – podczas kontroli jakości producent elektroniki odkrywa, że ​​wiele gotowych urządzeń ma wadliwe płyty główne, których nie można naprawić ani wymienić. Urządzenia te nie mogą być sprzedawane po ich zaprojektowanej cenie, ale mogą być sprzedawane hurtowo do firmy zajmującej się recyklingiem elektroniki. Firma odpisuje urządzenia jako złom.
• Zapomniane i przeterminowane zapasy – firma farmaceutyczna przechowuje dużą ilość szczepionek w swoim magazynie. Z powodu złych praktyk zarządzania zapasami, zapasy są zapominane i pozostawiane w magazynie. Kiedy zapasy są ostatecznie sprawdzane pod koniec roku, okazuje się, że szczepionki przekroczyły datę ważności. Ponieważ przeterminowane produkty medyczne nie mogą być sprzedawane, cała partia musi zostać odpisana jako strata. Co więcej, firma musi wydać więcej na utylizację niebezpiecznych odpadów, co dodatkowo obciąża jej finanse.
• Nieudane prognozowanie popytu – sprzedawca detaliczny odzieży przewiduje, że konkretny styl zimowych płaszczy będzie bardzo popularny w nadchodzącym sezonie i zamawia ich dużą ilość. Jednak z powodu nieoczekiwanej wyprzedaży większego konkurenta i cieplejszej zimy, popyt na płaszcze okazał się znacznie niższy niż oczekiwano. Ponieważ płaszcze prawdopodobnie nie zostaną sprzedane w następnym sezonie ze względu na zmieniające się trendy w modzie, jedyną opcją sprzedawcy detalicznego jest dokonanie odpisu i sprzedaż produktów ze znaczną stratą, aby uniknąć całkowitej straty.

Zarządzanie zapasami martwymi

Zapasy martwe mogą być bardzo szkodliwe dla firmy. Wiążą kapitał, zajmują przestrzeń magazynową, kumulują koszty ogólne, zwiększają obciążenie administracyjne i powodują wiele innych negatywnych konsekwencji.

Najlepszą strategią radzenia sobie z martwymi zapasami jest zapobieganie ich pojawienia się. Jak wykrywać, zapobiegać i redukować ilość zapasów martwych?

• Przeprowadzaj regularne inwentaryzacje, zastosuj inwentaryzację ciągłą. Regularne inwentaryzacje pomagają dostrzec powstanie zapasów martwych, zanim staną się one większym problemem. Praktyki inwentaryzacji ciągłej pomagają wcześnie identyfikować wolno rotujące lub przeterminowane pozycje, dając czas na podjęcie środków zaradczych.
• Zwiększ dokładność prognozowania popytu. Dokładne prognozowanie popytu jest podstawą zapobiegania zapasom martwym. Istnieją różne taktyki zwiększania dokładności prognozowania, takie jak analiza historycznych danych sprzedaży, sezonowości i trendów rynkowych lub wykorzystanie zaawansowanych narzędzi prognostycznych. Regularne przeglądanie sytuacji rynkowej i odpowiednie dostosowywanie strategii zaopatrzenia również przyczyniają się do dokładniejszych prognoz.
• Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania zapasami. Zaawansowane systemy informatyczne są niezbędne do śledzenia zapasów, prognozowania popytu, identyfikowania wolno rotujących pozycji oraz usprawniania zakupów. Dostarczają potrzebnych danych w czasie rzeczywistym, co umożliwiają firmom podejmowanie świadomych decyzji, zmniejszając ryzyko nadmiernych stanów magazynowych.

Jak ograniczyć ilość lub pozbyć się zapasów martwych?

Bez względu na podjęte wysiłki, całkowite zapobieganie zapasom martwym jest niemal niemożliwe. Prognozy mogą być tylko do pewnego stopnia dokładne, niektóre towary mogą nagle wyjść z mody, nowe przepisy mogą sprawić, że dane produkty staną się bezużyteczne. Oto kilka przykładów, co można zrobić, gdy tak właśnie się stanie.

• Promocje i rabaty, wyprzedaże. Prowadzenie wyprzedaży lub oferowanie dużych rabatów może pomóc szybko pozbyć się newralgicznych zapasów. Promocje takie jak kup jeden, a drugi dostaniesz za darmo lub wyprzedaże błyskawiczne mogą przyciągnąć łowców okazji i pozbyć się nadmiaru zapasów. Sprzedając ze stratą, można znacznie złagodzić koszty, jakie często niosą ze sobą zapasy martwe.
• Łączenie wolno rotujących lub nadwyżkowych zapasów z bardziej popularnymi produktami w celu tworzenia zestawów o wartości dodanej. Ta strategia może sprawić, że mniej pożądane produkty staną się bardziej atrakcyjne dla kupujących poprzez łączenie ich z pożądanymi przedmiotami. Łączenie może być szczególnie skuteczne, gdy towary wzajemnie się uzupełniają.
• Darowizna. Jeśli jest oczywiste, że zapasów nie można spieniężyć, ale nadal nadają się do użytku, przekazanie takich zapasów organizacjom charytatywnym lub non-profit może być cenionym społecznie i wizerunkowo sposobem pozbycia się ich nadmiaru.
• Ponowne wykorzystanie lub recykling. Jeśli produkty lub ich komponenty mogą zostać ponownie wykorzystane lub poddane recyklingowi, może to być skuteczny sposób na odzyskanie części ich wartości. Przykładowo, wiele części z urządzeń elektronicznych może zostać ponownie wykorzystanych w nowych produktach, a materiały mogą zostać poddane recyklingowi w celu zmniejszenia ilości odpadów i wpływu na środowisko.

W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania zapasami może przeciwdziałać powstaniu zapasów martwych?

Oprogramowanie do zarządzanie zapasami to efektywne narzędzie dla zmniejszenie negatywnych konsekwencji wywołanych powstaniem zapasów martwych. Dzięki dostępności historycznych danych sprzedażowych i wskaźnikom rotacji towarów, systemy te pozwalają przedsiębiorstwom dokładniej przewidywać przyszły popyt.

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania magazynem oferuje również bogate funkcje raportowani. Pozwalają one podejmować przedsiębiorstwom  bardziej świadome decyzje dotyczące uzupełniania zapasów, utrzymywania ich optymalnych stanów czy tworzenia realistycznych harmonogramów produkcji.