Traceability – co to jest?
Traceability oznacza możliwość odtworzenia historii, zastosowania lub lokalizacji określonego obiektu. W logistyce może nim być produkt, partia, pojedyncza sztuka albo jednostka logistyczna. Do identyfikowalności potrzebne są dane dotyczące m.in. pochodzenia towaru, przyjęcia do magazynu, numeru partii lub numeru seryjnego, kolejnych lokalizacji i operacji, a następnie wydania i odbiorcy.
Sam numer partii nie wystarcza do zapewnienia traceability. Pełna identyfikowalność wymaga powiązania pomiędzy oznaczeniami i związanymi z nimi zdarzeniami.
W magazynie ewidencja i śledzenie ruchów magazynowych pozwalają powiązać bieżący stan zapasu z dokumentami dostaw i wydań. Jeżeli problem dotyczy określonej partii, zapis powinien pozwalać ustalić, jaka jej część pozostaje w magazynie, z którymi dostawami jest związana oraz jakie wcześniejsze wydania dotyczyły tej partii.
Rodzaje traceability
W kontekście procesów magazynowych można rozróżnić identyfikowalność wsteczną, wewnętrzną oraz w przód. Każdy z tych kierunków wykorzystuje dane dotyczące tego samego towaru, ale służy do odtworzenia innego fragmentu jego drogi.
Identyfikowalność wsteczna
Identyfikowalność wsteczna pozwala ustalić pochodzenie towaru. Z perspektywy magazynu podstawą są dane rejestrowane podczas przyjęcia, takie jak dostawca, data dostawy, ilość, numer partii, numer seryjny i termin ważności.
Jeżeli punktem wyjścia jest reklamowany produkt, historia powinna umożliwić powrót do jego przyjęcia i dostawcy.
Identyfikowalność wewnętrzna
Identyfikowalność wewnętrzna obejmuje ruch i obsługę towaru wewnątrz magazynu. Dotyczy m.in. przyjęcia, składowania, zmian lokalizacji, przepakowania, kompletacji, wydania i zwrotu.
WMS rejestruje kolejne ruchy towaru oraz jego powiązanie z lokalizacjami i jednostkami logistycznymi. Zapis może obejmować także datę i czas operacji.
Identyfikowalność w przód
Identyfikowalność w przód pozwala ustalić, do których odbiorców trafiła określona partia lub pojedyncza sztuka produktu. Rejestry mogą obejmować odbiorcę, partię, datę wysyłki oraz magazyn, z którego zrealizowano wydanie.
Jeżeli problem zostanie wykryty po częściowej dystrybucji, trzeba ustalić, jaka część partii pozostaje jeszcze w magazynie, a jaka została już wydana. Taki zapis pozwala określić zakres wcześniejszych wydań związanych z zakwestionowaną partią.
Traceability w magazynie – jak działa od przyjęcia do wydania?
Traceability w magazynie opiera się na danych rejestrowanych podczas kolejnych operacji związanych z fizycznym przepływem towarów. Potrzebne są przede wszystkim informacje, które pozwalają powiązać towar z przyjęciem, lokalizacją, wykonywanymi operacjami oraz późniejszym wydaniem.
Przyjęcie towaru
Podczas przyjęcia rejestrowane są dane identyfikujące towar, m.in. indeks produktu, ilość, dostawca, numer partii, numer seryjny oraz termin ważności. Dzięki temu poszczególne partie tego samego artykułu mogą być później rozróżniane w magazynie.
Qguar WMS Pro obsługuje kody kreskowe zgodne ze standardem GS1. W jednym kodzie zgodnym ze standardem GS1 mogą być zapisane m.in. dane dotyczące produktu, partii i terminu ważności.
Składowanie i przesunięcia
Po przyjęciu zapas zostaje przypisany do lokalizacji, a kolejne przesunięcia powinny być rejestrowane zgodnie z rzeczywistym ruchem towaru. WMS przechowuje informacje dotyczące lokalizacji magazynowych, partii oraz przemieszczania jednostek logistycznych.
Qguar WMS Pro obsługuje numery kontrolne miejsc magazynowych, które pozwalają zweryfikować, czy operator wykonuje zadanie w odpowiedniej lokalizacji. Przy przepakowaniu, podziale zapasu pomiędzy kilka nośników lub konsolidacji należy zachować powiązanie towaru z jego partią i wcześniejszymi zdarzeniami.
Kompletacja
Podczas kompletacji znaczenie ma partia lub pojedyncza sztuka rzeczywiście pobrana do realizowanego zamówienia. Jeżeli jeden indeks występuje w kilku partiach, potwierdzenie produktu, partii lub numeru seryjnego pozwala zachować informację o zapasie faktycznie wykorzystanym do wydania.
Qguar WMS Pro może wykorzystywać skanowanie kodów kreskowych produktów, lokalizacji i nośników do weryfikacji wykonywanych operacji magazynowych. Zarejestrowana kompletacja zachowuje powiązanie pomiędzy wydaniem a zapasem, który został do niego wykorzystany.
Wydanie
Przy wydaniu partia zostaje powiązana z konkretną wysyłką i odbiorcą. Historia może obejmować także datę wysyłki oraz magazyn, z którego zrealizowano zamówienie. Takie dane pozwalają później ustalić, do których odbiorców trafiła określona partia.
Zapis operacji magazynowych pozwala zachować historię ruchu partii pomiędzy przyjęciem i wydaniem. Jeżeli towar wraca do magazynu, zwrot staje się kolejnym zdarzeniem dotyczącym tego zapasu.
Numer partii, numer seryjny i SSCC – co identyfikujemy w traceability?
Poziom identyfikacji powinien odpowiadać wymaganiom procesu. Nie każdy produkt wymaga śledzenia pojedynczej sztuki. Numer partii identyfikuje grupę produktów. W magazynie pozwala prowadzić zapas według partii i obsługiwać terminy ważności. Powiązanie numeru partii z historią zapasu pozwala w razie problemu ograniczyć zakres blokady lub wycofania z obrotu do towarów należących do wskazanej partii. Taki poziom identyfikacji wystarcza, jeżeli nie ma potrzeby odtwarzania historii każdego egzemplarza oddzielnie.
Numer seryjny pozwala jednoznacznie zidentyfikować pojedynczą sztukę. Stosuje się go wtedy, gdy sposób obsługi produktu, jego wartość albo wymagania gwarancyjne uzasadniają identyfikację konkretnego egzemplarza.
Identyfikowana może być również jednostka logistyczna. Paleta, kontener lub opakowanie zbiorcze może mieć własny identyfikator niezależnie od partii znajdujących się na nim produktów. W standardzie GS1 taką rolę pełni SSCC. W magazynie mogą więc równocześnie funkcjonować identyfikatory produktu, partii, pojedynczej sztuki i jednostki logistycznej.
Automatyczna identyfikacja towarów – GS1, kody kreskowe i RFID
Automatyczna identyfikacja ułatwia pozyskiwanie danych podczas operacji magazynowych. Nie zastępuje jednak samego traceability. Kod lub znacznik pozwala rozpoznać obiekt, natomiast system musi jeszcze powiązać go z odpowiednim zdarzeniem.
W logistyce wykorzystywane są m.in. kody jednowymiarowe, kody dwuwymiarowe oraz RFID. Wybór sposobu identyfikacji powinien wynikać z rodzaju obiektu, organizacji procesu i sposobu odczytu danych.
GS1 – GTIN, GLN i SSCC
GTIN służy do identyfikacji jednostek handlowych, GLN do identyfikacji podmiotów i lokalizacji, natomiast SSCC pozwala oznaczyć jednostkę logistyczną. Przy większej szczegółowości dane identyfikujące produkt mogą zostać uzupełnione numerem partii, numerem seryjnym lub terminem ważności.
W jednym kodzie zgodnym ze standardem GS1 można zawrzeć kilka informacji dotyczących produktu, np. jego identyfikator, numer partii, termin ważności lub numer seryjny. Qguar WMS Pro obsługuje strukturę GS1 i Identyfikatory Zastosowań.
RFID
Technologia RFID wykorzystuje identyfikację radiową i może być stosowana m.in. przy obsłudze palet, pojemników, skrzyń oraz innych nośników logistycznych. Możliwe zastosowania obejmują odczyty przy przyjęciu i wydaniu oraz identyfikację opakowań i jednostek logistycznych.
Traceability a FIFO i FEFO
FIFO określa kolejność wydawania zapasu na podstawie momentu przyjęcia. FEFO kieruje w pierwszej kolejności do wydania towar, którego termin ważności upływa wcześniej. Traceability pozwala natomiast odtworzyć historię określonej partii.
System może wykorzystywać te same informacje w różnych celach. Termin ważności jest elementem danych dotyczących konkretnej partii, a jednocześnie może sterować wyborem zapasu przy kompletacji. Qguar WMS Pro rejestruje numery partii i terminy ważności oraz może wykorzystywać te dane przy realizacji FEFO.
Jak wdrożyć traceability w magazynie?
Wdrożenie należy rozpocząć od analizy obecnego przepływu towarów, sposobu rejestrowania danych oraz systemów, w których informacje są już zapisywane. Pozwala to ustalić, które powiązania istnieją, gdzie występują luki i jakie dane są rzeczywiście potrzebne.
Następnie trzeba określić, co przedsiębiorstwo chce być w stanie później odtworzyć. Zakres identyfikowalności powinien wynikać z ryzyka procesu, obowiązujących wymagań prawnych, wymagań odbiorców, umów oraz stosowanych standardów. Dopiero na tej podstawie można zdecydować, czy właściwym poziomem identyfikacji będzie partia, pojedyncza sztuka czy jednostka logistyczna.
Po określeniu zakresu identyfikowalności należy wskazać punkty, w których wymagane dane będą rejestrowane. Dopiero później należy dobrać technologię identyfikacji. Kod kreskowy, Data Matrix czy RFID powinny odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi operacji i wymaganiom dotyczącym identyfikowanego obiektu.
Znaczenie mają także realne warunki pracy operatorów. Proces rejestracji powinien być zaprojektowany tak, aby wymagane dane rzeczywiście powstawały podczas wykonywania operacji. Szczególnej kontroli wymagają miejsca, w których zmienia się sposób obsługi lub identyfikacji towaru, ponieważ właśnie tam najłatwiej utracić wcześniejsze powiązania.
Należy również określić zasady przechowywania danych zgodnie z właściwymi regulacjami, wymaganiami odbiorców i stosowanymi standardami.
Jak sprawdzić, czy traceability działa prawidłowo?
Po wdrożeniu traceability warto sprawdzić na konkretnej partii, czy można odtworzyć jej pełną historię. Punktem wyjścia może być zapas znajdujący się obecnie w magazynie. Trzeba ustalić dostawcę i przyjęcie tej partii, następnie sprawdzić jej zarejestrowane ruchy wewnątrz magazynu oraz bieżącą lokalizację, a na końcu wcześniejsze wydania i odbiorców.
Test powinien obejmować także przeciwny kierunek. Rozpoczynając od reklamowanego produktu albo konkretnego wydania, należy sprawdzić, czy można cofnąć się do wcześniejszych zdarzeń i ustalić źródło pochodzenia towaru. Jeżeli historii nie można odtworzyć, trzeba ustalić, których danych brakuje i na jakim etapie procesu nie zostały zarejestrowane.
Traceability – najczęściej zadawane pytania
Czy sam numer partii zapewnia traceability?
Nie. Numer partii pozwala zidentyfikować określoną grupę produktów, ale do odtworzenia historii potrzebne są również powiązania z przyjęciem, lokalizacjami, operacjami i wydaniami. Sam identyfikator bez tych relacji nie zapewnia identyfikowalności.
Czy każda sztuka produktu musi mieć numer seryjny?
Nie. Poziom identyfikacji powinien odpowiadać wymaganiom procesu. W wielu przypadkach wystarczające jest śledzenie partii, a numer seryjny stosuje się wtedy, gdy potrzebna jest historia konkretnego egzemplarza.
Czy RFID jest konieczne do traceability?
Nie. RFID jest jedną z metod automatycznej identyfikacji. Traceability może być realizowane również z wykorzystaniem kodów kreskowych i kodów dwuwymiarowych. Znaczenie ma nie sama technologia, lecz prawidłowe powiązanie identyfikatora z wykonywanymi operacjami.
