Kontrola stanów magazynowych – co się kryje pod tym pojęciem?
Kontrola stanu magazynowego obejmuje organizowanie i nadzorowanie ładunków przyjmowanych oraz wydawanych w magazynie. Pozwala określić bieżącą dostępność poszczególnych pozycji asortymentowych oraz zachować kontrolę nad przepływem towarów między przyjęciem a wydaniem.
Każdy artykuł przeznaczony do składowania musi być umieszczony w lokalizacji wskazanej przez system, poprawnie policzony i zapisany w odpowiedniej jednostce – niezależnie od tego, czy jest to pojedyncza sztuka, opakowanie czy karton. Gdy wszystkie te elementy są zgodne, dane magazynowe odzwierciedlają rzeczywistość.
Kontrola zapasów polega na monitorowaniu ilości towarów znajdujących się na stanie magazynowym oraz zmian tego stanu. Aby sprawnie realizować bieżące zamówienia klientów, firma powinna utrzymywać zapas minimalny oraz określić punkt zamawiania, czyli bezpieczny poziom zapasu, którego nieosiągnięcie oznacza konieczność złożenia zamówienia w celu jego uzupełnienia. Takie podejście pozwala ograniczyć zarówno ryzyko niedoboru, jak i nadmiernego poziomu zapasów.
Prawidłowo prowadzona kontrola stanów magazynowych musi uwzględniać:
- zmienność zapotrzebowania,
- czas realizacji dostaw,
- profil firmy.
Kim jest kontroler stanów magazynowych?
Kontroler stanów magazynowych to osoba odpowiedzialna za monitorowanie przyjęć i wydań towarów oraz uzupełnianie zapasów w magazynie. Dba o to, aby wszystkie produkty potrzebne do przygotowania zamówień były dostępne w momencie kompletacji.
Dlaczego kontrola stanów w magazynie jest tak ważna?
Prawidłowa kontrola stanów magazynowych ogranicza ryzyko problemów z realizacją zamówień wynikających z niedoboru towaru. Brak zapasów w magazynie może powodować opóźnienia i prowadzić do reklamacji ze strony klientów.
Problemem jest również nadmierny poziom zapasów. Zwiększa on koszty magazynowania, a w przypadku części towarów także ryzyko przeterminowania lub pogorszenia jakości.
Dokładne informacje o dostępności artykułów ułatwiają:
- organizację uzupełniania zapasów,
- wykorzystanie zasobów magazynowych,
- przygotowywanie zamówień,
- reagowanie na zmiany zapotrzebowania.
Co wpływa na kontrolę stanów magazynowych?
Pracownik może źle odczytać etykietę, zapomnieć o skanowaniu lub wprowadzić nieprawidłową ilość. Błędy inwentaryzacyjne mogą prowadzić do braków, nadwyżek, pomyłek w kompletacji lub utraty kontroli nad towarem.
Każde ręczne wprowadzanie danych lub brak integracji zwiększa prawdopodobieństwo błędów. Dotyczy to w szczególności pracy z papierową dokumentacją, arkuszami kalkulacyjnymi oraz systemami, które nie aktualizują danych w czasie rzeczywistym.
Jak kontrolować stany magazynowe?
Kontrolę stanów magazynowych można prowadzić na 3 sposoby:
1. Na papierze (ręcznie)
Operatorzy wyposażeni w wykaz produktów sprawdzają pozycja po pozycji liczbę dostępnych artykułów w magazynie, a następnie odnotowują ją w dokumentach. Wadą tej metody jest ryzyko popełnienia błędów, dlatego sprawdza się ona przede wszystkim w małych firmach o niewielkich poziomach zapasów i niskiej rotacji.
2. Z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego
Za pomocą tego narzędzia można sporządzać listy artykułów zgromadzonych w magazynie. W odróżnieniu od kartki papieru arkusz może posiadać specjalne szablony do prowadzenia inwentaryzacji, umożliwiające bezpośrednie pozyskiwanie danych z czytników kodów kreskowych. Jednak praktycznie cały proces wprowadzania danych odbywa się ręcznie, dlatego również wiąże się z dość wysokim prawdopodobieństwem popełnienia błędów.
3. Za pomocą systemu WMS do zarządzania magazynem
System klasy WMS rejestruje przyjmowane towary i monitoruje historię wszystkich operacji. Dzięki temu przedsiębiorstwo zyskuje pełny wgląd w historię składowanych produktów.
System WMS może wspierać pracę magazynów:
- manualnych,
- półautomatycznych,
- w pełni automatycznych.
W magazynach manualnych zadania są realizowane przez operatorów, m.in. z wykorzystaniem terminali, natomiast w obiektach zautomatyzowanych system WMS może współpracować z systemami WCS/MFC, które łączą go z urządzeniami automatyki magazynowej.
Qguar WMS Pro kontroluje operacje zachodzące w magazynach oraz zarządza ich realizacją. Dla czynności wykonywanych w magazynie tworzone są zadania z konkretnym rodzajem pracy. Dzięki temu w systemie można na bieżąco kontrolować oraz raportować postęp prac.
Jak przebiega bieżąca kontrola stanów magazynowych z Qguar WMS?
System WMS obsługuje tzw. numery kontrolne, które pozwalają na dodatkową weryfikację poprawności operacji wykonanej przez magazyniera na danym miejscu magazynowym.
Qguar WMS Pro wymusza prowadzenie inwentaryzacji na bieżąco, wychwytując rozbieżności na stanie, np. w trakcie dokonywania zbiórki. Polecenie sprawdzenia takiego miejsca jest generowane przez system automatycznie i przesyłane drogą radiową.
Po zakończeniu inwentaryzacji Qguar WMS Pro generuje dokument różnic inwentaryzacyjnych, na którym zapisany jest faktyczny stan na plus lub minus oraz ewentualne zmiany statusu jakości.
Jak przygotować magazyn do inwentaryzacji?
Aby przygotować magazyn do inwentaryzacji, należy upewnić się, czy zakończono wszystkie operacje magazynowe rejestrowane w systemie. Kolejnym krokiem jest wydruk arkuszy spisowych i przekazanie ich odpowiedniemu zespołowi. Przy zliczaniu asortymentu w magazynie warto ustalić sposób oznaczania miejsc, które zostały już zinwentaryzowane.
Po zliczeniu towarów należy porównać wyniki z danymi w systemie, a następnie przeanalizować wszelkie rozbieżności.
Czym różni się inwentaryzacja fizyczna od księgowej?
Inwentaryzacja fizyczna polega na sprawdzeniu zgodności rodzaju i liczby przechowywanych w magazynie towarów z ich zapisem w systemie. Wykryte rozbieżności mogą wynikać m.in. z błędów popełnionych podczas kompletacji lub kradzieży.
Inwentaryzacja księgowa dotyczy wartości pieniężnej towaru. W celu przeprowadzenia prawidłowej inwentaryzacji księgowej należy zadbać o dokładność fizycznej kontroli stanu magazynowego. Brak informacji na temat produktów faktycznie zgromadzonych w magazynie uniemożliwia prawidłowe przypisanie wartości pieniężnej zapasom.
Jak RFID wspiera kontrolę zapasów?
Technologia RFID (Radio-Frequency Identification) pozwala na automatyczne identyfikowanie towarów oznaczonych tagami RFID zawierającymi dane identyfikacyjne, umożliwiając odczytywanie wielu tagów jednocześnie, nawet bez bezpośredniego kontaktu wzrokowego z etykietą. Dane o ruchach towarów mogą być zbierane w czasie rzeczywistym.
Jak często należy przeprowadzać kontrolę stanów magazynowych?
Częstotliwość inwentaryzacji zależy od kilku czynników, m.in. wielkości magazynu, liczby przechowywanych SKU oraz liczby operatorów. Inwentaryzacja może mieć charakter okresowy, częściowy lub ciągły.
Inwentaryzacja okresowa
Inwentaryzacja może być przeprowadzana okresowo, np. co miesiąc, kwartał, półrocze czy rok. Angażuje wówczas znaczną część personelu i może skutkować zakłóceniem pracy magazynu przez dłuższy okres.
Inwentaryzacja częściowa
Inwentaryzacja częściowa obejmuje wybrany fragment magazynu lub określoną grupę pozycji asortymentowych, a nie cały stan magazynowy. Może dotyczyć np. konkretnej strefy, lokalizacji albo artykułów wybranych na podstawie poziomu rotacji, np. z wykorzystaniem analizy ABC.
Inwentaryzacja ciągła
W ramach inwentaryzacji ciągłej stan magazynowy podlega aktualizacji w czasie rzeczywistym dzięki stałej rejestracji wszystkich przepływów – od przyjęć i wydań towaru po transport wewnątrz magazynu.
Qguar WMS Pro pozwala na prowadzenie inwentaryzacji ciągłej, która odbywa się na bieżąco podczas realizacji zadań i nie wymaga wstrzymywania procesów logistycznych.
System umożliwia również zaprogramowanie automatycznej inwentaryzacji cyklicznej, zlecanej operatorom po spełnieniu wcześniej zdefiniowanych warunków, np. po upływie określonego czasu lub przyjęciu określonej liczby dostaw.
Podsumowanie
Kontrola stanów magazynowych pozwala utrzymać zgodność danych systemowych ze stanem rzeczywistym w magazynie oraz reagować na zmiany poziomu zapasów.
Wykorzystanie systemu WMS wspiera bieżącą rejestrację operacji magazynowych, kontrolę stanów oraz prowadzenie inwentaryzacji. Qguar WMS Pro umożliwia prowadzenie inwentaryzacji ciągłej bez konieczności wstrzymywania procesów logistycznych.
FAQ
Na czym polega praca kontrolera stanów magazynowych?
Kontroler stanów magazynowych współpracuje z kierownikiem magazynu w projektowaniu strategii rozmieszczenia produktów. Jako pierwszy zauważa, że kończy się zapas lub zmienia się rotacja poszczególnych artykułów i przekazuje te informacje kierownikowi, który może na ich podstawie zaktualizować strategię rozmieszczenia.
Kontrolerzy stanów magazynowych często są odpowiedzialni również za przeszkolenie personelu obsługującego jednostki asortymentowe z zakresu m.in. metod składowania, przepływów pracy czy rodzajów zapasów.
Jakie praktyki sprawdzają się w planowaniu zapasów?
Regularne spotkania z dostawcami pomagają w lepszym planowaniu harmonogramów dostaw. Zastosowanie elektronicznej wymiany danych przyspiesza proces składania zamówień.
Jak efektywnie prowadzić kontrolę stanów magazynowych?
Podstawą są systematyczne audyty i system zarządzania zapasami, który dostarcza precyzyjnych informacji o dostępności produktów. Elektroniczna rejestracja operacji magazynowych oraz automatyzacja procesów ograniczają ryzyko błędów podczas inwentaryzacji.
Czy system WMS pomaga w inwentaryzacji?
Qguar WMS Pro pozwala na prowadzenie inwentaryzacji ciągłej, która odbywa się na bieżąco podczas realizacji zadań i nie wymaga wstrzymywania procesów logistycznych. System pozwala również korzystać ze scenariuszy, w których z pracy wyłączane są wybrane fragmenty magazynu objęte inwentaryzacją.
