Nowe regulacje UE a system WMS. Jak przygotować procesy magazynowe na zmiany w przepisach?

19 lipca i 12 sierpnia 2026 roku to dla branży logistycznej dwie daty, które zmieniają sposób funkcjonowania magazynów. Nowe unijne rozporządzenia wpłyną na sposób raportowania, logistykę oraz relacje z dostawcami na rynku europejskim. Magazyn staje się węzłem decyzyjnym łańcucha dostaw, gdzie bez systemu WMS nowe przepisy mogą doprowadzić do paraliżu procesów na hali.

Regulacje unijne w logistyce w 2026 roku – jaki jest harmonogram i terminy wdrożeń?

W lipcu 2026 roku planowane jest uruchomienie centralnego rejestru Cyfrowego Paszportu Produktu (DPP). Komitet ds. Zrównoważonego Biznesu Krajowej Izby Gospodarczej w stanowisku z maja 2026 roku postuluje model traktujący DPP jako infrastrukturę danych. Rejestr nie ma być narzędziem wyłącznie kontrolnym – ma działać jako środowisko wymiany danych krążących między systemami klasy ERP, systemami zarządzania informacjami o produktach (PIM), raportowaniem ESG a rejestrem unijnym.

ESPR (Ecodesign for Sustainable Products Regulation) – 19 lipca 2026 r.

Dla dużych przedsiębiorstw, liczących powyżej 250 pracowników lub generujących roczny obrót przekraczający 50 milionów euro, rozporządzenie wprowadza zakaz niszczenia niesprzedanej odzieży, akcesoriów i obuwia. Średnie firmy, zatrudniające od 50 do 249 pracowników, regulacje te obejmą z czteroletnim opóźnieniem – od 19 lipca 2030 roku. Dozwolone ścieżki postępowania z niesprzedanym towarem obejmują darowiznę, odsprzedaż, recykling oraz zgodną z przepisami, zarządzaną utylizację.

Przedsiębiorstwa objęte zakresem rozporządzenia muszą również raportować niesprzedane zapasy i wykazać sposób ich utylizacji, a w przypadku zastosowania dozwolonego zwolnienia z zakazu niszczenia – przechowywać uzasadnienie w dokumentacji.

Obowiązek ujawniania danych o zniszczonych produktach wpłynie bezpośrednio na cały rynek przez tzw. efekt kaskadowy – podmioty dostarczające towary markom objętym zakazem będą musiały udokumentować, że pomagają minimalizować nadprodukcję. Odpowiedzialność prawna spoczywa na podmiocie wprowadzającym produkt na rynek Unii Europejskiej, jednak żaden zleceniodawca nie wypełni swoich obowiązków, jeśli podwykonawca nie dostarczy mu danych w ustrukturyzowanym formacie.

PPWR (Packaging and Packaging Waste Regulation, UE 2025/40) – 12 sierpnia 2026 r.

Przepisy PPWR redefiniują zasady projektowania i wykorzystywania opakowań, wprowadzając limit pustej przestrzeni w przesyłce dla handlu internetowego na poziomie 50% oraz zakaz nadmiernego pakowania.

EUDR (European Union Deforestation Regulation) – koniec 2026 r. / połowa 2027 r.

Regulacja EUDR ma wejść w życie pod koniec 2026 roku dla dużych i średnich przedsiębiorstw, a dla małych i mikroprzedsiębiorstw w czerwcu 2027 roku. Zakresem EUDR objęte są m.in. bydło, drewno i kauczuk oraz produkty z nich pochodzące. W branży modowej wiele towarów zawiera skórę, materiały pochodzenia drzewnego, takie jak wiskoza lub kauczuk. Gotowe produkty zawierające te towary, takie jak ubrania czy buty, nie są obecnie objęte zakresem rozporządzenia, ale mogą zostać włączone w przyszłości.

Obowiązki raportowe – luty 2027 r.

Duże firmy będą publicznie raportować, ile produktów i z jakich przyczyn wycofały z obrotu.

Paszport baterii – 18 lutego 2027 r.

Paszport baterii stanie się obowiązkowy dla wybranych kategorii baterii przemysłowych i stosowanych w pojazdach elektrycznych. Zakres wymaganych informacji obejmuje skład chemiczny, ślad węglowy, udział materiałów pochodzących z recyklingu, parametry wydajności oraz dane dotyczące kondycji baterii w czasie użytkowania, co oznacza konieczność stworzenia cyfrowej historii produktu.

Cyfrowy Paszport Produktu (Digital Product Passport) – połowa 2028 r. / 2029 r.

Komisja Europejska zaplanowała przyjęcie aktu delegowanego dla odzieży na 2027 rok. Cyfrowy Paszport Produktu zacznie obowiązywać 18 miesięcy później – między połową 2028 a 2029 roku. Sektor małych i średnich przedsiębiorstw nie podlega wyłączeniu z tego obowiązku. Mikroprzedsiębiorstwa mogą wprawdzie liczyć na ulgi w samym akcie delegowanym, ale ogólnego zwolnienia firm ze względu na wielkość działalności rozporządzenie nie przewiduje.

Tym samym podwykonawcy i szwalnie muszą dostarczać dane w ustrukturyzowanym formacie cyfrowym. Odpowiedzialność prawna spoczywa na podmiocie wprowadzającym produkt na rynek, jednak żaden zleceniodawca nie wypełni swoich obowiązków, jeśli podwykonawca nie dostarczy mu wymaganych danych.

Obsługa logistyki zwrotnej a klasy jakościowe towarów w magazynie

Zwrot przestaje być kosztem do utylizacji, a staje się aktywem do odzyskania – rozporządzenie ESPR zakazuje niszczenia lub utylizacji niesprzedanej odzieży, akcesoriów i obuwia. ESPR wymaga, aby każdy zwrot był oceniony jakościowo i przypisany do jednej z 4 klas od A do D.

O tym, czy przepisy te mają zastosowanie, decyduje klasyfikacja taryfowa obejmująca towary sklasyfikowane w dziale 61 (odzież i dodatki odzieżowe z dzianin), dziale 62 (odzież i dodatki odzieżowe z tkanin) oraz dziale 64 (obuwie) – według nomenklatury scalonej (CN) Unii Europejskiej. Skład materiałowy decyduje o klasyfikacji w ramach tych działów, a w przypadku tkanin mieszanych włókno dominujące pod względem wagi może determinować pozycję taryfową.

Z tego powodu każdy napływający produkt musi zostać zidentyfikowany, oceniony pod kątem jakości i posortowany, co wymaga, aby system zarządzania magazynem obsługiwał odrębne ścieżki procesowe dla czterech klas jakościowych:

• Klasa A: Towar bez wad, który wraca do regałów sprzedażowych w celu ponownej sprzedaży podstawowej.
• Klasa B: Produkty kierowane do strefy outletowej lub do naprawy.
• Klasa C: Wyroby przeznaczone do odnowienia lub darowizny.
• Klasa D: Strumień przeznaczony do utylizacji za zgodą regulacyjną lub recyklingu.

Czyszczenie, drobna naprawa, wymiana metki oraz ponowne złożenie opakowania muszą być śledzone na poziomie sztuki w czasie rzeczywistym. Taki rejestr operacji stanowi wymóg raportowy, a zarazem warunek opłacalności, ponieważ firma musi widzieć, czy naprawa danej kategorii ma sens finansowy.

Cyfrowy Paszport Produktu (DPP) a zarządzanie opakowaniami

Cyfrowy Paszport Produktu (DPP) stanowi cyfrową tożsamość produktu, gromadzącą weryfikowalne dowody w ustrukturyzowanym systemie danych. Plan roboczy przyjęty przez Komisję Europejską umieszcza odzież w pierwszej grupie, obok stali, aluminium czy opon.

Pierwszą falą wymogów zostanie objęta typowa odzież użytkowa, taka jak t-shirty, swetry, spodnie czy bielizna, natomiast wyklucza się z niej obuwie, tekstylia z wbudowaną elektroniką, środki ochrony indywidualnej oraz wyroby medyczne, które wskazano jako odrębne grupy produktowe. Wspólny język danych dla całego rynku europejskiego wypracowywany jest w ramach projektów CIRPASS oraz CIRPASS-2, które określają zasady techniczne i wymianę danych w skali kontynentu.

Zapisy na poziomie jednostki asortymentowej (SKU) muszą obejmować kraj pochodzenia komponentów, specyfikacje fabryk oraz certyfikaty, w tym Deklaracje Środowiskowe Produktu EPD, GOTS i OEKO-TEX. Wymagany jest również ślad węglowy produktu (PCF) według normy ISO 14067, wskaźniki naprawialności oraz lista substancji potencjalnie wzbudzających obawy (SVHC) według rozporządzenia REACH.

Komisja Europejska sygnalizuje standard GS1 Digital Link w kodzie QR jako główny kierunek technologiczny, choć dostęp do systemu mogą zapewniać również inne nośniki cyfrowe, takie jak RFID, NFC czy DataMatrix. Rozwiązanie to pozwala zakodować unikalny numer GTIN w formacie URL, obsługując zróżnicowane poziomy dostępu do danych: publiczny dla konsumenta, rozszerzony dla organów nadzoru oraz techniczny dla podmiotów zajmujących się recyklingiem.

Równolegle system zarządzania magazynem musi wspierać realizację wymagań rozporządzenia PPWR, które wprowadza limit pustej przestrzeni w przesyłce dla handlu internetowego na poziomie 50% oraz zakaz nadmiernego pakowania. Wymogi dotyczące opakowań wielokrotnego użytku w handlu internetowym, z konkretnymi celami na 2030 rok, oznaczają, że każda przesyłka musi być uzasadniona projektowo. Wdrożenie tych mechanizmów eliminuje nadmierne pakowanie oraz tzw. „transport powietrza”, który podnosi koszty frachtu i emisję CO₂.

Strategia przygotowania zaplecza logistycznego

Przygotowanie procesów do nowych regulacji prawnych wymaga realizacji określonych kroków operacyjnych. Inwestycje należy rozpocząć od audytu gotowości procesowej i systemowej, odpowiadając na pytanie, czy obecne procesy obsługi zwrotów i pakowania pozwalają wykazać zgodność z przepisami. Wiele organizacji rozpoczyna te działania od analizy luk informacyjnych, czyli szczegółowej weryfikacji braków związanych z danymi, procesami wewnętrznymi i gotowością technologiczną.

Po stronie procesowej cztery elementy wymagają pilnego przeglądu:

• Strefa zwrotów: W większości magazynów stanowi ona dziś najmniej zorganizowaną przestrzeń – wydzielony kącik, w którym towar leży tygodniami w oczekiwaniu na decyzję. Po wejściu w życie przepisów obszar ten musi działać jak linia produkcyjna, obejmując przyjęcie, identyfikację źródła zamówienia, ocenę, podział jakościowy, decyzję oraz akcję. Każdy z tych etapów wymaga skanowania, nadania statusu i zapisu w logu systemowym.
• Dane podstawowe produktów: Obejmują one wymiary, wagę, skład materiałowy oraz kompatybilność z opakowaniami zbiorczymi. Jeśli te parametry są niespójne lub niekompletne, ani algorytmy pakowania, ani Cyfrowy Paszport Produktu nie zadziałają. Uporządkowanie tych informacji to zwykle największa i najbardziej żmudna część projektu wdrożeniowego. Aktualizacja tych danych stanowi warunek konieczny, ponieważ bez tego żadna automatyzacja nie zostanie uruchomiona.
• Stanowisko pakowania: Drukowanie etykiet, pomiar przesyłki, sugerowanie odpowiedniego kartonu oraz weryfikacja limitu pustej przestrzeni muszą działać w ergonomicznym przebiegu pracy. Wszystkie te operacje należy realizować bez spowalniania kompletacji zamówień.
• Integracja z partnerami zewnętrznymi: Dotyczy to sprawnej wymiany danych z operatorami KEP, platformami zwrotowymi, organizacjami odzysku oraz audytorami ESG.

Kolejnym etapem jest weryfikacja, które moduły wspierają podział towarów, dobór kartonów, obsługę paszportów produktowych oraz zarządzanie opakowaniami zwrotnymi, a które wymagają konfiguracji lub rozbudowy. Następnie należy przeprowadzić pilotaż w jednym magazynie lub dla jednej kategorii produktowej o największym wolumenie zwrotów, a dopiero po nim następuje pełne wdrożenie rozwiązań.

Równolegle należy przeanalizować zestaw stosowanych opakowań, sprawdzając stopień zróżnicowania kartonów pod kątem spełnienia limitu pustej przestrzeni oraz rozważyć wprowadzenie rozwiązań półautomatycznych tworzących kartony na miarę. Ważnym zadaniem staje się także dokładne mapowanie łańcucha dostaw poza bezpośrednich dostawców, w tym dostawców materiałów (tkalnie, farbiarnie) oraz surowców (przędzalnie, producenci włókien).

Rozszerzona Odpowiedzialność Producenta (ROP) i paszport produktowy – rzeczywistość rynkowa

Badania ilościowe przeprowadzone wśród producentów tekstyliów – opublikowane w oficjalnym raporcie rynkowym ROP oraz paszportom produktowym w ramach projektu ReDress – pokazują, że świadomość nadchodzących zmian jest szeroka, ale poziom przygotowania technicznego pozostaje nierówny. Choć ponad 70% firm pozytywnie ocenia kierunek unijnych regulacji, to zdecydowana większość przedsiębiorstw dostrzega poważne bariery w codziennej działalności.

Wdrożenie pełnych procedur wymaga czasu, a niemal wszystkie badane przedsiębiorstwa realizują już pierwsze rzeczywiste działania w obszarze przygotowania danych, koncentrując się na śledzeniu łańcucha dostaw oraz jakości informacji. Dowodzi to, że paszport produktowy przestał być wyłącznie odległą teorią prawną.

Do największych przeszkód technicznych i organizacyjnych należą:

• Ograniczone kompetencje i brak specjalistycznej wiedzy wewnątrz firmy.
• Niewielka liczba zewnętrznych partnerów do sortowania i recyklingu.
• Wysokie koszty dostosowania fizycznych procesów i stanowisk pracy.
• Brak gotowej legislacji krajowej i niepewność prawna.

W obszarze gospodarki odpadami ponad 40% firm przekazuje obecnie odpady podmiotom zewnętrznym bez wiedzy o ich dalszym losie. Jednocześnie własny wewnętrzny system zbiórki i segregacji wdrożył co trzeci producent, zasady ekoprojektowania stosuje podobny odsetek przedsiębiorstw, a system odbioru wyrobów po sprzedaży (zwrotów konsumenckich) posiada co czwarty podmiot (są to głównie największe organizacje).

Architektura systemu Qguar WMS w obliczu regulacji prawnych

System Qguar WMS Pro obsługuje wszystkie kluczowe wymogi regulacyjne:

• Obsługa zwrotów oraz usługi wartości dodanej (VAS): System umożliwia kontrolę ilościową i jakościową oraz parametryzację ścieżek obsługi zwrotów. W ramach obsługi e-commerce i logistyki zwrotnej wspiera procesy przepakowywania, etykietowania (w tym aktualizację danych DPP), drobnego montażu oraz przygotowania towarów do ponownego wprowadzenia do obrotu.
• Obsługa Cyfrowego Paszportu Produktu (DPP): System współpracuje z technologiami automatycznej identyfikacji (kody QR, RFID) zgodnymi ze standardami GS1, umożliwiając rejestrację operacji na każdym etapie oraz integrację z systemami ERP, TMS, YMS oraz produkcją (MES/APS).
• Dobór opakowań (Smart Packaging AI): System oblicza optymalne opakowanie na podstawie gabarytów i wagi towaru, co umożliwia spełnienie wymogów rozporządzenia PPWR dotyczących limitu pustej przestrzeni.
• Obsługa opakowań wielokrotnego użytku (Qguar RPS): Moduł służy do ewidencji i bilansu opakowań oraz nośników zwrotnych w obrocie z kontrahentami podczas operacji przyjęć, składowania i wydań.
• Integracja z operatorami kurierskimi (Qguar Link4Ship): Rozwiązanie zapewnia bezpośrednią komunikację online z systemami kurierskimi oraz automatyzację generowania etykiet na stanowiskach pakowania.
• Wsparcie w zakresie przepisów EUDR: System umożliwia obsługę procesów związanych z ewidencją numeru DDS (Due Diligence Statement) dla przyjmowanych na magazyn nośników.

Podsumowanie

Wdrożenie rozporządzeń ESPR i PPWR wymusza na przedsiębiorstwach dostosowanie zaplecza technologicznego do nowych standardów operacyjnych. Wyzwania w obszarze logistyki zwrotnej, optymalizacji pakowania oraz cyfrowej identyfikacji produktów stają się impulsem do weryfikacji procesów magazynowych pod kątem ich wydajności i transparentności.

System Qguar WMS Pro wspiera tę adaptację, integrując nowe wymogi regulacyjne z codzienną praktyką operacyjną. W obecnym otoczeniu prawnym, zaawansowane oprogramowanie klasy WMS stanowi fundament operacyjny, który pozwala na spójne zarządzanie procesami zgodnie z obowiązującymi standardami.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Ile pustej przestrzeni dopuszcza rozporządzenie PPWR w paczkach dla handlu internetowego?

Rozporządzenie PPWR ustala limit pustej przestrzeni w paczce na poziomie 50%. Karton musi odpowiadać objętości zamówienia. Wymaga to stosowania algorytmów doboru kartonów w systemie WMS, które już na etapie planowania zbiórki sugerują operatorowi konkretny rozmiar opakowania dopasowany do objętości zamówienia.

Czym jest Cyfrowy Paszport Produktu (DPP) i jak wpływa na procesy magazynowe?

Cyfrowy Paszport Produktu to unijny identyfikator przypisany do pojedynczej sztuki towaru, gromadzący informacje o składzie, pochodzeniu, historii napraw oraz instrukcjach recyklingu. System WMS musi obsługiwać odczyt i weryfikację kodów QR oraz znaczników RFID powiązanych z DPP, aktualizować status produktu w rejestrze unijnym i dokumentować każdą operację magazynową: przyjęcie, naprawę czy wysyłkę.

Od jakich kroków należy zacząć przygotowanie zaplecza logistycznego do nowych przepisów unijnych?

Przygotowania należy rozpocząć od audytu gotowości procesowej, oceniającego czy obecne procedury obsługi zwrotów i pakowania pozwalają wykazać zgodność z przepisami. Kolejnym etapem jest uzupełnienie danych podstawowych produktów, takich jak wymiary, waga i skład materiałowy, poprzez wykonanie analizy luk informacyjnych. Następnie konieczna jest rozmowa z dostawcą systemu WMS o dostępności odpowiednich modułów oraz uruchomienie pilotażu w jednym obiekcie, w którym wolumen zwrotów jest największy, przed pełnym wdrożeniem rozwiązań.

Które branże odczują zmiany przepisów unijnych w pierwszej kolejności?

Nowe obowiązki obejmują grupy produktów uznane za priorytetowe. W pierwszej fali regulacji najmocniej zmieni się sytuacja w branży odzieżowej, tekstylnej i obuwniczej, dla której wprowadzono zakaz niszczenia niesprzedanych towarów oraz wymóg wdrożenia Cyfrowego Paszportu Produktu dla odzieży użytkowej. Zmiany dotykają również całego sektora e-commerce ze względu na restrykcyjne limity pustej przestrzeni w paczkach. Kolejnymi obszarami na liście unijnych wymogów są producenci elektroniki, mebli, baterii, wyrobów budowlanych oraz podmioty handlujące surowcami podlegającymi pod przepisy EUDR.