Producenci często sięgają po oprogramowanie, aby rozwiązać problemy związane z niedokładnymi danymi o zapasach. Jednak sam system zarządzania zapasami często okazuje się jedynie doraźnym rozwiązaniem, które nie eliminuje szerszych problemów związanych z produkcją.
Dlaczego zarządzanie zapasami produkcyjnymi jest trudne?
Brak materiałów i komponentów może opóźnić produkcję, wywołać konieczność zakupów awaryjnych, opóźnić terminy dostaw, zafałszować kalkulację kosztów produktów i frustrować klientów.
Dzieje się tak, ponieważ zapasy produkcyjne są powiązane z czymś więcej niż tylko stanem zapasów. Materiały są powiązane z listami materiałowymi, zleceniami produkcyjnymi, zamówieniami zakupu, terminami realizacji, aktywnością na hali produkcyjnej, operacjami podwykonawczymi i wyrobami gotowymi.
Właśnie dlatego operacje produkcyjne często borykają się z problemami nawet po wdrożeniu oprogramowania do zarządzania zapasami. Wiedza o stanie zapasów jest ważna, ale niewystarczająca. Trzeba również wiedzieć, co jest dostępne do produkcji, co jest już zarezerwowane, co jest potrzebne do realizacji przyszłych zleceń oraz czy faktycznie uda się wyprodukować i dostarczyć to, co zostało obiecane.
Sygnały, że Twój system inwentaryzacji ogranicza produkcję
Oto przesłanki, że Twój system inwentaryzacyjny nie tylko nieprawidłowo śledzi stan zapasów, ale wręcz aktywnie wstrzymuje produkcję.
Produkcja zostaje zatrzymana, mimo że system wskazuje, że materiały są dostępne w magazynie
Jedną z najwyraźniejszych oznak problemu z systemem inwentaryzacyjnym jest sytuacja, gdy nie można rozpocząć produkcji z powodu braku jakiegoś komponentu, chociaż system wskazuje, że jest on dostępny.
Dzieje się tak zazwyczaj dlatego, że system pokazuje ogólne poziomy zapasów, ale nie uwzględnia prawidłowo rezerwacji, otwartych zleceń produkcyjnych, zamówień zakupu, odpadów, zwrotów ani materiałów przydzielonych już do innych zadań.
Na przykład, teoretycznie możesz mieć 500 sztuk komponentu w magazynie, ale 300 jest zarezerwowanych na potrzeby innego zlecenia produkcyjnego, 100 jest w trakcie kontroli jakości, a 80 znajduje się w niewłaściwym miejscu. Na papierze komponent wygląda na dostępny. W rzeczywistości produkcja ma tylko 20 sztuk gotowych do użycia.
Twój zespół nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych do planowania produkcji
Jeśli Twój system inwentaryzacyjny nie obsługuje planowania produkcji, ktoś w firmie zazwyczaj wypełnia lukę arkuszami kalkulacyjnymi. Wkrótce produkcja staje się zależna od zbioru niepowiązanych ze sobą plików.
Nie chodzi o to, że arkusze kalkulacyjne są złe. W niektórych małych firmach arkusze kalkulacyjne sprawdzają się doskonale. Problem z arkuszami kalkulacyjnymi polega na tym, że nie są one skalowalne. Każda zmiana musi być ręcznie aktualizowana, a każda ręczna aktualizacja stwarza ryzyko błędu.
Czy harmonogramy produkcji są generowane automatycznie w oparciu o dostępność materiałów i siły roboczej? W przypadku zmiany zamówienia, czy plan produkcji jest automatycznie aktualizowany? Czy opóźnienie dostawy przez dostawcę jest natychmiast uwzględniane w harmonogramie? Czy braki w komponentach są natychmiast widoczne w harmonogramie, jeśli komponent jest wykorzystywany w innym zadaniu? Jeśli nie, system magazynowy nie obsługuje w sposób właściwy produkcji.
Zakupy zawsze są reakcją na niedobory
Kolejnym sygnałem, że Twój system magazynowy ogranicza produkcję, są ciągłe zakupy na ostatnią chwilę. Twój zespół może znać stany magazynowe, ale wciąż mieć trudności z odpowiedziami na praktyczne pytania dotyczące produkcji, takie jak:
- Jakich materiałów będziemy potrzebować w przyszłym tygodniu?
- Które komponenty powinniśmy teraz zamówić?
- Które opóźnienia u dostawców wpłyną na bieżące zamówienia produkcyjne?
- Które artykuły wyglądają dziś dobrze, ale wyczerpią się po zakończeniu prac?
Oprogramowanie do zarządzania zapasami zazwyczaj pokazuje, które artykuły znajdują się poniżej punktu ponownego zamówienia. Jednak zakupy dla działu produkcji potrzebują czegoś więcej. Wymagają planowania materiałowego opartego na popycie, w oparciu o zamówienia sprzedaży, prognozy, zestawienia materiałowe, terminy realizacji, aktualne zapasy, otwarte zamówienia zakupu i planowaną produkcję. Bez tego zakupy stają się reaktywne. Kupujący działają dopiero wtedy, gdy niedobory są widoczne, a wtedy produkcja może być już zagrożona.
Zmiany w zestawieniu materiałów powodują ciągłe zamieszanie w kwestii zapasów
W produkcji dokładność zapasów w dużej mierze zależy od dokładności zestawienia materiałowego (BOM). Jeśli zestawienie materiałowe produktu jest nieaktualne, niekompletne lub zarządzane poza systemem magazynowym, planowanie materiałowe szybko ulega zakłóceniu. Produkcja może zużywać niewłaściwe komponenty, dział zakupów może zamawiać przestarzałe części, a kalkulacja kosztów może opierać się na starych strukturach materiałowych.
Staje się to szczególnie trudne, gdy produkty mają wiele poziomów, wariantów, rewizji lub konfigurowalnych opcji. Przykładowo produkt gotowy może zawierać podzespoły, z których każdy ma swoje własne komponenty. Jeśli system magazynowy obsługuje tylko proste pozycje magazynowe, można nie uchwycić prawidłowo relacji między surowcami, podzespołami i wyrobami gotowymi. Rezultatem jest zamieszanie, które dotyka wszystkie działy.
Sprzedaż obiecuje terminy dostaw, których produkcja nie jest w stanie dotrzymać
Problemy z zapasami często pojawiają się najpierw na etapie produkcji, ale wpływają również na sprzedaż. Jeśli zespoły sprzedaży nie mają wiarygodnego wglądu w stany magazynowe, moce produkcyjne i harmonogramy produkcji, mogą obiecywać terminy dostaw, których dotrzymanie jest trudne lub wręcz niemożliwe.
Jest to szczególnie częste, gdy systemy nie są ze sobą połączone. Dział sprzedaży obserwuje stany wyrobów gotowych lub ogólne poziomy zapasów. Produkcja obserwuje niedobory materiałów. Dział zakupów zauważa opóźnienia ze strony dostawców. Kierownictwo obserwuje spadek wydajności dostaw, ale nie potrafi jednoznacznie określić przyczyny.
Samodzielny system inwentaryzacji nie zawsze jest w stanie wykazać, czy produkt rzeczywiście może zostać wyprodukowany na czas. Aby odpowiedzieć na to pytanie, system musi uwzględnić surowce, podzespoły, otwarte zlecenia produkcyjne, moce produkcyjne, terminy realizacji zamówień od dostawców oraz aktualny popyt.
Aktualizacje na hali produkcyjnej docierają zbyt późno
Dokładność danych o zapasach zależy od terminowego raportowania z hali produkcyjnej. Jeśli materiały są zużywane w trakcie produkcji, ale aktualizowane w systemie dopiero po kilku godzinach lub dniach, dane o zapasach są już nieaktualne. To samo dotyczy wyrobów gotowych, odpadów, przeróbek i zakończonych operacji. To stwarza znany problem: system jest technicznie zaktualizowany, ale nigdy na tyle aktualny, by można było mu zaufać.
Gdy aktywność na hali produkcyjnej jest zgłaszana z opóźnieniem, planiści i kupcy działają w oparciu o wczorajszą rzeczywistość. Mogą myśleć, że materiały są dostępne, podczas gdy zostały już zużyte. Mogą przeoczyć braki związane z odpadami, a także nie wiedzieć, które zlecenia są opóźnione, dopóki opóźnienie nie wpłynie już na dostawę.
Dlaczego oprogramowanie do zarządzania zapasami często nie wystarcza producentom?
Wielu producentów zaczyna od poszukiwań oprogramowania do zarządzania zapasami, ponieważ objawy wydają się być z nimi związane:
- Brakuje materiałów;
- Ilości zapasów są błędne;
- Zmiana kolejności jest niespójna;
- Widoczność magazynu jest słaba;
- Trudno jest śledzić produkty gotowe.
To realne problemy z zapasami, więc logiczne wydaje się poszukiwanie systemu zarządzania zapasami. Jednak zapasy produkcyjne różnią się od zapasów detalicznych, hurtowych czy dystrybucyjnych.
Producenci nie tylko kupują i sprzedają zapasy. Przetwarzają materiały w produkty gotowe w kontrolowanym procesie produkcyjnym. Surowce stają się komponentami. Komponenty stają się podzespołami. Podzespoły stają się produktami gotowymi. W trakcie tego procesu materiały są zużywane, przemieszczane, złomowane, zastępowane, kontrolowane i wyceniane. Oznacza to, że nie można prawidłowo zarządzać zapasami jako odrębną funkcją. Muszą być one powiązane ze sposobem wytwarzania produktów.
Ogólny system zarządzania zapasami może być przydatny do śledzenia stanów magazynowych, lokalizacji, ruchów i punktów ponownego zamówienia. Może się jednak okazać, że nie jest on w stanie zarządzać głębszą logiką produkcyjną stojącą za tymi zapasami. Producenci muszą powiązać zapasy z produkcją, a w tym przypadku lepszym rozwiązaniem jest zintegrowane oprogramowanie WMS i system MES dla przemysłu.
W jaki sposób oprogramowanie WMS i MES dla sektora produkcyjnego rozwiązuje problemy z zapasami?
Zintegrowane oprogramowanie WMS i MES dla przemysłu produkcyjnego, takie jak rozwiązania Qguar, zostało zaprojektowane z myślą o całym procesie produkcyjnym, a nie tylko o magazynie. Zamiast traktować zapasy jako osobną listę towarów, łączy je z planowaniem produkcji, zakupami, sprzedażą i działalnością hali produkcyjnej.
Pomaga to producentom odpowiedzieć nie tylko na pytanie „Co mamy na stanie?”, ale także na pytania „Czego potrzebujemy, kiedy tego potrzebujemy”, „Co możemy wyprodukować” i „Ile to będzie kosztować?”.
Zintegrowane oprogramowanie WMS i MES dla przemysłu produkcyjnego odpowiada na te pytania poprzez:
- Połączenie zapasów z zestawieniami materiałowymi. Materiały, komponenty, podzespoły i wyroby gotowe są połączone w jednym środowisku, co ułatwia obliczanie zapotrzebowania i pozwala uniknąć produkcji w oparciu o nieaktualne zestawienia materiałowe (BOM).
- Wsparcie planowania zapotrzebowania materiałowego. System porównuje popyt z dostępnymi zapasami, otwartymi zamówieniami zakupu, terminami realizacji i planowaną produkcją, aby zidentyfikować niedobory, zanim wstrzymają one pracę.
- Usprawnienie harmonogramowania produkcji. Zlecenia produkcyjne można planować w oparciu o dostępność materiałów, etapy marszruty, wydajność stanowisk roboczych i daty dostaw, zmniejszając w ten sposób konieczność korzystania z niepowiązanych ze sobą arkuszy kalkulacyjnych.
- Dokładniejsze rejestrowanie aktywności na hali produkcyjnej. Zużycie materiałów, wyroby gotowe, braki i postęp realizacji zleceń produkcyjnych można rejestrować w trakcie produkcji. Zapewnia to większą aktualność danych o zapasach.
- Poprawę identyfikowalności i kontroli jakości. Numery partii, numery seryjne, daty ważności, inspekcje, dostawcy, zlecenia produkcyjne i klienci mogą być ze sobą powiązane. Poprawia to kontrolę nad problemami z jakością i wycofywaniem produktów.
- Zapewnienie kierownictwu jednego, spójnego widoku operacji. Zapasy, zakupy, produkcja i sprzedaż działają w oparciu o te same dane, co ogranicza konieczność ręcznych aktualizacji i pomaga zespołom podejmować szybsze i lepsze decyzje.
Reasumując, zintegrowane oprogramowanie WMS i MES dla przemysłu produkcyjnego pomaga producentom zarządzać zapasami w ramach całego procesu logistycznego i produkcyjnego. Dlatego producenci, którzy chcą poprawić wydajność swojego zakładu, powinni wyjść poza samodzielne oprogramowanie do zarządzania zapasami i zastanowić się nad rozwiązaniem stworzonym dokładnie dla ich potrzeb.
