Logistyka ostatniej mili – wyzwania i optymalizacja procesów z systemami WMS i TMS

Ostatnia mila to pojęcie oznaczające końcowy etap łańcucha dostaw, który polega na dostarczeniu zamówienia z magazynu lub centrum dystrybucyjnego do odbiorcy końcowego – klienta, sklepu lub punktu odbioru. Koszty ostatniej mili wynikają z konieczności realizacji wielu dostaw na krótkich dystansach, gdzie przesyłki rzadko są konsolidowane i wysyłane w sposób zoptymalizowany. Opóźnienia, brak informacji lub nieudana próba doręczenia potrafią przekreślić pozytywne wrażenie, nawet jeśli sam produkt spełnia oczekiwania.

Ostatnia mila w logistyce – różnice pomiędzy B2B i B2C

Zarządzanie logistyką ostatniej mili różni się w zależności od charakterystyki łańcucha dostaw i modelu biznesowego:

• Łańcuch dostaw B2B: ostatnia mila jest rozumiana jako transport gotowych produktów do punktu sprzedaży.
• Łańcuch dostaw B2C: obejmuje bardziej złożone procesy, związane z dostarczaniem produktów do klientów indywidualnych, np. do wskazanego przez nich punktu odbioru.

Gwarancja dostarczenia przesyłki w pożądanym czasie zwiększa zaufanie do marki i buduje pozytywne doświadczenie zakupowe, lojalność i przywiązanie. Przedsiębiorstwo powinno umożliwiać klientom personalizację formy, miejsca oraz sposobu odbioru przesyłki. Alternatywne metody odbioru towaru zwiększają efektywność ostatniej mili, ponieważ pozwalają łączyć dostawy indywidualne z regularnymi transportami do punktów stacjonarnych.

Odpowiedzią firm i operatorów logistycznych na problem zbyt dużych odległości jest tworzenie lokalnych miejskich centrów konsolidacji i dostaw. To do nich dostarczane są większe partie ładunków, które następnie są konsolidowane i wysyłane do klientów końcowych, stanowiąc początek etapu ostatniej mili.

Wyzwania ostatniej mili

Logistyka ostatniej mili pociąga za sobą wiele wyzwań, do których należą m.in.:

• Obsługa dużej liczby zamówień.
• Utrudnienia w dostawach w centrach miast.
• Jedna paczka często oznacza jeden przystanek, co znacząco obniża efektywność operacyjną.
• Większa liczba odbiorców zamówień.
• Sezonowość popytu, intensyfikacja w okresie świąt.
• Większa liczba dostaw priorytetowych i towarów o różnorodnej charakterystyce.
• Powolna obsługa logistyki zwrotnej.
• Konieczność redukcji emisji i dostosowywania floty do wymogów ekologicznych.

System WMS w realiach logistyki ostatniej mili

Skrócenie czasu realizacji operacji magazynowych istotnie przekłada się na sprawność logistyki ostatniej mili. Informatyczny system zarządzania magazynem WMS pozwala zautomatyzować i skrócić czas realizacji takich operacji jak: przyjęcie towaru, wybór miejsca składowania, kontrola stanu magazynowego, inwentaryzacja, kompletacja, obsługa zwrotów towaru.

Jako nowoczesny system magazynowy, Qguar WMS Pro pozwala na pełną kontrolę i koordynację przepływu towarów w czasie rzeczywistym, zwiększając wydajność pracy oraz ograniczając koszty operacyjne. Oprogramowanie zostało zaprojektowane, aby sprostać wyzwaniom, takim jak obsługa dużej liczby drobnych zamówień, zarządzanie sezonowymi pikami sprzedażowymi oraz sprawna realizacja zwrotów.

Qguar WMS przyspiesza proces kompletacji, wskazując pracownikom dokładną lokalizację poszukiwanego asortymentu i najkrótszą trasę zbiórki. Dzięki automatyzacji cała operacja przebiega szybciej, a błędy wynikające z czynnika ludzkiego zostają niemal całkowicie wyeliminowane. Oprogramowanie odciąża pracowników z konieczności zapamiętywania topografii magazynu, co wpływa na czas wdrożenia nowych osób. Solidne wsparcie zapewniają tu intuicyjne panele weryfikacyjne wyświetlające czytelne zdjęcia artykułów, co pozwala na dokładną kontrolę wysyłek przed załadunkiem.

Szczególną rolę system odgrywa w obsłudze e-commerce, gdzie ostatnia mila B2C wymusza radzenie sobie z ogromnym rozdrobnieniem zleceń. Qguar WMS Pro zarządza tymi procesami, wspierając kompletację drobnicową, w której pojedyncze produkty wymagają zebrania, zapakowania, zafoliowania oraz finalnego etykietowania. Oprogramowanie zapewnia bezpośrednią obsługę stacji pakujących, automatyzując realizację usług wartości dodanej (VAS) i generowanie dokumentów transportowych, co przy dużej skali operacji znacząco przyspiesza wyjście towaru z magazynu.

Dzięki sprawnej integracji z systemami firm kurierskich można automatycznie generować niezbędne dokumenty transportowe, a klienci są informowani o każdej zmianie statusu przesyłki za pomocą automatycznych powiadomień. Oprogramowanie rejestruje w czasie rzeczywistym dane o wszystkich operacjach, które zostały zrealizowane na magazynie. Dzięki temu kadra kierownicza zyskuje dostęp do bieżących informacji o wydajności pracy na hali i wie też, jakie obszary usprawnić.

Integracja z automatyką magazynową jeszcze bardziej przyspiesza pracę operatorów logistycznych. WCS/MFC to część pakietu systemów Qguar, która jest ogniwem łączącym system zarządzania magazynem (WMS) z fizycznymi urządzeniami automatyki. Spójna w całym pakiecie Qguar technologia wymiany informacji, znacząco redukuje opóźnienia komunikacyjne i gwarantuje precyzyjne sterowanie przepływem materiałów. Oprogramowanie synchronizuje pracę wielu urządzeń jednocześnie (np. układnic, sorterów, systemów miniload oraz wózków autonomicznych), gwarantując ich bezkolizyjne współdziałanie w czasie rzeczywistym.

Zarządzanie dostawami w systemie Qguar TMS

Efektywna realizacja dostaw w sieciach dystrybucji B2B wymaga zaawansowanego wsparcia w zakresie planowania, monitorowania i rozliczania procesów transportowych. System Qguar TMS pełni funkcję centrum zarządzania wysyłkami, pozwalając na konsolidację zleceń, co jest kluczowe w modelu e-commerce. System posiada algorytm planowania tras, który w połączeniu z mapą cyfrową pozwala automatycznie zaplanować przebieg transportu, uwzględniając przy tym indywidualne parametry zleceń oraz ograniczenia czasowe.

Qguar TMS obsługuje zarówno model przewożenia towarów bezpośrednio do klienta, jak i z wykorzystaniem stacji przeładunkowych (hubów). W systemie punkty te odpowiedzialne są za odbiór przesyłek, ich tymczasowe przechowywanie oraz organizowanie kolejnych etapów przewozu. Dzięki ścisłemu powiązaniu z systemem WMS, moduł ten zapewnia pełną identyfikowalność partii towarów w całym łańcuchu dystrybucyjnym.

W obszarze ostatniej mili istotne jest również zarządzanie zdarzeniami na trasie. Kierowcy, korzystając z urządzenia mobilnego z aplikacją Qguar TMS Mobile, mogą przesyłać informacje o przebiegu realizowanej trasy w czasie rzeczywistym. System rejestruje dostawy i rozładunki, a także umożliwia zdalne przesyłanie potwierdzeń dostarczenia przesyłki. Dane te pozwalają kadrze zarządzającej na bieżąco monitorować opóźnienia, czas pracy kierowców oraz realną rentowność zleceń.

Integracja i współpraca systemów WMS i TMS

Współpraca systemów WMS i TMS polega na zintegrowanej wymianie danych między magazynem a transportem, co pozwala na optymalizację całego łańcucha dostaw. Zamiast oddzielnych systemów pracujących niezależnie, ich połączenie tworzy zintegrowany ekosystem, w którym informacje są płynnie wymieniane.

W praktyce ten przepływ informacji przebiega następująco:

• Operacje w WMS: System WMS zarządza procesami wewnątrz magazynu, takimi jak przyjmowanie towarów, składowanie, kompletacja i przygotowanie do wysyłki.
• Przekazanie danych do TMS: Gdy zamówienie jest skompletowane i gotowe do wyjścia, WMS przekazuje te informacje do systemu TMS. WMS wysyła do TMS dane o przygotowanych wysyłkach, m.in. takie jak ich ilość, jednostki, waga, wymiary i adres docelowy.
• Działanie TMS: System TMS otrzymuje od WMS informacje o gotowych do wysyłki jednostkach. Wykorzystuje te dane do planowania optymalnych tras transportowych, wyboru najlepszych przewoźników i zarządzania flotą.

W przypadku systemu Qguar TMS siłą współpracy jest jego ścisłe powiązanie z systemem Qguar WMS. W praktyce zlecenie wysyłki z systemu WMS jest bezpośrednio powiązane ze zleceniem spedycyjnym obsługiwanym w TMS, co umożliwia wymianę kluczowych informacji, takich jak numer trasy, dane środka transportu i kierowcy. Integracja Qguar TMS z systemem Qguar WMS pozwala na realizację dwóch podstawowych trybów współpracy:

• Tryb nadrzędności TMS polega na tym, że proces przygotowywania towarów w magazynie nie jest inicjowany, dopóki pracownicy działu transportu nie przydzielą ładunków zlecenia do ustalonej trasy. Dopiero zaplanowanie trasy i wysłanie komunikatu z TMS do WMS rozpoczyna proces przygotowywania ładunków w magazynie, ze wskazaniem wymaganej gotowości do załadunku na określoną godzinę.
• Tryb równoczesności realizacji procesów w WMS i TMS polega na tym, że procesy planowania transportu i przygotowywania towarów w magazynie rozpoczynają się niezależnie. Systemy informują się jednak wzajemnie o statusach ich realizacji, a przydzielenie zlecenia do trasy w TMS powoduje wysłanie komunikatu do WMS, co może skutkować np. zmianą priorytetu prac w magazynie.

Warto zaznaczyć, że w nowoczesnej logistyce (np. w modelu omnichannel czy e-commerce), współpraca WMS i TMS jest rdzeniem jeszcze szerszej integracji.

Aby zapewnić pełną płynność i uniknąć „wąskich gardeł” przy bramach i dokach, systemy Qguar są gotowe do wymiany danych także z nadrzędnymi systemami klasy ERP, systemami zarządzania podwórzem (YMS), systemami awizacji okien czasowych (DS).

Korzyści ze współpracy WMS i TMS

Integracja WMS i TMS jest kluczowa dla firm, które chcą zoptymalizować swoje procesy logistyczne. Połączenie systemów, umożliwiające sprawowanie kontroli nad procesami zarządzania magazynem i transportem, zapewnia ciągłość całego łańcucha dostaw. Taka sprawna wymiana danych i automatyzacja procesów przekłada się bezpośrednio na:

• Mierzalną redukcję kosztów i optymalizację zasobów: Integracja pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów i wymierne oszczędności. System WMS przekazuje do TMS precyzyjne dane o rodzaju, jednostkach, wadze i wymiarach gotowych przesyłek, co pozwala modułowi TMS na optymalizację tras i maksymalne wykorzystanie przestrzeni ładunkowej, minimalizując w ten sposób koszty nieefektywnych, pustych przebiegów. Jednocześnie, informacja zwrotna z TMS o dokładnym czasie dostawy, pozwala systemowi WMS na utrzymywanie niższych, optymalnych stanów magazynowych i redukcję kosztów składowania. Zunifikowany model danych obu systemów pozwala również na precyzyjne i jednolite rozliczanie zaawansowanych usług magazynowych i transportowych.
• Wzrost wydajności i minimalizację błędów: Automatyczna komunikacja i synchronizacja danych między systemami zdecydowanie przyspiesza przetwarzanie zleceń i zmniejsza ryzyko pomyłek ludzkich. Pozwala to również na automatyzację kluczowych operacji, takich jak generowanie listów przewozowych i automatyczne przypisywanie przewoźników.
• Pełną widoczność i lepsze podejmowanie decyzji: Integracja zapewnia pełną przejrzystość procesów, od przyjęcia towaru aż po jego dostarczenie do odbiorcy w modelu B2B. Dane z połączonych systemów pozwalają na generowanie szczegółowych zestawień i wyciągnięcie wniosków do analizy predykcyjnej, co usprawnia planowanie pracy. Dostarcza to menedżerom danych w czasie rzeczywistym, pozwalając na szybką identyfikację „wąskich gardeł” oraz strategiczne ustalanie priorytetów dla realizacji zleceń.
• Efektywniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi: Połączenie systemów pozwala na monitorowanie wydajności pracowników, zarządzanie zadaniami w magazynie (WMS) oraz precyzyjne planowanie i rejestrowanie czasu pracy kierowców (TMS).
• Poprawę jakości obsługi klienta: Szybsza realizacja zamówień, terminowe dostawy oraz dokładniejsze informacje o statusie przesyłki przekładają się bezpośrednio na wyższą satysfakcję klientów.
• Uproszczenie architektury IT i zarządzania danymi: Ścisłe powiązanie systemów Qguar upraszcza zarządzanie danymi podstawowymi (takimi jak kontrahenci, adresy i artykuły), ułatwia budowę i utrzymanie interfejsu do nadrzędnego systemu ERP oraz pozwala na ujednolicone zarządzanie użytkownikami obu aplikacji.

Wskaźniki efektywności (KPI) ostatniej mili

Ocena wskaźników efektywności logistyki ostatniej mili pomaga odnaleźć obszary, które wymagają optymalizacji. Przydatne w tym celu są dane gromadzone przez systemy zarządzania transportem (TMS) oraz zarządzania magazynem (WMS). Do kluczowych wskaźników należą:

• Stopień wykorzystania środków transportu.
• Odsetek przesyłek zrealizowanych w terminie.
• Współczynnik zużycia paliwa.
• Długość planowanej trasy w stosunku do faktycznie przejechanych kilometrów.
• Liczba przystanków.
• Odsetek towarów uszkodzonych podczas transportu.
• Koszty dostawy (całkowite i w stosunku do wartości zamówienia).
• Liczba reklamacji klientów w stosunku do liczby zamówień.
• Czas kompletacji zamówienia.

Podsumowanie

Logistyka ostatniej mili to etap bezpośredniej interakcji z klientem, który często decyduje o jego satysfakcji i lojalności. Wysokie koszty operacyjne, konieczność dostarczania towaru w krótkim czasie oraz zmienność warunków sprawiają, że firmy muszą nieustannie dążyć do optymalizacji, czego fundamentem jest ścisła integracja danych. Systemy Qguar WMS Pro oraz Qguar TMS pozwalają na pełną kontrolę i automatyzację procesów – od precyzyjnej kompletacji na hali magazynowej, po zarządzanie trasami w czasie rzeczywistym.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak poprawić logistykę ostatniej mili w Twojej firmie z systemami Qguar – skontaktuj się z nami, a nasi eksperci pomogą usprawnić procesy logistyczne w Twoim przedsiębiorstwie.