Czyli jaką rolę odgrywają optymalizatory planowania tras w systemach TMS?

W obecnych czasach informatyzacji w zasadzie nie jesteśmy w stanie obyć się bez pomocy komputera w codziennej pracy. Szczególnie doceniamy jego pomoc w sytuacjach wymagających podejmowania szybkich i trafnych decyzji przy uwzględnianiu wielu kryteriów i warunków. W związku z tym panuje wszechobecny trend dążący do eliminacji możliwie jak największej ilości operacji wykonywanych przez człowieka manualnie na rzecz „nieomylnej maszyny”. Słowa takie jak „automatyzacja”, „optymalizacja” przestały być zarezerwowane dla inżynierów, matematyków, a stały się powszechnie używanymi pojęciami w biznesie, gdyż wydawać by się mogło, że w XXI wieku wszystko trzeba optymalizować. No właśnie, ale czy na pewno wszystko?
Jedną z podstawowych gałęzi branży logistycznej jest transport. Wydawać by się mogło, że automaty i narzędzia optymalizacyjne sprawdzają się tutaj doskonale. Albowiem, który planista, zamiast układać mozolnie dostawy na naczepach, wykorzystując maksymalnie wypełnienie środka transportu, minimalizując koszt transportu, odległość do pokonania, pamiętając warunki transportowe i spędzając na tej czynności pół dniówki, nie wolałby nacisnąć magicznego przycisku „Planuj automatycznie”? Pewnie każdy, gdyż automat „się nie męczy” i wykona tę pracę w ciągu chwili zamiast godzin, a do tego nie pomyli się, nawet jeśli algorytm zakłada dziesiątki warunków i parametrów, dodatkowo zależnych od siebie. Pewnie tak, ale nie wykona tej pracy dobrze z realnego biznesowego punktu widzenia, gdyż nie posiada jednej zasadniczej cechy – nie umie reagować na zmiany w otoczeniu biznesowym z ostatniej chwili, nie potrafi się do nich dostosować, nie jest w stanie sobie poradzić w sytuacji, gdy wymaga się od niego uwzględnienia choćby jednego parametru, który nie jest zaszyty w jego „układance matematycznej”.

Ponadto, w systemach klasy TMS dąży się do uzyskania poprawy rentowności realizowanych transportów. I owszem, jest to założenie słuszne, albowiem systemy te są właśnie po to tworzone i wdrażane. Jednak mało kto umie sobie uzmysłowić, dzięki czemu tak się dzieje. Odpowiedź jest banalnie prosta – dzieje się tak, gdyż system wprowadza pewien rygor i organizację pracy, spójność danych, wymusza stosowanie reguł, dzięki którym panuje porządek w działach transportu, a pracownicy skupiają się na doskonaleniu swoich kompetencji, zamiast tonąć w stertach kartek lub uzupełniać kilka exceli w celu opanowania wszystkich zdarzeń. Systemy te wspomagają także użytkowników pewną automatyzacją wybranych procesów planowania transportu, lecz jedynie tam, gdzie mogą pracować w stabilnym środowisku, czyli takim, gdzie zadane parametry nie zmienią się w procesie wykonywania algorytmu. Gdzie więc szukać tego złotego środka? Postawić na automatyzację, czy zatrudnić rzeszę planistów? A może w ogóle zrezygnować z systemu informatycznego?
Decyzja powinna być poparta dogłębną analizą firmy, a także rynku i zależności biznesowych pomiędzy naszą organizacją a wszystkimi kontrahentami.

Rozważmy dla przykładu trzy grupy firm z sektora średnich i dużych przedsiębiorstw:

Producenci–firmy te kładą największy nacisk na automatyczne planowanie tras i ich optymalizację, ponieważ częściej niż inne firmy posiadają stosunkowo stabilną strukturę odbiorców na rynku i bardziej stabilne warunki handlowe, co pozwala na wykorzystywanie algorytmów, gdyż rzadziej spotykane są sytuacje wyjątkowe, a jeśli nawet, to wtedy wyjątki te obsługiwane są procedurami ręcznymi, gdyż stanowią mały procent w skali firmy.
Dystrybutorzy – w tej grupie firm widać mocny trend w kierunku automatycznego planowania transportów, jednak realia wymuszają na nich obsługę znacznie częściej pojawiających się sytuacji nadzwyczajnych, które spowodowane są niczym innym jak walką o klienta i zapewnieniem mu najwyższego poziomu obsługi, gdyż ten, ma przeważnie alternatywę w postaci konkurencji. W takiej sytuacji optymalizatory sprawdzają się najlepiej w pojedynczych procesach. Rolę nadrzędną zawsze jednak odgrywa człowiek.
Operatorzy logistyczni – w tym przypadku zdecydowanie człowiek pełni rolę nadrzędną, albowiem obsługują oni zazwyczaj wielu swoich kontrahentów, zarówno w dostawach jak i w odbiorach, co niesie za sobą niezwykle skomplikowany i dynamicznie zmieniający się proces realizacji transportów. Dzieje się tak dlatego, że firmy te musza godzić swoją rentowność z wymaganiami wielu klientów jednocześnie, a klienci Ci najczęściej mają swych kontrahentów, którzy znów mają swoje zmieniające się wymagania. Można więc śmiało postawić tezę, że skonstruowanie dla tej grupy klientów w pełni uniwersalnego algorytmu czy silnika optymalizacyjnego jest niezmiernie trudne. Oczywiście systemy wspomagające transport również dla tej grupy klientów muszą oferować ogromną elastyczność w konstruowaniu algorytmów optymalizacji, jednak zawsze będą one skazane na nadrzędną rolę osoby planującej, która w świadomy sposób będzie łączyć wbudowane algorytmy z ludzką logiką.
Podsumowując, transport należy optymalizować, jednakże trzeba zaznaczyć, że optymalizacja ta nie powinna być zawsze kojarzona jedynie z zaawansowanymi automatycznymi algorytmami w systemie informatycznym. Proces ten powinien uwzględniać również rolę człowieka w sytuacjach wyjątkowych, a system klasy TMS powinien umieć go wspierać w codziennej pracy do tego stopnia, aby był w stanie te wyjątkowe sytuacje rozwiązać bez większej straty w wydajności pracy. Miejmy również na uwadze to, że do zastosowania optymalizatorów najczęściej trzeba mocno usztywniać procedury organizacji, co w obecnych czasach wydaje się być rzeczą niezwykle ryzykowną i trudną. Optymalizując transport musimy to robić w sposób racjonalny.