Czas realizacji zamówienia w produkcji: typy, strategie i optymalizacja

Czas realizacji zamówienia (ang. lead time) to czas liczony od momentu złożenia zamówienia do chwili dostarczenia towaru. Niestabilny popyt i wysokie tempo funkcjonowania rynków sprawiają, że coraz częściej o wyborze dostawcy decyduje termin, w jakim może on wykonać zlecenie. Inna przyczyna, dla której czas realizacji może odgrywać decydującą dla danego biznesu rolę, to zrównanie się konkurencji w zakresie proponowanych cen i jakości. Lead time to obszar, który w wielu przedsiębiorstwach wciąż posiada duży potencjał do doskonalenia.

Wysoki poziom konkurencyjności i konieczność harmonizacji coraz bardziej rozległych łańcuchów dostaw, wymuszają na przedsiębiorstwach coraz większą troskę o skracanie czasów realizacji zamówień. Znaczącą presję na skracanie lead time odgrywają nowe, zaawansowane technologie sprzedaży i dystrybucji. Dużym wyzwaniem dla czasu realizacji zleceń jest także coraz szersze stosowanie tzw. masowej personalizacji produkcji. Klasycznym przykładem masowej personalizacji jest przemysł motoryzacyjny, w którym klienci mogą wybierać różne opcje, takie jak kolor, materiały wykończeniowe i dodatki, podczas gdy podstawowy produkt i procesy produkcyjne pozostają identyczne.

Finansowe konsekwencje zmian w łańcuchach dostaw

Dostawy surowców trwają obecnie średnio 81 dni, w porównaniu z 65 dniami przed pandemią COVID-19 (Supply Chain Statistics, 2025). Ten 25% wzrost czasu dostaw oznacza konieczność dysponowania przez zakłady produkcyjne większymi zapasami bezpieczeństwa, aby uniknąć ewentualnych braków magazynowych i przestojów. Zwiększone zapasy oznaczają większe zamrożenie kapitału, a także większe zapotrzebowanie na przestrzeń magazynową.

Lead time – powiązana terminologia produkcyjna

Czas realizacji zamówienia mylony jest niekiedy z innymi wskaźnikami związanymi z czasem, takimi jak czas cyklu czy czas taktu.

Czas cyklu (ang. Cycle Time) to wartość, która wskazuje jak często produkt opuszcza linię produkcyjną. Innymi słowy, jest to czas potrzebny do wyprodukowania jednej sztuki produktu od początku do końca. Czas cyklu często rozdziela się na dwa bardziej szczegółowe pojęcia: czas cyklu maszyny i czas cyklu operatora. Modelowy czas cyklu oblicza się na podstawie realnych, uśrednionych pomiarów. W im dłuższym horyzoncie czasu czas cyklu jest mierzony, tym bardziej wynik będzie odpowiadał rzeczywistości. Zbieranie danych w odpowiednio długiej perspektywie czasu jest szczególnie istotne przy obliczaniu czasu cyklu operatora.

Czas taktu (ang. Takt Time) to stosunek czasu pracy dostępnej w ramach jednej zmiany, do ilości towarów jaką należy wyprodukować w związku z zamówieniami od klientów. W przeciwieństwie do czasu cyklu nie jest to wskaźnik oparty na pomiarach, a wartość teoretyczna. Określa się go przez zestawienie dostępnych mocy produkcyjnych i popytu. Nieznajomość (lub nieuwzględnianie) tego parametru może z jednej strony prowadzić do niewywiązania się ze zlecenia w terminie, a z drugiej, do nadprodukcji.

Dlaczego czas realizacji zamówienia jest ważny?

Czas realizacji jest parametrem szczególnie istotnym w zakładach specjalizujących się w produkcji prototypowej i krótkoseryjnej. Ważny jest także wtedy, gdy liczebność serii bywa mocno zróżnicowana. Dzieje się tak, ponieważ przy zamówieniach niskich wolumenów aspekt cenowy nie jest aż tak istotny. Szybkość dostawy często ma za to decydujące znaczenie.

W innych rodzajach produkcji czas realizacji zamówień również odgrywa fundamentalny wpływ na konkurencyjność przedsiębiorstw. W gospodarkach niezwykle złożonych i połączonych ogromną ilością zależności, odbiorcy towarów – zarówno konsumenci indywidualni jak i firmy – cechują się coraz większą wrażliwością na szybkość i terminowość dostaw. Czas, w jakim firmy potrafią zrealizować swoje zobowiązania produkcyjne, decyduje dzisiaj o synchronizacji i harmonizacji światowych łańcuchów dostaw.

Rodzaje lead time

W branży produkcyjnej firmy często posługują się czterema wariantami pojęcia lead time:

• Material lead time – czas potrzebny dostawcom na dostarczenie surowców i komponentów dla zakładu produkcyjnego;
• Production lead time – to czas jaki upływa od wygenerowania zlecenia produkcyjnego, do momentu przyjęcia gotowego produktu na magazyn;
• Customer lead time – czas potrzebny firmie na wyprodukowanie towarów i dostarczenie ich do klientów;
• Cumulative lead time – suma wszystkich poprzednich, przy założeniu braku zapasów potrzebnych do produkcji surowców.

Customer lead time jest odmiennie interpretowany w modelach produkcji na magazyn (Make-to-Stock) i na zamówienie (Make-to-Order). W produkcji na zamówienie są to oczekiwane ramy czasowe od zamówienia klienta, poprzez produkcję do dostawy. Natomiast w modelu produkcji na magazyn zamówienia klientów realizowane są z zapasów, które następnie są uzupełniane zleceniem produkcyjnym. Czas realizacji w modelu Make-to-Stock jest więc znacznie krótszy niż w przypadku Make-to-Order.

Etapy czasu realizacji

W obrębie Lead Time możemy wyróżnić kilka kluczowych etapów, które determinują efektywność całego całego procesu:

• Czas wstępnego przetwarzania – obejmuje przyjęcie i weryfikację zamówienia oraz przygotowanie dokumentacji;
• Czas oczekiwania na materiały lub komponenty – może być wydłużony przez braki magazynowe lub opóźnienia u dostawców. W systemie push – często wysoki (kolejki, zapasy), w systemie pull/lean – minimalizowany lub eliminowany;
• Czas produkcji – okres, w którym zamówienie jest realizowane na liniach produkcyjnych wraz z inspekcją i kontrolą jakości, można go skrócić poprzez skuteczne zarządzanie organizacją i automatyzacją produkcji;
• Czas magazynowania – po zakończeniu produkcji gotowy produkt trafia do magazynu, gdzie może oczekiwać na wysyłkę;
• Czas transportu – dostarczenie zamówionego produktu do klient.

Skrócenie lead time – korzyści

Lead time jest ściśle powiązany z jakością oferowanych usług, zarządzaniem zapasami oraz planowaniem popytu. Wśród najważniejszych korzyści płynących z redukcji czasu realizacji można wymienić:

• Precyzyjniejsze szacowanie zapotrzebowania – krótszy czas realizacji zwiększa dokładność prognozowania popytu na produkty;
• Zarządzanie mniejszą ilością zapasów – skrócenie lead time przełoży się na składowanie mniejszej ilości zapasów;
• Poprawa jakości usług oferowanych klientom – krótszy lead time to szybsza realizacja zamówienia i większa satysfakcja klientów. Uproszczenie procesów magazynowych i skrócenie czasu ich trwania jest szczególnie istotne w sprzedaży omnichannel.

Jak skrócić czas realizacji zamówienia?

Na długość lead time wpływa szereg czynników, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych. Wśród najpopularniejszych metod redukcji czasu realizacji znajdują się:

• Wybieranie lokalnych dostawców zamiast zagranicznych – geograficzna bliskość dostawców pozwala wyeliminować wiele potencjalnych zagrożeń, a także ułatwia komunikację.
• Zmiana strategii zamawiania surowców – w wielu przypadkach korzystne okazuje się zmniejszenie wielkości pojedynczego zamówienia, a zwiększenie ich częstotliwości.
• Lepsza współpraca z dostawcami – o jakości współpracy często decyduje przepływ informacji między przedsiębiorstwami. Poprawić go można m.in. przekazując dostawcom aktualne prognozy sprzedaży, czy wprowadzając system oceny satysfakcji.
• Automatyczne i optymalne planowanie produkcji – informatyczne systemy APS pozwalają tworzyć harmonogram produkcji w sposób automatyczny, zgodnie z określonymi przez planistę priorytetami. Jednym z takich priorytetów może być właśnie czas realizacji zlecenia. Program przyspiesza proces planowania, a także podpowiada jak najszybciej wykonać zlecenie przy określonych zasobach. System podczas optymalizacji harmonogramu uwzględnia m.in. ilość i czasochłonność przezbrojeń.
• Tworzenie zestawów (kitting) – łączenie zestawów może przybierać dwojaką formę. Z punktu widzenia dystrybucji produktów gotowych, oznacza on łączenie w zestawy towarów często zamawianych przez klientów razem. Znalezienie takich zależności, uzyskane na podstawie danych pochodzących z informatycznego systemu zarządzania magazynem, pozwala przygotować taki zestaw już na etapie hali produkcyjnej. Kitting pozwala znacząco skrócić czas przygotowania wysyłki. Dzięki niemu można lepiej wykorzystać dostępną przestrzeń magazynową, ułatwić proces pakowania, zmniejszając przy tym ilość opakowań.
• Przygotowanie pełnego zestawu komponentów i materiałów potrzebnych do wyprodukowania danego towaru. Gotowy zestaw trafia następnie na stanowisko produkcyjne. Takie podejście może znacząco uprościć proces zaopatrzenia stanowisk produkcji montażowej.

Często zadawane pytania (FAQ)

Skąd mogę wiedzieć, czy czas realizacji zamówień mojej firmy jest konkurencyjny?

Najlepszym sposobem jest porównanie ze średnimi branżowymi i głównymi konkurentami. Stowarzyszenia branżowe, dane dostawców i opinie klientów mogą pomóc Ci ocenić, czy Twoje terminy realizacji zamówień pomagają Ci zdobywać klientów, czy też narażają Cię na ryzyko ich utraty.

Jaki jest pierwszy krok, jeśli chcę skrócić czas realizacji zamówień, ale nie dysponuję dużym budżetem?

Zacznij od zidentyfikowania najważniejszych wąskich gardeł, takich jak kontrahenci z najdłuższymi czasami dostaw i największymi opóźnieniami. Nawet proste rozwiązania, takie jak lepsze planowanie, skrócenie czasu przezbrojeń (Single-Minute Exchange of Die) czy usprawnienie komunikacji z dostawcami, mogą skrócić czas realizacji zamówień bez konieczności podejmowania dużych inwestycji.

Jak często należy przeglądać i aktualizować terminy realizacji?

Terminy realizacji zamówień powinny być stale weryfikowane, a formalne aktualizacje powinny być przeprowadzane co najmniej raz na kwartał. Sytuacja w łańcuchach dostaw, wahania popytu i czynniki produkcyjne często się zmieniają. Nieaktualne dane mogą szybko prowadzić do niedotrzymania zobowiązań i niezadowolenia klientów.