Zoptymalizowany proces przyjęcia towaru pozwala zredukować koszty operacyjne oraz wyeliminować ryzyko powstawania „wąskich gardeł”. Efektywność tej fazy rzutuje bezpośrednio na wydajność procesów wydania oraz dokładność danych o zapasach w całym systemie.
Jak przebiega przyjęcie towaru do magazynu?
Proces przyjęcia stanowi fundament dla operacji intralogistycznych i wymaga rygorystycznej synchronizacji danych z fizycznym przepływem ładunków. W cyklu tym wyróżnia się następujące etapy:
1. Faza planowania i awizacja dostaw
Działania przygotowawcze obejmują opracowanie niezbędnej dokumentacji, poinformowanie wszystkich zaangażowanych podmiotów o zamówieniu, ustalenie czasu dostarczenia oraz zaplanowanie harmonogramu przyjęcia. Zorganizowanie dobrej komunikacji pomiędzy przewoźnikami, dostawcami, dystrybutorami i magazynem zapewni płynny przebieg procesu. Najtrudniejsze jest zorganizowanie przyjęć dużej liczby dostaw, ponieważ wymaga to skoordynowania prac ekipy odpowiedzialnej za ten etap z czynnościami wykonywanymi wewnątrz magazynu.
W awizacji dostaw powinny zostać zapisane minimum takie informacje jak:
- data i godzina dostawy,
- numer bramy magazynowej (jeśli magazyn ma ich więcej niż jedną),
- niezbędne dane przewoźnika takie jak: imię i nazwisko, telefon, nazwa firmy spedycyjnej, typ transportu itp.,
- numer dokumentu,
- dodatkowy opis.
Oto podstawowe elementy, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania:
- Zasoby ludzkie – zaplanowanie zasobów ludzkich niezbędnych do rozładunku i kontroli jakości pozwala uniknąć nadmiernego obciążenia magazynu oraz zapewnia płynny przepływ materiałów. Odpowiednio przygotowana kadra operatorów potrafi skutecznie działać w przypadku nieplanowanych zdarzeń.
- Przygotowanie przestrzeni magazynowej – weryfikacja dostępności miejsc w strefie rozładunkowej oraz precyzyjne wyznaczenie obszarów składowania pozwala na zachowanie płynności procesów intralogistycznych.
- Infrastruktura techniczna i komunikacyjna – integracja terminali mobilnych i systemów skanujących z oprogramowaniem WMS zapewnia przepływ danych w czasie rzeczywistym między dostawcą, przewoźnikiem a personelem magazynowym.
2. Wyładunek towarów w dokach przeładunkowych
Rozładunek towarów odbywa się w dokach przeładunkowych wyposażonych w rampy oraz rękawy uszczelniające. Proces rozpoczyna się od weryfikacji dokumentacji transportowej oraz kontroli stanu ładunku. W zależności od parametrów dostawy oraz dostępnej infrastruktury obiektu, wykorzystuje się wózki widłowe, systemy przenośnikowe paletowe lub windy załadunkowe.
Dzięki sterownikowi podnoszącemu automatycznie podest, można szybko i precyzyjnie wypoziomować platformę, dostosowując ją do każdego samochodu dostawczego. Odpowiednia sprężystość sprawia, że rampa pozostaje stabilna nawet przy nierównomiernym obciążeniu. Pozwala to uniknąć konieczności korygowania ładunku, co skraca czas jego obsługi i podnosi poziom bezpieczeństwa.
3. Weryfikacja i kontrola jakości towarów
Po wyładowaniu towaru z ciężarówek powinien on przejść procedury kontrolne. Przede wszystkim wymagana jest weryfikacja list awizacyjnych z listami przewozowymi i stanem faktycznym dostaw (liczba dostarczonych produktów, ich charakterystyka itp.). Zaraz po wyładunku towarów należy porównać stan faktyczny z listami awizacyjnymi i listami przewozowymi. Na tym etapie należy sprawdzić liczbę i rodzaj dostarczonych produktów na magazyn.
Kolejny krok to kontrola stanu fizycznego ładunków w celu wykrycia ewentualnych uszkodzeń. Dotyczy to także jakości zabezpieczenia ładunku oraz jego oznaczenia. W przypadku wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości należy je udokumentować oraz skontaktować się z klientem w celu uzyskania od niego zgody na przyjęcie towaru. W dużych operacjach, przyjęcie towaru może obejmować dodatkowe kontrole, takie jak ważenie palet czy testy jakościowe dla towarów wrażliwych.
W zależności od rodzaju przyjmowanego towaru może być wymagane przeprowadzenie jego bardziej szczegółowej weryfikacji. Dotyczy to np.:
- przyjęcia surowców,
- przyjęcia produktów z łańcucha chłodniczego (żywność, farmaceutyki),
- przyjęcia towarów niebezpiecznych (ADR) – w tym przypadku obowiązkowe jest sprawdzenie zgodności otrzymanych produktów z regulacjami dotyczącymi ich obsługi.
Jeśli magazyn regularnie obsługuje ładunki, które będą wymagać dodatkowej kontroli, zaleca się przygotowanie odrębnej strefy na przeprowadzenie tych czynności. Zapobiegnie to ewentualnemu spowolnieniu obsługi ładunków, które mogą zostać skierowane do kolejnego etapu procesu przyjęcia towaru.
4. Etykietowanie, konsolidacja i magazynowanie
W trakcie przyjęcia towaru do magazynu należy się upewnić, że każdy ładunek zostanie odpowiednio oznaczony i zarejestrowany. Identyfikowalność składowanych produktów pozwala zapewnić odpowiedni przepływ towarów zgodnie z ich charakterystyką lub wymaganiami. System powinien umożliwić drukowanie spersonalizowanych etykiet, zarówno dla pojedynczych opakowań, jak i dla opakowań zbiorczych.
W obsługiwanym przez WMS standardzie GS1 można zapisać nie tylko datę ważności i numer seryjny, ale także oznaczenie partii produktowej, wagę towaru, wymiary czy datę produkcji. Towary niespaletyzowane muszą zostać skonsolidowane i zarejestrowane przed przyjęciem do strefy składowania.
W przypadku przyjęcia produktów nieawizowanych, firma powinna posiadać opracowany plan działania na sytuacje wyjątkowe, np. przyjęcie produktów, które nie występują w dostarczonej dokumentacji, lub pojawienie się niezapowiedzianych dostaw. Na tym etapie przyjęcia towarów do magazynu niezmiernie pomocne jest korzystanie z systemu zarządzania magazynem WMS, który pozwala śledzić ładunki na każdym etapie procesu magazynowania.
5. Faza rejestracji
Faza rejestracji jest związana z formalnym wprowadzeniem otrzymanych produktów do cyfrowego systemu magazynowego w celu precyzyjnego śledzenia i zarządzania zapasami. Dzięki temu można łatwo kontrolować dostępność zasobów, planować zamówienia oraz bezpośrednio reagować na wahania w popycie oraz zmiany potrzeb klientów. W przyjęciu towarów do magazynu i jego księgowaniu, wykorzystuje się dokumenty umożliwiające aktualizacje stanu bieżącego:
- PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) – dokument ten pozwala zarządzać stanami magazynowymi oraz jest sporządzany na podstawie faktury zakupu, WZ od dostawcy albo złożonego zamówienia.
- PW (Przyjęcie Wewnętrzne) – dotyczy przyjęcia towaru wytworzonego w procesie produkcji wewnątrz przedsiębiorstwa lub surowców od innej jednostki w ramach struktury jednej firmy.
- MM, WZ oraz RW – potrzebne są również takie dokumenty jak MM (przesunięcie międzymagazynowe), WZ (wydanie na zewnątrz) oraz RW (rozchód wewnętrzny).
Wewnętrzne przyjęcie towaru wymaga koordynacji z innymi działami firmy, aby zapewnić, że dostawa dotrze do odpowiednich sekcji magazynu lub bezpośrednio do produkcji. Zarejestrowanie przyjętych towarów w systemie WMS umożliwia ich śledzenie oraz zapewnia bieżącą kontrolę nad stanami magazynowymi.
Najczęstsze błędy podczas przyjęcia towaru i jak ich unikać?
Błędy wynikające z czynnika ludzkiego pojawiają się zwłaszcza wtedy, kiedy nie ma możliwości podwójnej weryfikacji zadań. Bez solidnej procedury, firmy narażają się na nadmiarowe koszty związane z błędami inwentaryzacyjnymi lub opóźnieniami w obrocie towarami.
Praca manualna i ewidencja w arkuszach Excel
Ręczne notowanie, a następnie przepisywanie danych do tabel w arkuszu Excel generuje błędy i sprawia, że zadeklarowany stan magazynu różni się od stanu rzeczywistego. Automatyzacja rejestracji dostaw z użyciem systemu WMS pozwala przywrócić kontrolę nad procesami i eliminuje pomyłki, których wykrycie na etapie kompletacji zamówienia jest kosztowne.
Brak strategii rozmieszczenia towarów
Przyjmowany towar jest odkładany w różne miejsca, bez żadnej przemyślanej strategii, przez co magazyn bardzo szybko się zapełnia. Taka dowolność utrudnia późniejszą identyfikację produktów i mocno ogranicza ilość dostępnego miejsca. Błędne liczenie i oznakowanie towarów prowadzi do rozbieżności w stanach magazynowych. Surowce, których nie można przez długi czas namierzyć w magazynie, ostatecznie przekraczają termin ważności i muszą zostać zutylizowane.
Rezygnacja z weryfikacji dostaw
Wiele firm rezygnuje z weryfikacji poprawności zamówienia w momencie odbioru, aby przyspieszyć przyjmowanie towaru na magazyn. Wystąpienie jakichkolwiek problemów będzie mieć wpływ na kolejny etapy obsługi ładunków w magazynie i ogólną wydajność zarządzania zapasami. W przypadku identyfikacji uszkodzonego towaru lub niezgodności w dostawach, konieczne jest uruchomienie procedur związanych ze zwrotami oraz reklamacjami.
Brak synchronizacji zadań
Brak sprawnej wymiany informacji pomiędzy wykonawcami poszczególnych czynności wprowadza chaos, pojawiają się nieplanowane przestoje, a towar może trafić na półki dopiero po kilku godzinach od wyładowania na rampie. Operator wózka może zabrać towar z rampy dopiero wtedy, gdy zakończy się weryfikacja dostawy.
Jak zoptymalizować przyjmowanie towarów?
Procedura przyjęcia towaru do magazynu powinna być standaryzowana, aby zapewnić powtarzalność i zgodność z normami jakościowymi. Typowy schemat zaczyna się od bramy dostawczej, przechodzi przez strefę weryfikacji, rejestracji i kończy na alokacji, z pętlami decyzyjnymi dla przypadków niezgodności.
Urządzenia i technologie wspomagające przyjęcie towarów
Nie ma opóźnienia pomiędzy przyjęciem towaru i aktualizacją stanów magazynowych. Terminale mobilne pozwalają na skanowanie i wprowadzanie danych bezpośrednio przy towarze, a skanery mobilne i czytniki RFID umożliwiają bezdotykowe identyfikowanie towarów. Kamery wizyjne i AI do inspekcji wizualnej wykrywają defekty bez ingerencji człowieka, co jest szczególnie przydatne dla towarów delikatnych.
Synchronizacja zadań personelu w czasie rzeczywistym
Wdrożenie systemu WMS eliminuje nieplanowane przestoje poprzez automatyczne przydzielanie zadań. Pozwala to zsynchronizować działania pracowników przyjmujących i rozwożących towar, dzięki czemu ładunek trafia na półki natychmiast po wyładowaniu na rampie, co podnosi wydajność całego obiektu.
Optymalizacja infrastruktury i układu magazynu
Hydrauliczna rampa rozładunkowa umożliwia szybkie i precyzyjne wypoziomowanie platformy, dostosowując ją do każdego samochodu dostawczego. Odpowiednia sprężystość sprawia, że rampa pozostaje stabilna nawet przy nierównomiernym obciążeniu. Pozwala to uniknąć konieczności korygowania ładunku, co skraca czas jego obsługi i podnosi poziom bezpieczeństwa. Śluza uszczelniająca chroni ludzi i towary przed niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi podczas rozładunku. Rozwiązanie to obniża ryzyko zniszczenia produktów i ponoszenia dodatkowych kosztów.
Układ logistyczny obiektu składowania oraz przyjęcie towaru to zagadnienia, które muszą zostać dokładnie przeanalizowane na wstępnych etapach projektowania magazynu. Na organizację składa się odpowiedni układ przestrzenny, jasno oznaczone strefy przyjęć i składowania oraz system oznakowania regałów i lokalizacji. Praktyczne zastosowanie schematu obejmuje symulacje, gdzie testuje się scenariusze awarii.
Optymalizacja struktury wymaga analizy procesowej pod kątem klasyfikacji towarów (analiza ABC). Wyznaczenie lokalizacji składowania na podstawie historycznej rotacji asortymentu pozwala przypisać artykuły z grupy „A” do najszybciej dostępnych miejsc, co skraca trasy kompletacji. Dodatkowo wykorzystanie gęstego składowania pozwala na maksymalizację współczynnika wykorzystania powierzchni obiektu.
Model cross-docking
Zaplanowanie tego procesu powinno być ściśle skoordynowane z funkcjonowaniem reszty łańcucha dostaw, co ma szczególne znaczenie w przypadku stosowania metody cross-docking. Zorganizowanie dobrej komunikacji pomiędzy przewoźnikami, dostawcami, dystrybutorami i magazynem zapewni płynny przebieg procesu oraz zmniejszy ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych sytuacji. Pozwoli to dostarczyć operatorom odpowiedzialnym za przyjęcie towaru wszystkich niezbędnych do pracy informacji jeszcze przed przyjazdem samochodów ciężarowych.
Bezpieczeństwo i higiena pracy (BHP) w magazynie
Dobre praktyki BHP zwiększają efektywność operacyjną poprzez eliminację zagrożeń i minimalizację ryzyka wypadków. Poniższe zasady rzutują na stabilność procesów:
- Szkolenia stanowiskowe – przeprowadzanie instruktarzy dotyczących specyfiki pracy w danych obszarach magazynu ogranicza występowanie niebezpiecznych zdarzeń.
- Wyposażenie ochronne (ŚOI) – stosowanie certyfikowanych środków ochrony indywidualnej, dobranych do specyfiki operacji i zagrożeń w danej strefie magazynu, minimalizuje ryzyko urazów personelu.
- Standardy oznakowania i procedury awaryjne – wyraźne oznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz znajomość procedur postępowania w sytuacjach awaryjnych zapewnia bezpieczeństwo personelu.
- Ocena ryzyka zawodowego – identyfikacja zagrożeń w środowisku pracy pozwala na wprowadzenie odpowiednich środków zaradczych lub ochronnych.
Rola systemu Qguar WMS w automatyzacji przyjmowania towarów
Qguar WMS Pro digitalizuje procesy magazynowe, co pozwala na kontrolę i koordynację przepływu towarów w czasie rzeczywistym. Można dokładnie określić, które towary zostały przyjęte, co zapewnia kontrolę nad stanami zapasów. Oprogramowanie umożliwia szybkie przeszukiwanie bazy danych, co pozwala na wykrywanie błędów oraz zminimalizowanie ryzyka powstawania opóźnień i kosztów.
Zarządzanie awizacją i placem
Moduł Qguar DS (Dock Scheduling) odpowiada za planowanie okien czasowych i harmonogramu podstawień pod rampy. Integracja z Qguar YMS (Yard Management System) pozwala na kontrolę ruchu pojazdów na terenie zakładu i synchronizację ich wjazdu z gotowością magazynu do pracy.
Przydział lokalizacji docelowej
System wyznacza miejsce składowania dla każdego artykułu, analizując parametry fizyczne towaru oraz historię rotacji. Wyznaczanie lokalizacji zajmuje ułamek sekundy, bo w systemie WMS są odwzorowane wszystkie dostępne miejsca oraz poziom ich aktualnej dostępności. Podczas przyjmowania towaru w łatwy sposób można przypisać produkt do lokalizacji docelowej.
Prowadzenie pracownika krok po kroku
Technologia mobilna umożliwia pracę na urządzeniach przenośnych, zapewniając bezpieczeństwo danych, łatwiejsze aktualizacje oraz możliwość elastycznego skalowania operacji wraz ze wzrostem wolumenu towarów. Qguar WMS dostępny jest na dwóch grupach urządzeń: operatorzy dysponują ekranami stacjonarnymi, a pracownicy magazynowi korzystają z urządzeń bezprzewodowych. Operator otrzymuje polecenie: jaki produkt przyjąć, jakie dane zweryfikować i gdzie odłożyć ładunek. Aby przyjąć towar, wystarczy zeskanować kod produktu i kod miejsca, a następnie zatwierdzić operację na ekranie czytnika.
Współpraca z automatyką (WCS/MFC)
System Qguar WCS/MFC steruje m.in. ruchem układnic, przenośników paletowych oraz robotów AMR/AGV. System MFC przetwarza polecenia z WMS na sygnały sterujące urządzeniami, komunikując się ze sterownikami PLC.
Podsumowanie
Prawidłowy przebieg procesu przyjęcia towaru pozwala zminimalizować ryzyko opóźnień, a automatyzacja tych czynności stanowi narzędzie do skalowania operacji. System Qguar WMS Pro zapewnia traceability, czyli możliwość śledzenia partii od momentu przyjęcia na magazyn. Umożliwia to uzyskanie spójności pomiędzy ewidencją a stanem rzeczywistym, co jest istotne w przypadku wad produktów i działań zapobiegawczych.
Inwestując czas w proces przyjęcia, zyskujemy oszczędność podczas wydawania produktów, ponieważ towar rejestrowany płynnie, paleta po palecie, jest szybciej dostępny do sprzedaży. Zastąpienie procesów manualnych cyfrowym obiegiem informacji w systemie Qguar WMS Pro zapewnia stabilność oraz kontrolę nad zapasami.
